Современные программные средства, используемые в процессе создания документов

Microsoft Access отличается от Excel тем, что в отличие от Excel, СУБД Access позволяет работать с целой системой взаимосвязанных таблиц. В СУБД Access используются при работе с таблицами формулы, сортировка, связи отдельных ячеек и их форматирование. При необходимости извлечь нужные данные сразу из нескольких таблиц базы данных можно сформировать запрос, при этом ячейки на экране будут располагаться в заданном порядке. Результаты запроса можно распечатать, используя инструмент «Отчет». Отчет представляет собой таблицу с запрошенными данными, оформление можно выбрать из предложенных шаблонов. 

Еще одна важная особенность  пакета прикладных программ Microsoft Office – это интегрированность, возможность работы в связке. Это означает, что можно выделять объекты или части текста в одной программе, а потом переносить в другую. Например, можно скопировать часть таблицы в Microsoft Excel и перенести ее в документ Microsoft Word. Возможности программ Microsoft Office можно расширить с помощью специальных модулей – дополнений. Среди таких программ можно найти и серьезные коммерческие пакеты (например, систему проверки орфографии Orfo, электронные словари Lingvo, переводчик PROMT), и небольшие бесплатные «макросы», созданные простыми пользователями. 

2.2.Текстовый процессор  Microsoft Word Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office (Прил. 3). Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов. 

Программа предлагает ряд функций, экономящих время и  усилия. Среди них: -       автотекст – для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики; -       стили – для хранения и задания сразу целых наборов форматов; -       слияние – для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток; -       макросы – для выполнения последовательности часто используемых команд; -       “мастера” – для создания профессионально оформленных документов.[5] С помощью Word для Windows можно создавать таблицы, диаграммы. В Word для Windows имеется также редактор формул, позволяющий вводить формулы различной сложности. Word для Windows дает возможность проверить правописание. 

При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном  словаре. Если слово не будет найдено  в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить  необходимые исправления. При работе с документами приходится часто  повторять ввод одних и тех  же участков текста. В Word достаточно ввести их один раз, а затем сделать элементом автотекста с уникальным именем и после этого вставлять в любое место документа необходимое число раз. Достаточно часто многим сотрудникам приходится создавать документы на основе стандартных унифицированных форм или форм, раз­работанных и утвержденных внутри организации, а также различные виды однотипных документов (серийные письма, справки и т. 

д.). При автоматизированном способе подготовки такого вида документов возможны два варианта: -       создать необходимую форму в виде документа (например, это будет файл с расширением .doc) и затем изменять в нем переменную часть текста; -       создать необходимый бланк в виде шаблона (файл с расширением .dot) и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть текста. 

Шаблон - это некий  трафарет с определенными свойствами, которые включают совокупность стилей, шаблонных текстов, макросов, сочетаний  клавиш, дополнительных пунктов меню и пользовательских панелей инструментов в отдельном файле с расширением .DOT. Шаблоны используются: 1.           Для стандартизации и унификации работы всех сотрудников организации  со стандартными и однотипными видами документов. Все сотрудники создают  документы на основе единых шаблонов (файлов с расширением .dot), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким образом, чтобы шаблонный текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля ввода, содержащие переменную информацию в бланке. 

2.           Для повышения эффективности  подготовки серийных документов, которые предназначены для рассылки  большому количеству адресатов.  Такие документы создаются на  основе шаблонов с использованием  функции слияния. Путем слияния создаются тексты документов, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (трафарет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т.е. слияние типового текста (трафарета) с заполняемой информацией.

2.3.Табличный процессор  Microsoft Excel Область применения Excel весьма широка. В первую очередь это бухгалтерские и инженерные расчеты, составление различных сводок, диаграмм, прайс-листов, а также многое другое. При работе с Excel для Windows соблюдается принцип «что вы видите, то и получаете», или в английском варианте WYSIWYG (What You See Is What You Get). Это придает работе с Excel несомненную легкость и позволяет избежать многих ошибок (Прил. 4). 

Кроме того, Excel обладает большим набором сервисных функций. Это ввод текста и проверка правописания, создание рисунков, экспорт и импорт данных. Средства печать также весьма гибки. Вы можете напечатать все страницы сразу, можете напечатать только часть страниц рабочей книги.[7] Основные возможности Excel: 1.           Контекстная подсказка. 

Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей  кнопки в пиктографическом меню. 2.           Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы. 3.           Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех—четырех способов, из которых пользователь выбирает наиболее удобный. 

4.           Контекстное меню. Разворачивается  по щелчку кнопки (обычно правой) «мыши» на выбранном объекте.  Речь идет, например, о месте таблицы,  где в данный момент собирается  работать пользователь. Наиболее  часто используемые функции обработки,  доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню. 5.           Пиктографическое меню. 

