Системы электронного документооборота

Системы  электронного документооборота 

Общая  информация о СЭД

О важности  эффективного построения документооборота 

• С течением  времени требования к автоматизации  деловых процессов растут. И если  когда-то ставилась задача автоматизации  отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого  количества разрозненных программных  продуктов, то теперь основной  вопрос - организация комплексной  системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет  наиболее эффективно решить задачу  автоматизации.
• Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.
• Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

СЭД 

• Системы  электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Преимущества  СЭД перед традиционным «бумажным»  документооборотом 
 

• Снижение издержек  на бумагу и канцтовары

• Увеличение  эффективности обмена данными  между отдельными подразделениями  и филиалами с возможностью  коллективной работы над документами 
  
• Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам)  
  
• Улучшение контроля над исполнением документов 
  
• Повышение уровня безопасности данных на всех этапах обработки информации  
  
• Повышение степени сохранности документов  
  
• Повышение удобства их хранения 
  

Конечные  приложения автоматизации документооборота  

• регистрация  корреспонденции (входящие, исходящие)
• электронный архив документов
• контроль исполнения документов и поручений
• автоматизация договорного процесса
• управление библиотекой книг (book management)
• библиотека регламентов управленческих процедур
• оформление командировок
• организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений
• система контроля выполнения должностных инструкций

Базовая  структура СЭД

СЭД различных  компаний в России

Недостатки  некоторых СЭД 

• Неоптимальность  конфигурации программы, завышенные  системные требования – выражаясь  просто, медленно работают или  «тормозят»
• Неудобность интерфейса
• Не все системы универсальны, каждому предприятию требуется наиболее подходящая ему система
• Техническое обслуживание СЭД требует денежных затрат и не всегда ведется на высшем уровне