Совершенствование перечней типов документов в Республике Беларусь

Министерство образования Республики Беларусь

Белорусский государственный университет

Исторический факультет

Кафедра источниковедения

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПЕРЕЧНЕЙ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ                 В РЕСПУБЛИКЕ  БЕЛАРУСЬ

Направление специальности: Документоведение (по направлениям)

Минск, 2010

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сейчас принято называть делопроизводством. Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию, по происхождению, по срокам хранения и т.д.

Сегодня можно наблюдать возрастание видового разнообразия количества документов. Это в первую очередь связано с фактором социально-экономических условий государства, таких как изменение численности населения, рост объемов производства, повышение производительности труда, количество и интенсивность внешних и внутренних связей в производстве и управлении, разделение и кооперация труда, специализация и концентрация труда и т.д.

Отсюда возникает проблема, связанная с хранением и уничтожением документов. Здесь нужно правильно определить степень важности документов, их историческую ценность, уникальность и т.п. Для определения сроков хранения разных видов и названий документов были разработаны перечни типовых документов с указанием сроков хранения, которые являются основными нормативными правовыми и  методическими документами.

Цель курсовой работы – определение роли перечней типовых документов в системе регулирования делопроизводства и архивного дела в Республике Беларусь и выявление основных направлений их совершенствования.

Задачи:

1. Рассмотреть понятие, целевое назначение, причины создания перечней и их виды, качественные и количественные характеристики.

2. Раскрыть структуру перечней типовых документов и порядок их применения.

3. Проанализировать внесённые изменения и дополнения в перечни типовых документов.

4. Выяснить важность применения типовых перечней документов в делопроизводстве и архивном деле.

Актуальность выбранной темы обусловливается недостаточной  проработкой проблемы установления сроков хранения документов в  организациях.  Решение проблемы сохранности документов, управления   документацией в современных условиях позволит целенаправленно    формировать  информационные  ресурсы  организаций, обеспечивать их  эффективное  функционирование,  а также открыть доступ потребителям к информационным  ресурсам  с  наименьшими  затратами  времени, труда и  средств. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев».

С  учетом  недостаточной  разработки  темы,  при   написании   курсовой работы был использован  широкий  круг  источников.  Проводя  обзор этих изданий, следует  подразделить их на  две большие категории.

В  первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу  по вопросам  управления  документацией,  архивного  дела,  делопроизводства   и стандартизации. Основной комплекс государственных нормативно-методических  материалов по документационному обеспечению составляют: Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. №3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»; «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» 1988 г. (Перечень - 1988); «Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения» 2001 г. (Перечень - 2001); «Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» 2006 г. (Перечень – 2006).

Перечни являются основными нормативными правовыми и методическими документами, регламентирующими сроки хранения документов. Нормы перечней обязательны к исполнению как в государственных, так и в негосударственных организациях. Л.М. Цымбал, О.В. Бирюкова, Т.В. Столина, Э.Н. Давыдова и др. - сотрудники Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, которые принимали участи в разработке и подготовке перечней, а также С.В. Жумарь, Г.А. Громыко, Е.А. Каменко, А.Е. Рыбаков и др. - сотрудники Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела [1 - 3].

В выше указанном Законе во главе 4 «Хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь» статьи 18 – 20 конкретизируется порядок хранения документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, передачу документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на постоянное государственное хранение [4].

Ко второй категории изданий  относится научная литература. При написании курсовой работы были изучены  труды  авторитетных  специалистов  в  области документоведения Э.Н. Давыдовой, кандидата исторических наук Рыбакова А.Е., профессора Т.В. Кузнецовой и др.

В издании Э.Н. Давыдовой и А.Е.Рыбакова «Делопроизводство» доступно изложены требования и рекомендации по работе с документами, начиная с момента их возникновения вплоть до передачи в архив или уничтожения. Однако придерживаться требованиям и рекомендациям, изложенным в данным издании, сегодня, будет не верным, так как делопроизводство совершенствуется [11].

В процессе подготовки работы были использованы  многочисленные периодические     публикации  в  журналах  «Секретарь-референт» и «Архивы и делопроизводство». Статьи вышеперечисленных  изданий написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических  актов,  новейшей   литературы,   изучения   опыта   работы   и представляют огромный интерес для работников делопроизводства. Темы статей раскрывают порядок применения перечней, определение сроков хранения документов, причины внесения изменений и дополнений в перечни. Авторами статей являются начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Государственного учреждения «Национальный центр по архивам и делопроизводству» Республики Беларусь Эмма Николаевна Давыдова и кандидат исторических наук, начальник отдела организационной работы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Андрей Евгеньевич Рыбаков [8 - 10].

