Совершенствование перечней типов документов в Республике Беларусь

Последовательность расположения разделов перечня определяется значением и взаимосвязью отдельных отраслей деятельности. Все общие отрасли и вопросы деятельности находят отражение в классификационных схемах перечней типовых документов. [7, c. 117 - 119], [16].

При подготовке Перечня - 2001 разработчики сохранили преемственность с Перечнем - 1988, но в то же время ими были применены и определенные новые подходы. Необходимо отметить, что Перечень - 2001 устанавливает срок хранения документов, основная масса которых образуется в сферах управления экономикой, финансов, экономического регулирования отношений собственности и т.д. Информация, содержащаяся в данном перечне внутри разделов, систематизирована в соответствии со значимостью видов документов и вопросов, нашедших в них отражение. При этом большинство разделов состоят из глав.

В Перечень - 2001 включено также большое количество и нетиповых документов, которые образуются в организациях тех или иных отраслевых систем в связи с выполнением ими специальных функций и задач. Однако комплекс нетиповых документов, включенных в перечень, далеко не полный и не отражает всего их многообразия.

В соответствующих главах Перечня - 2001 выделяются виды документов по отдельным направлениям. Особое внимание следует обратить при этом на главу 3 «Организация наличного денежного обращения» указанного раздела, в котором документы сгруппированы в два блока: по обращению наличных белорусских рублей и по операциям с иностранной валютой. Для документов даже одного вида, но содержащихся в этих двух блоках, в некоторых случаях установлены различные сроки хранения.

Статьям в Перечне – 2001 и в Перечне - 2006 присвоена единая сквозная нумерация. Однако в отличие от Перечня - 1988 в новом перечне вместо буквенного обозначения пунктов статей, имеющих сложный состав (в одной статье отражается несколько разновидностей документов), введено цифровое. Например, ранее по Перечню - 1988 сроки хранения приказов определялись по статье 19, которая разделялась на пункты, обозначавшиеся буквами:

а) по основной деятельности;

б) о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении, длительных командировках рабочих и служащих;

в) о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках рабочих и служащих;

г) по административно-хозяйственных вопросам.

В Перечне - 2001 и  Перечне – 2006 буквенная нумерация устранена и статьи делятся на подпункты, обозначаемые цифрами. Например, сроки хранения тех же выглядят так:

16.1              по основной деятельности;

16.2              по административно-хозяйственным вопросам;

16.3              о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках;

16.4              о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках.

Изменение порядка систематизации статей и видов документов обусловлено тем, что Перечень - 2001 является нормативным документом и оформлен в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению нормативных правовых актов.

Важно помнить также и то, что в соответствии с Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республики Беларусь» сроки хранения документов определяются Государственной архивной службой Республики Беларусь, головным органом которой и был утвержден Перечень - 2001. Поэтому произвольное снижение сроков хранения документов, указанных в перечне, не допускается. Увеличение организациями сроков хранения, установленных перечнем, допускается только в тех случаях, когда это вызывается спецификой их деятельности.

Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. Так, например, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2001 году, начинается с 1 января 2002 года. В то же время в графе 5 «Примечание» Перечня - 2001 оговариваются особенности и дополнительные условия хранения и выделения документов к уничтожению, конкретизируются и уточняются сроки хранения и т.п. [9].

Перечни служат целям обеспечения сохранности документов и улучшения работы с ними в организациях всех форм собственности. Они являются руководством при определении сроков хранения, отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению. Перечень используется при подготовке схем классификации документов, составлении номенклатуры дел, разработке ведомственных перечней, проведении экспертизы ценности документов, формировании и описании дел, комплектовании архивов, переработке описей дел архивных фондов.

