Современные программные средства, используемые в процессе создания документов

Недавно на сравнительно небольшом рынке систем автоматизации  делопроизводства появилась фирма NAUMEN со своим программным продуктом  NauDoc, имеющим ряд существенных отличий от того, что ранее предлагалось пользователям. Программа обеспечивает создание документов на основе хранящихся в системе шаблонов, содержащих заранее заданное оформление и типовые (трафаретные) тексты для основных управленческих ситуаций, что упрощает и ускоряет создание документов, обеспечивает их унифицированное оформление в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов». Графический интерфейс пользователя NauDoc позволяет оперативно переключаться с одного вида работ на другой и включает в себя следующие компоненты: 1.           Блок основного содержания. 2.           Панель навигации. 

3.           Панель инструментов для работы  с документами. Программа предусматривает  то, что любой документ может  быть поставлен на контроль: по  нему назначаются ответственные  за выполнение, ответственные за  контроль, поддерживается итоговый  контроль исполнения. Разграничение  прав пользователей позволяет  обеспечить дополнительную защиту  для конфиденциальных документов. Безусловно, программа NauDoc, как и любая другая программа, не является идеальным решением. Например, в ряде случаев ее терминология расходится с традиционными терминами, используемыми в отечественном делопроизводстве. 

[11] Там, где нужно  обрабатывать большие объемы  документов, вести в них сложные  поиски, поддерживать распределенные  архивы, - вне конкуренции DOCs Open. DOCs Open позволяет решать следующие задачи: -       интеграция с программами создания документов; -       регистрация всей поступающей и создаваемой документации; -       контроль движения документов и выполнения работ; -       ускорение движения документов между исполнителями; -       обеспечение сохранности документации; -       улучшение информационно справочной работы, сокращение времени поиска и получения документа из архива по запросу; -       автоматизация составления отчетных документов; Особенность этой системы электронного делопроизводства – полная интеграция со всеми распространенными офисными программами. Осуществляя учет, хранение и быстрый поиск документов. DOCs Open в то же время обеспечивает их создание и просмотр всеми распространенными офисными приложениями.[12] «Компания ИнтерТраст» предлагает корпоративную информационную систему CompanyMedia, построенную на базе Lotus Notes. 

CompanyMedia позволяет решать большое количество прикладных задач в области документационного обеспечения управления. Она предназначена для государственных учреждений и коммерческих организаций, деятельность которых регламентирована; идеально подходит для компаний со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. CompanyMedia позволяет наладить «сквозное» делопроизводство в сети предприятий любой сложности, причем система будет отслеживать движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними. Предусмотрена возможность:

-       проведения глобального визирования; -       создания приказов, распространяющихся на любую  глубину иерархии управления; -       контроля за исполнением документов и поддержания горизонтальных информационных связей между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий.[13] Система "Делопроизводство 2.5" может работать как в локальном режиме, так и в сетевом. Программный комплекс  позволяет автоматизировать процесс делопроизводства предприятия или организации независимо от его вида деятельности. Программа помогает организовать учет и контроль исполнения документов на основании действующих стандартов и нормативов. Основными функциями данной программы являются: -       операции по регистрации, редактированию и архивации документов; -       контроль исполнения документов; -       создание документов различного назначения по имеющимся стандартным шаблонам; -       создание собственных шаблонов документов с помощью пакета Microsoft Office 97/2000; -       создание и вывод на печать отчетов, позволяющих оценить состояние делопроизводства на предприятии; -       учет документов с помощью журнальной регистрации; -       регистрация документов, полученных или отправленных по электронной почте. 

Блок приложений для автоматизации документооборота организации “Делопроизводство” предназначен для автоматизации работы служб  документационного обеспечения  предприятий и организаций на основе требований, предъявляемых Государственной  Системой Документационного Обеспечения  Управления (ГСДОУ). Модули блока обеспечивают: -       регистрацию всех категорий документов, циркулирующих  в организации; -       постановку на контроль документов и  резолюций руководства; -       статистический анализ исполнительской  дисциплины сотрудников организации; -       автоматическую доставку электронных документов исполнителям; -       подготовку проектов документов, их визирование и рассылку; -       создание электронной  библиотеки (архива) документов организации. Модуль “Регистрация документов”  предназначен для организации учета  всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных  карточек. В модуле реализованы механизмы  контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплиной сотрудников организации и т.п. 

