Системы документации

1.7 Системы документации обеспечивающего типа

       Рассмотренные системы документации можно отнести  к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

       Особенностью  систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

2. Оформление полей,  нумерация страниц, дата документа

2.1 Оформление  полей документа 

       1. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 каждый  лист документа должен иметь поля не менее (в мм): левое - 20, верхнее - 20, нижнее 20, правое - 10.

       2. Размер поля 35 мм установлен для  первой страницы многостраничных  документов. Размеры полей второй  и последующих страниц многостраничных  документов выбираются в указанных  пределах, но одинаковыми для  данного документа.

       3. Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее - для указания страниц в многостраничных документах.

       4. Научные отчеты, рефераты, курсовые  и дипломные работы, диссертации,  документы, подготавливаемые для  типографического изданий следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм.

2.2 Нумерация  страниц документа

       1. Все страницы, кроме первой, нумеруются.

       2. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными.

       3. Номер страницы наносится на  верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм  от верхнего обреза.

       4. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире («черточек»).

2.3 Оформление  даты документа

       Применяются следующие способы - цифровой и словесно-цифровой.

       1. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000.

       2. Словесно-цифровой способ имеет  несколько разновидностей: 01 сентября 2000 года, или 01 сентября 2000 г. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 1999/2000 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 1999 - 2005 гг. Чаще применяется в финансовых документах.

       3. Если обозначение времени в  тексте состоит из указания  только года, то слово «год»  пишется полностью (например, в  2001 году). Если, кроме года, указываются  число, месяц, то слово «год»  пишется сокращенно.

       4. В архивах для удобства поиска даты можно записывать в следующей последовательности: год, месяц, число. Например, 2000.09.01.

3.Реквизиты  «Резолюция», «Заголовок  к тексту», «Отметка о контроле»

3.1 Резолюция

       В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа.

       Она пишется от руки в заголовочной части  документа на любом свободном  месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций. Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции.

       Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение документа

является лицо, указанное в резолюции первым.

3.2 Заголовок  к тексту

       Реквизит  является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа:

       - приказ (о чем?) о приеме на работу;

      - протокол (чего?) собрания акционеров.

       Заголовок к тексту печатают под реквизитами  бланка слева без кавычек и

не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28 – 30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатаются через один интервал.

3.3 Отметка о  контроле

       Реквизит  проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом - «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.

4. Документы личного происхождения

       Документ  личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей. Документы личного происхождения используются при обращении в организацию или к руководству организации от лица составителя документа.

5. Практическое задание

       Составьте докладную записку начальнику Московского  городского комитета по образованию  от директора ПТУ №14 о том, что  класс машинописи оснащен пишущими машинами устаревших моделей, что отрицательно сказывается на качестве подготовки машинисток. Предложите заменить эти машины.

 
Список используемой литературы

1. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие, 2-е изд. М; Новосибирск, ИНФРА-М; НГАЭиУ, 1999г. - 272с.
2. Кузнецова Т.В. (ред.), Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления.  
   М.: Юнити-Дана, 2003г. – 360с.