Данная курсовая работа содержит 29 страниц, имеет следующую структуру: введение, 2 главы, заключение, 15 использованных источников и литературы и 2 приложения. Во  введении  дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика источников и литературы.  В первой главе рассмотрено понятие перечней документов с указанием сроков хранения и их качественные и количественные характеристики. Во второй главе подробно рассмотрены изменения и дополнения к перечням типовых документов. В  заключении подводятся итоги курсовой работы,  предлагаются  некоторые  мероприятия  по совершенствованию работы с документами.

ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ. КАЧЕСТВЕННЫЕ И КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ПЕРЕЧНЕЙ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

При определении сроков хранения документов в зависимости от их научной и практической ценности большую помощь оказывают перечни документов с указанием сроков их хранения [11, с. 116].

Перечень — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения [14, с. 156].

Перечни являются справочными пособиями, в которых в виде определенных статей записаны наименования групп (категорий) документов, образующихся в различных отраслях деятельности учреждений, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения.

Основным назначением перечня является обеспечение сохранности ценных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, отлагающихся в делопроизводстве и архивах учреждений и хранящихся в государственных архивах республики, путем установления сроков хранения для различных видов документов. Тем не менее, назначение перечня выходит за указанные рамки [11, с. 116].

Причины создания и переиздания перечней связаны с тем, что в последние годы в общереспубликанской системе документационного обеспечения управления и в составе документов произошли существенные изменения, которые потребовали установления сроков хранения ряда видов документов, с целью рационального их использования. А в связи с экономическими преобразованиями в стране появились новые виды документов, для которых также следует определить их сроки хранения [9]. 

Составители максимально отразили требования законодательных актов Республики Беларусь, в которых нашли отражение сроки хранения тех или иных документов. Так, согласно требованиям Закона Республики Беларусь «О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных незаконным путем» от 19 июля 2000 г. в Перечне - 2001 установлены новые сроки хранения документов по валютным операциям: договоры, соглашения о купле-продаже иностранной валюты, биржевые контракты, свидетельства, ведомости покупки и продажи иностранной валюты хранятся 20 лет после истечения срока договора; кассовые и внебалансовые приходные и расходные ордера с документами к ним – 15 лет; мемориальные и кассовые документы (извещения, справки, требования и др.) – 10 лет после закрытия счета. Это должно значительно облегчить заполнение граф номенклатур дел и описей дел, в которых указываются сроки хранения документов и номера статей по перечню.

Однако не все нормы законодательных актов оказалось возможным отразить в Перечне - 2001 в полном объеме. Следует обратить внимание, например, на нормы, предусмотренные Законом Республики Беларусь от 4 января 2000 г. № 352-З «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Беларусь»: организациям обеспечивать в течение 10 лет или в течение 3 лет после проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов сохранность документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов (это требование закона частично отражено в Перечне - 2001 – см., например, ст. 455, 456, 458 - 460 и др.) [12].

Перечни документов могут быть типовыми и ведомственными.

Типовые перечни устанавливают сроки хранения документов, наиболее характерных для большинства организаций. Они включают документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование и т.п.), независимо от места организаций в системе управления, видов их деятельности и форм собственности. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения. Перечни типовых документов издаются органами государственной архивной службы и являются обязательными нормативными документами для учреждений, организаций и предприятий на всей территории  Республики Беларусь.

Ведомственные перечни включают в себя полный комплекс документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, образующихся в деятельности организации и подчиненных ей учреждений. Утверждается руководителем ведомства и соответственно – государственной архивной службой. Перечень конкретизирует сроки хранения каждого включенного в него документа [14, с. 157].

Типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документы и т.п.). Поэтому министерства, ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни, содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы и включающие типовые документы.

Качественные и количественные характеристики перечней типовых документов

В 1988 году был издан Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Но этот перечень не отражает наличие в стране организаций разных форм собственности и возникновение новых видов и разновидностей документов, так как был ориентирован на систему государственных учреждений, существовавшую в то время.

В 2000 году издан Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который является логическим продолжением перечня 1988 года.

С момента выхода нового типового перечня 2000 года лишь первая часть типового перечня 1988 года утратила силу.

Новый типовой перечень распространяет свое действие на документы, созданные начиная с 1995 года. Для установления сроков хранения документов с 1980 до 1995 года необходимо пользоваться типовым перечнем 1988 года.