Модуль обеспечивает автоматическую подготовку различных  отчетов и стандартных учетных  документов служб документационного  обеспечения. Модуль “Обращения граждан” предназначен для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц, контроля исполнения документов и  подготовки ответных документов. Модуль “Библиотека рабочих документов”  служит для подготовки документов, их классификации (размещения по электронным  папкам), контекстного поиска информации и печати документов. Модуль может  быть использован для хранения документов произвольного содержания, таких  как: нормативные документы организации, справочные материалы, подготовки проектов документов и т .д. 

Модуль “Организационно  распорядительные документы” предназначен для автоматизации подготовки распорядительных и отчетных документов организации, а также осуществления контроля за исполнением распоряжений, приказов и поручений. Модули “Согласование” и “Ознакомление” предназначены для автоматизации подготовки организационно - распорядительных документов. Модули осуществляют автоматическую рассылку проектов документов сотрудникам организации по внутренней почте Notes для электронного визирования или ознакомления. Также осуществляется контроль за процессом ознакомления и визирования документов. Модуль “Совещания” предназначен для руководящих работников предприятия, а также секретарей-референтов руководящего звена. 

БД позволяет автоматически  оповещать всех участников о предполагаемой повестке дня, дате и времени проведения совещания, оформить по итогам его проведения протокол, и на основе принятых решений  автоматически рассылать поручения  конкретным исполнителям с указанием  сроков их выполнения работ. По итогам выполнения работ осуществляется формирование отчетов и справок о выполнении.[14] Заключение В последнее время мало кто пользуется для создания документов текстовыми редакторами. Появление Microsoft Word их вытеснило. На данный момент уже сложно определить к текстовым процессорам или к настольным издательствам относится Microsoft Word, настолько много у него функций. 

Среди систем подготовки текстовых и табличных документов более подробно в курсовой работе были рассмотрены две программы  пакета прикладных программ Microsoft Office – это текстовый процессор Microsoft Word и табличный процессор Microsoft Excel. Для создания документов в основном используются только эти две программы, независимо от размеров и сферы деятельности организации. Это связано с тем, что почти везде сейчас используется операционная система Windows (95, 98, 98SE, 2000, NT, XP, Me), созданная как и Office компанией Microsoft. Эти программы позволяют подготовить сложные и большие по объему документы, включая книги. Очень легко учиться работать в программах, входящих в Microsoft Office. 

, так как все  они, включая и операционную  систему Windows, имеют похожий интерфейс. Системы автоматизации документационного обеспечения управления  позволяют делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота и включают в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам. В том числе при помощи этих программ можно и создавать документы. Конечно, корпоративная система документооборота является недешевым удовольствием. Но сколько может в живом деле стоить потерянный или неправильно обработанный документ, сколько может стоить своевременная и точная информация? 

Иногда это вопрос выживания фирмы. Кроме того, снижение стоимости компьютерной обработки  и хранения информации в памяти компьютера – один из самых динамичных позитивных процессов в истории человечества. Из-за того, что происходит унификация и стандартизация документов, в большинстве  программ, использующихся для создания документов, используются шаблоны. То есть в уже оформленный документ с необходимыми атрибутами, куда нужно  просто ввести данные. Также в программах имеются такие функции, при которых  сам пользователь может создать  свой шаблон документа. 

Это намного ускоряет и упрощает работу по созданию документа. Сейчас предлагается очень много различных как текстовых и табличных процессоров, так и систем автоматизации документационного обеспечения управления. Сделать выбор очень сложно. Это связано с тем, что у каждой программы есть и достоинства, и недостатки, а универсальных программ нет.