Изменения и дополнения, внесённые в Перечни типовых документов с указанием сроков хранения

В названии слова «учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь» заменить словами «организаций Республики Беларусь, индивиду­альных предпринимателей». Действие перечней типовых документов распространено на индивидуальных предпринимателей по предложению Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь. Согласно подпункту 1.11 пункта 1 статьи 22 Общей части Налогового кодекса Республики Беларусь плательщик обязан обеспечивать в течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения. До внесенных изменений в перечнях не было оговорено, что установленные в них нормы обязательны для индивидуальных предпринимателей [17].

Слова «после проведения налоговой проверки» заменить словами «после проведения комплексной налоговой проверки» в соответствующих падеже и числе. В тексте графы 5 обоих Перечней слова "после прове­дения налоговой проверки" заменены словами "после про­ведения комплексной налоговой проверки". Это изменение носит формальный характер и не меняет по существу уста­новленные ранее сроки хранения, так как и ранее условия исчисления сроков хранения, содержащиеся в графе 5, подразумевали проведение именно комплексной налоговой проверки. Однако внесенные изменения позволяют обеспечить единообразие в толковании и применении нормативных актов Республики Беларусь, регулируемых соответствующие правоотношения              (Перечней – 2001 и - 2006 Общей части Налогового кодекса Республики Беларусь, постановления Министер­ства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29 де­кабря 2009 г. № 124).

Включение в Перечни - 2001 и - 2006 соответствующих пози­ций обусловлено также тем, что налоговое законодательство не содержит пресекательных сроков по взысканию неуплачен­ных налогов, сборов (пошлин). При отсутствии в организациях документов, указанных в соответствующих статьях Перечней (уничтожение в связи с истечением сроков хранения без соблю­дения условия проведения комплексной налоговой проверки), не­возможна проверка правильности исчисления и своевременнос­ти уплаты налоговых сборов.

Следует отметить, что порядок осуществления налогового контроля, в том числе путем проведения налоговых проверок, регламентирован главой 9 Налогового кодекса Республики Беларусь. В соответствии со статьей 69 Общей части Налогового кодекса Республики Беларусь и пунктом 11 Инструкции "О порядке организации и проведения проверок налого­выми органами", утвержденной постановлением Министер­ства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29 де­кабря 2003 г. № 124 (далее -  Инструкция), налоговые органы проводят следующие виды проверок: камеральные и вы­ездные. Выездные проверки могут быть комплексными, рейдовыми, тематическими и встречными.

Согласно пункту 3 статьи 71 Общей части Налогового ко­декса Республики Беларусь, при проведении комплексной вы­ездной налоговой проверки подлежат изучению вопросы уп­латы всех налогов, сборов (пошлин), обязательность уплаты ко­торых была возложена на проверяемого (плательщика, иное обя­зательное лицо).

Детализация вопросов выездной комплексной налоговой про­верки содержится в пунктах 15 и 46 Инструкции.

В случае, когда проверка проводится по постановлению орга­на уголовного преследовании или на основании судебного акта, период проверки и конкретный перечень подлежащих про­верке вопросов согласовываются с органом, назначившим (ини­циировавшим) проверку.

Название графы 3 изложить в следующей редакции: «в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей». Различия между содержанием граф 3 и 4 перечней заключается в том, что в организациях (теперь и у индивидуальных предпринимателей), руководствующихся графой 3, для определенных категорий документов устанавливается постоянный срок хранения. Следовательно, указанные юридические и физические лица обязаны принять меры по обеспечению сохранности документов постоянного хранения в течение всего срока своей деятельности. В случае ликвидации таких организаций, прекращения деятельности индивидуальных предпринимателей соответствующие документы по принадлежности должны быть переданы вышестоящей организации или в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа [10].

