Служебные командировки

       - фирмы, которые направляют сотрудников в загранкомандировки (даты въезда в страну и выезда из нее в этом случае берут из загранпаспорта командированного).

       Его также можно не выписывать, если сотрудник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. ³⁴

     На  оформление командировочного удостоверения следует обратить особое внимание. Если приказ о направлении в командировку в случае необходимости можно дооформить и после окончания командировки, так как данный документ является внутренним, то командировочное удостоверение дооформить сложно. Это связано с тем, что в каждом пункте назначения работник должен сделать отметки о времени прибытия и убытия, которые заверяются печатью той организации, куда он был направлен в командировку.³⁵

     Еще одним документов, подтверждающим пребывание работника в командировке, является журнал регистрации (учета) выбывающих и прибывающих командированных работников. В нем фиксируются командировки собственных и прибывших из других организаций сотрудников. За ведение данного журнала отвечает специальный работник (обычно из кадрового отдела), назначаемый приказом руководителя организации.

     Согласно  п. 26 Положения работник по возвращении  из командировки обязан представить  работодателю в течение трех рабочих  дней:

– авансовый  отчет об израсходованных в связи с командировкой сум-мах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

– отчет о  выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем  структурного подразделения работодателя, в письменной форме.³⁶

     В соответствии с п. 15 Положения направление  работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.³⁷

      2.2. Оформление отчета о служебной  командировке. 

     Вернувшись  из командировки, сотрудник должен в форме № Т-10а написать краткий  отчет о проделанной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем, и представить его в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. Если работник должен был подписать договор, в отчете нужно указать, удалось это ему или же переговоры не увенчались успехом.

     Отчет о результатах командировки может  быть коллективным или индивидуальным (если в командировке была группа работников).³⁸

     Если  попытаться сформулировать общие требования к отчету о результатах командировки, то в него можно включить графы под ответы на следующие вопросы:

1) цель  командировки;

2) сроки  пребывания в командировке (в  случае посещения нескольких  населенных пунктов или объектов  указывается срок пребывания  в (на) каждом из них);

3) конкретный  перечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки;

4) перечень  должностных лиц, с которыми  командируемый вступал в контакт  при обсуждении тех или иных  вопросов;

5) реализация  целей поездки (подробная информация  о вопросах, изученных (решенных) в ходе командировки с приложением соответствующих документов);

6) оценка  состояния дел в той или  иной области деятельности посещенной  организации, сопоставление форм  и методов работы, принятых в  ней аналогами своей компании (по изученному перечню вопросов);

7) выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта.

8) Другие  вопросы, которые работник полагает  необходимым отразить в отчете  по итогам поездки.

     Отчет согласовывается с руководителем  структурного подразделения, где работник работает, и утверждается руководителем организации. Затем документ поступает в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением ( форма Т-10), если оно выписывалось, и авансовым отчетом (форма № АО-1). ³⁹

     К авансовому отчету необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки. Такими документами могут быть:

— проездные  билеты;

— счета  за проживание;

— командировочное  удостоверение по форме N Т-10, кроме  заграничных командировок в дальнее  зарубежье;

— копию  загранпаспорта при командировке за пределы СНГ;

— отчет  о выполнении служебного задания (форма N Т-10а);

— прочие документы, подтверждающие дополнительные расходы во время командировки.

     Начальник подразделения, сотрудник которого был командирован, должен дать заключение о достижении поставленных целей.

     На  оборотной стороне формы работник записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное  удостоверение, квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.

     На  оборотной стороне формы бухгалтер  указывает суммы расходов, принятые к учету (включая суммы суточных, не подтверждаемых первичными документами), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. ⁴⁰ 

     К оформлению командировочных расходов предъявляют достаточно строгие  требования. Поэтому необходимо проверить  наличие всех необходимых реквизитов и подтверждение производственной направленности всех представляемых документов.⁴¹