При выборе программного продукта следует учитывать сферу  деятельности, технические свойства компьютера, операционную систему, установленную  на компьютер, размеры организации, отдаленность подразделений. Список использованной литературы и источников 1.           ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов». 2.            Городин В. В. 

, Корнеев И. К.  Информационное обеспечение управленческой  деятельности: Учебник – М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с. 3.            Кузнецов С. 

Л. Новые программы  для современного офиса // Секретарское дело.-1999.-№3. С. 33-36. 4.           Кузнецов С. Л. 

DOCs Open // Секретарское дело.-1997.-№4. С. 57-62. 5.           Кузнецов С. Л. NAUDOC – новое решение по автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. 

-2003.-№8. С. 25-26. 6.           Куперштейн В. И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. – СПб. 

: БХВ – Санкт  Петербург, 2000. – 256 с.: ил. 7.            Леонтьев В. П. Персональный  компьютер. 

Карманный справочник. – М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-928 с.: ил. 8.           Пашков Д. 

Система электронного документооборота БОСС-Референт // Секретарское дело.-2002.-№3. С. 42-44 9.           Серова Г. А. Автоматизированная система  по делопроизводству "Делопроизводство 2.5" (новая версия) // Секретарское дело. 

-2003.-№6. С. 35-37. 10.       Савельев А. М. Companymedia - корпоративная система электронного документооборота // Делопроизводство.-2002.-№4. С. 

39-41. 11.       Сысоева Л. А. Эффективная организация  работы с документами в текстовом  редакторе (шаблоны документов) // Секретарское дело.-2003.-№3. С. 46-48. 12.       www. 

boss.ru 13.       www.document.ru 14.       www.top-personal. 

ru [1] Кузнецов С. Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело.-1999.-№3. С. 33-36. Серова Г. 

А. Автоматизированная система по делопроизводству "Делопроизводство 2.5" (новая версия) // Секретарское дело.-2003.-№6. С. 35-37. Серова Г. А. 

Автоматизированная  система по делопроизводству "Делопроизводство 2.5" (новая версия) // Секретарское дело.-2003.-№6. С. 35-37. Савельев А. М. Companymedia - корпоративная система электронного документооборота // Делопроизводство. 

-2002.-№4. С. 39-41. Сысоева  Л. А. Эффективная организация  работы с документами в текстовом  редакторе (шаблоны документов) // Секретарское дело.-2003.-№3. С. 

46-48. 1  Городин В. В., Корнеев И. К. «Информационное обеспечение управленческой деятельности»: Учебник – М. 

: Мастерство; Высшая  школа, 2001. - 240 с.. С. 146-153. 1   Кузнецов С. Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело. 

-1999.-№4. С. 33-36. [4]   Кузнецов С. Л. Новые программы  для современного офиса // Секретарское  дело.-1999.-№4. С. 

33-36. [5] Леонтьев В.  П. Персональный компьютер. Карманный  справочник. – М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-928 с.. С. 408-410. [6]  Сысоева Л. А. Эффективная организация работы с документами в текстовом редакторе (шаблоны документов) // Секретарское дело. 

-2003.-№4. С. 46. [7]  Леонтьев  В. П. Персональный компьютер.  Карманный справочник. – М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-928 с.С. 450-451. [8]  Городин В. В., Корнеев И. К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник – М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с. С. 178-181. [9] Пашков Д. Система электронного документооборота БОСС-Референт // Секретарское дело.-2002.-№3. С. 42-44. [10]  www.boss.ru [11] С. Л. Кузнецов С. Л. NAUDOC – новое решение по автоматизации делопроизводства // Секретарское дело.-2003.-№8. С. 25-26. [12]  Кузнецов С. Л. DOCs Open // Секретарское дело.-1997.-№4. С. 57-62. [13]  Савельев А.М. Companymedia - корпоративная система электронного документооборота // Делопроизводство.-2002.-№4. С. 39-41. [14]   Серова Г. А. Автоматизированная система по делопроизводству "Делопроизводство 2.5" (новая версия) // Секретарское дело.