Изменения произошли в графах 3 и 4 статей 16.2, 220.2, 239.1, 258, 282, 442 - 444,472, 531, 533.2 изложить в следующей редакции: «5 л.1»; графах 3 и 4 статей 16.3, 26, 220.3, 261, 279, 482, 505, 946 изложить в сле­дующей редакции: «3 г. 1'»; графах 3 и 4 статей 254, 361 изложить в следующей редакции: «1 г.1»; из названия графы 4 слова «учреждениях,» и «на предприятиях,» исклю­чить; графе 4 статей 325, 336, 379, 405, 417, 489, 495, 656, 658, 758, 765, 785, 820 изложить в следующей редакции: «3 г.1»; графе 5 статей 16.2, 16.3, 26, 220.2, 220.3, 239.1, 254, 258, 261, 279, 282, 325, 336, 361, 379,405, 417,442 - 444, 472, 482, 489, 495, 505, 531, 533.2, 656, 658, 758, 765, 785, 820, 946 изложить в следующей редакции: «1После прове­дения налоговой проверки».

При определении сроков хранения отдельных видов документов в Перечне - 2001 учтены изменения, внесённые в соответствующие законодательные акты. Так, 4 января 2000 г. вступил в силу Закон «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Беларусь», который внес дополнения в ст. 8 Закона Республики Беларусь от 20 декабря 1991 г. №1323-ХII «О налогах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь». Эти изменения и дополнения касались соблюдения сроков хранения документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов. Подпунктом «б» п. 1 ст. 8 Закона Республики Беларусь «О налогах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь» установлено, что в организациях документы, отражающие финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов, должны храниться в течение 10 лет или же в течение 3 лет после проверки правильности исчислений, полноты и своевременности уплаты налогов.

В связи с этим в графу 5 Перечня - 2001  «Примечания»   внесена запись: «После проведения налоговой проверки» [15, с. 248 - 249].

Графу 5 статьи 153 изложить в следующей редакции: «1После закрытия счета и проведения налоговой проверки» и графу 5 статьи 155 изложить в следующей редакции: «1После выплаты кредита и проведения налоговой проверки» - то есть сейчас  разрешено  уничтожать  документы только при условии закрытия счета  или  выплаты кредита и обязательно по истечении определенного срока  после завершения ревизии и проведения налоговой проверки, что позволяет   исключить   возможность   уничтожения   документов   без проведения налоговой проверки.

Графу 5 статьи 462 изложить в следующей редакции: «1При условии за­вершения ревизии и после проведения налоговой проверки» - это означает, что организации неправомочны уничтожать документы по истечении 3 лет после проверки налоговыми органами, если ведомственными, вышестоящими органами не были проведены ревизии.

Так, первичные документы, которыми оформляются совершение хозяйственных операций, явившихся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) на основании ст. 462 Перечня-2001 хранятся 3 года. Но при этом в графе 5 имеются записи «После проведения налоговой проверки», «При условии завершения ревизии» [15, с. 249].

Графу 5 статьи 458 изложить в следующей редакции: «Не менее 1 года после проведения комплексной налоговой проверки» - Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 12 января 2009 г. № 5 также внесены изменения в графу 5 статьи 458, в которой установлен срок хранения документов о переоценке основных фондов и определении износа основных средств (протоколы, акты, отчеты). Эти изменения касаются только организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов (за исключением негосударственных) и, соответственно, определяющих сроки хранения указанных документов по графе 4 Перечня. Если ранее для этой категории документов в указанных организациях срок хранения устанавливался "До переоценки" с условием "не менее 3 лет после проведения налоговой проверки", то теперь он должен определяться "До переоценки" с условием "не менее 1 года после проведения комплексной налоговой проверки".

Например, если комплексная налоговая проверка была проведена в организации в 2007 г., документы о переоценке основных фондов и определении износа основных средств могут быть уничтожены не ранее 1 января 2009 г.

Обратим внимание, что для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, а также негосударственных организации, определяющих сроки хранения образующихся в их деятельности документов согласно графе 3 Перечня - 2001, срок хранения документов о переоценке основных фондов и определении износа основных средств остался прежним - "Постоянно" [10].

После статьи 17 дополнить Перечень статьей 171 следующего содержания: