Системы электронного документооборота

Автор: Пользователь скрыл имя, 26 Октября 2011 в 19:02, творческая работа

Описание работы

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Работа содержит 1 файл

СЭД Востриков Д.В..ppt

— 209.50 Кб (Скачать)

Системы  электронного документооборота 

Общая  информация о СЭД

О важности  эффективного построения документооборота 

  • С течением  времени требования к автоматизации  деловых процессов растут. И если  когда-то ставилась задача автоматизации  отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого  количества разрозненных программных  продуктов, то теперь основной  вопрос - организация комплексной  системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет  наиболее эффективно решить задачу  автоматизации.
  • Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.
  • Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

СЭД 

  • Системы  электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Преимущества  СЭД перед традиционным «бумажным»  документооборотом 
 

  • Снижение издержек  на бумагу и канцтовары
 
  • Увеличение  эффективности обмена данными  между отдельными подразделениями  и филиалами с возможностью  коллективной работы над документами 
  • Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам)  
  • Улучшение контроля над исполнением документов 
  • Повышение уровня безопасности данных на всех этапах обработки информации  
  • Повышение степени сохранности документов  
  • Повышение удобства их хранения 

Конечные  приложения автоматизации документооборота  

  • регистрация  корреспонденции (входящие, исходящие)
  • электронный архив документов
  • контроль исполнения документов и поручений
  • автоматизация договорного процесса
  • управление библиотекой книг (book management)
  • библиотека регламентов управленческих процедур
  • оформление командировок
  • организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений
  • система контроля выполнения должностных инструкций

Базовая  структура СЭД

СЭД различных  компаний в России

Недостатки  некоторых СЭД 

  • Неоптимальность  конфигурации программы, завышенные  системные требования – выражаясь  просто, медленно работают или  «тормозят»
  • Неудобность интерфейса
  • Не все системы универсальны, каждому предприятию требуется наиболее подходящая ему система
  • Техническое обслуживание СЭД требует денежных затрат и не всегда ведется на высшем уровне

Информация о работе Системы электронного документооборота