Командам, с которыми работают чаще всего, соответствуют  пиктограммы, расположенные под  строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. После щелчка клавишей манипулятора «мышь» на пиктограмме выполняется  связанная с ней команда. Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально. 6.           Рабочие  группы, или рабочие папки. 

Документы удобно объединять в рабочие папки и рассматривать  их как одно целое, если речь идет о  копировании, загрузке, изменении или  других процедурах. В нижней части  электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), который  обеспечивает доступ к рабочим листам. Пользователь имеет возможность  задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а  значит облегчает поиск и переход от документа к документу. 7.           Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, благодаря чему работа становится максимально удобной. 

Среди таких возможностей — разбиение экрана на несколько  окон, фиксация заголовков строк и  столбцов и т.д. 8.           Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы. 9.           Средства оформления рабочих листов. 

Excel предоставляет широкие возможности по форматированию таблиц, такие как выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, выбор цвета фона клетки и шрифта, изменение высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, задание формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.д.), а также автоформатирование — в систему уже встроены различные способы оформления таблиц, и пользователь имеет возможность выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся. 10.       Шаблоны. Excel, как и Word, позволяет создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для формирования бланков писем и факсов, различных калькуляций. 

Если шаблон предназначен для других пользователей, то можно  разрешить заполнять такие бланки, но запретить изменение их формы. 11.       Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации  являются характерной чертой всех табличных  процессоров, в современных системах они позволяют работать одновременно с несколькими таблицами, которые  могут быть тем или иным образом  связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, обеспечивающие работу с несколькими листами, идущими  подряд; консолидация рабочих листов, с помощью которой обрабатываются суммы и средние значения и ведется статистическая обработка при использовании данных разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; благодаря связанной консолидации удается не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений. 12.       Вычисления. 

Для удобства вычисления в Excel имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие. Мастер функций позволяет выбрать нужную функцию и, подставив значения, получить результат. 13.       Деловая графика. Трудно представить себе современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в Excel. 

Также многообразны и доступны способы оформления диаграмм, например, вставка и оформление легенд и меток данных, оформление осей (возможность вставки линий сеток) и другие. Помимо этого, имеются такие  мощные средства построения и анализа  деловой графики, как вставка  планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии  тренда. 14.       Выполнение Excel функций баз данных. Эта функция обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных (т. е. 

через экранную форму), защиту данных, сортировку по ключу  или по нескольким ключам, обработку  запросов к базе данных, создание сводных  таблиц. Кроме того, включает в себя средства обработки внешних баз  данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в  формате dBase или PARADOX. 15.       Моделирование. Подбор параметров и моделирование — одни из самых важных возможностей табличного процессора. С помощью простых приемов удается находить оптимальные решения для многих задач. 

Методы оптимизации  варьируются от простого подбора (при  этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой  ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Для этого создаются сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи.

16.       Макропрограммирование. Для автоматизации  выполнения часто повторяемых  действий удобно воспользоваться  встроенным языком программирования  макрокоманд. Разделяют макрокоманды  и макрофункции. Благодаря макрокомандам  упрощается работа с Excel и расширяется список его собственных команд. При помощи макрофункций определяют собственные формулы и функции и таким образом расширяют набор функций, предоставляемый системой. 

В простейшем случае макрос — это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и  щелчков кнопками «мыши». Такая последовательность подается «воспроизведению», как магнитофонная  запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить, например, организовать цикл, переход, подпрограмму.[8] Таким  образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office дает возможность создавать практически любые виды документов. 

В настоящее время  Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объем возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Благодаря встроенной в Microsoft Word и Excel программы Visual Basic пользователь может сам запрограммировать недостающие ему функции. То есть преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее. 3. Системы автоматизации документационного обеспечения управления Каждое предприятие, вне зависимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. 

Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности создание современных  систем делопроизводства и документооборота на предприятии. Рациональное управление документами приводит к росту  продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению  исполнительской дисцип­лины и, следовательно, общему повышению качества управления.[9] Внедрение системы автоматизации документационного обеспечения управления БОСС-Референт значительно улучшает рабочие процессы предприятий и организаций. Результатами внедрения системы являются: -       сокращение времени на обработку входящей/исходящей корреспонденции и внутренней документации; -       экономия рабочего времени на работу с документами; -       ускорение процедур согласования, визирования документов; -       повышение исполнительской дисциплины, контроля над исполнением поручений; -       улучшение процессов планирования мероприятий.[10] Опыт внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, разработанной компанией АйТи, показывает, что в короткие сроки предприятия и организации различного масштаба и форм собственности получают ощутимые выгоды и реальный экономический эффект.