Совершенствование документационной деятельности

Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.
2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.
3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.
4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.
5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.
6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов - на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.
7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки - адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется  секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

Процесс первичной обработки  заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.

Большая часть организаций  и учреждений обладает помимо почты и другими каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из одного документа для создания другого.

Это приводит к децентрализации  приема-передачи документов, результатом  чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

Передача документов

Согласно рекомендациям  Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами.

Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных  формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где  структурные подразделения расположены  на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов - выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее  время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной  обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

Проблема совершенствования  документооборота

Объем документации, создаваемых в  учреждениях имеет тенденцию  к постоянному и всё более  ускоряющему росту. В связи с  НТР увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов  информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв – одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технической революции (НТР), развитие экономики, освоение новых районов, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличивается с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

- незнание и несоблюдение работниками  управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих  юридические требования к оформлению  документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;

- бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение  количества проверяющих инстанций,  увеличение контролирующих органов,  ущемление и игнорирование законных  прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью;

- неквалифицированное  документирование распорядительной  деятельности. Например, приказ, содержащий  неясные задания, нереальные сроки  исполнения, противоречащий изданным  ранее приказам, обязательно вызовет  поток писем или докладных  записок управляемых организаций разъяснительного характера;

- несвоевременное, некачественное  выполнение заданий, поручений,  договорных обязательств, срыв сроков  их исполнения порождает потоки  документов с просьбами переноса  сроков, объяснениями, претензиями  и т.д.;

- отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;

- некомпетентность управленческого  персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;

- отсутствие в управленческом  аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;

- широкое распространение  копировальной техники и ее  бесконтрольное использование в  учреждениях приводит к созданию  огромного количества копий документов, которые используются в незначительной  мере;

- использование в процессах  создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.

Таким образом, в числе  субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные  с деятельностью руководителя, специалиста, так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.

К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками.

Из этой главы можно  сделать вывод что, происхождение  документа между его составителями  и потребителями – неотъемлемая часть документационного обеспечения  любой системы управления от отрасли  до отдельного учреждения.

Движение документа  во всех случаях отражает, организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документирования в значительной степени связано с совершенствования самой структуры управления и не может рассматриваться отдельно.

Существуют объективные  факторы, непосредственно влияющие на рост количества документов, - создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска  продукции. Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее время.

Рост документации связан с целым комплексом причин: рост научных кадров, рост населения, повышение  его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Другая причина возрастания  количества документации в аппарате управления – внедрение технологических  средств в управленческий труд. Возможность лёгкого тиражирования, а затем и создания документов привело к резкому увеличению объемов документации и расходование бумаги.

Следующая объективная  причина – свойство документационной информации при активном её использовании  возрастать, а не сокращаться в отличие от материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно её производит и использует, а это приводит к возникновению новой информации и т.п.

Существует ещё ряд  причин возрастания документопотоков: недостаточная разработанность законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в "бумажную" бюрократическую деятельность всё большего числа работников. Возникает большой поток неоправданной документации при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих множество запросов и разъяснений. Увеличиваются документопотоки ещё из-за несвойственного выполнения поручений и заданий, введение новых форм отчетного характера без разрешений. Документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме.