• Списание  документа в архив  - процедура передачи документа из оперативной базы данных в долговременный архив

См. приложение 1.

В группу "Управление электронными документами  и деловыми процессами" входят:

• Сроки поручений - возможность задания временного, точного или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу
• Маршрутизация - выбор очередности и относительного порядка прохождения документа по инстанциям
• Автоматические уведомления - генерируются системой для периодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях
• Внутренняя почтовая служба - обеспечивает прохождение документов и поручений и позволяет сотрудникам компании обмениваться информацией между собой
• Работа с вложениями - функция поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами
• Поиск по реквизитам - задание точных или частичных значений одного или нескольких известных реквизитов, набора или промежутка значений, задание номенклатуры, обеспечение корректного поиска и выдача списка результатов
• Поиск по форме документа - задание значений реквизитов непосредственно в форме, соответствующей регистрационной карточке, по выбранной номенклатуре дел
• Полнотекстовый поиск - индексация и последующий поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией
• Поиск с учетом морфологии - приведение всех слов к нормальному виду как при индексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расширяет возможности поисковой системы

См. приложение 2.

Группа "Администрирование системы" включает в себя:

• Разграничение прав доступа - задание пользователю или группе пользователей прав на чтение или модификацию для каждого документа или для выбранной номенклатуры дел
• Роли - механизм, позволяющий задавать параметры и права работы в системе для условной роли (должности) а уже потом назначать на исполнение данной роли человека
• Протокол обработки - функция, позволяющая выяснить, где и на каком участке находится или находился документ, и каким изменениям он был подвергнут
• Шифрование - хранение и передача документов и информации о поручениях в зашифрованном виде
• Поддержка цифровой подписи - согласование и визирование документов личной цифровой подписью руководителей
• Дизайнер форм карточек - дает возможность настройки как самого набора реквизитов, так и размещения их в необходимом порядке в форме электронной регистрационной карточки
• Редактор отчетов - возможность задания запросов на выбор информации из базы данных и создания соответствующей этому запросу формы вывода итогового документа (отчета либо журнала)
• Веб-доступ - работа в системе через веб-интерфейс.

См. приложение 3.

Сравнение систем

Учитывая высокую  стоимость Lotus Domino/Notes при создании полноценной  конфигурации, реализующей полный набор  функциональных характеристик, системы на ее базе ("БОСС-Референт", "ЭСКАДО", OfficeMedia/CompanyMedia) можно выделить в отдельный класс. Внедрение таких систем не рекомендуется предприятиям с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы обмена электронной почтой от Microsoft. Сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать персонал.

Территориально-распределенным организациям с большим количеством  отделов и подразделений стоит  задуматься над самыми дорогими системами - LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении в полной комплектации могут быть настроены практически на любые способы организации механизмов управления.

К системам средней  ценовой категории можно отнести "ДЕЛО" и "ЕВФРАТ-Документооборот". Причем внедрение системы "ДЕЛО", последовательно поддерживающей все стандарты российского делопроизводства, и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии в организации СУБД Oracle или MS SQL Server. Последний вариант может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым.

Продукт "ЕВФРАТ-Документооборот" является более гибким и более  масштабируемым за счет использования  объектно-ориентированной СУБД "НИКА" (разработка Cognitive Technologies), и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов разработчика). Система обладает наиболее развитой функциональностью в стандартной комплектации и в настоящее время ориентирована не только на относительно небольшие организации, но и на крупные предприятия и государственные учреждения.

См. приложение 4.

Настройка и поддержка системы 

Выше уже были рассмотрены функциональные возможности  наиболее распространенных на рынке  систем электронного документооборота и их ценовой анализ систем (стоимость лицензий + стоимость СУБД), в котором не учтены затраты на настройку и поддержку нормальной работы СЭД. По этому критерию системы очень сильно различаются в зависимости от того, какой степени участия разработчика требует настройка системы, обучение персонала, поддержка функционирования систем. Наиболее важен этот критерий для предприятий, которые не обладают большими бюджетами на внедрение информационных технологий (малый и средний бизнес).

В крупных компаниях  и государственных учреждениях  стоимости владения системой также уделяют большое внимание. Необходимо также понимать, что, если система не обладает развитым функционалом (необходимость использования некоторых функций может возникнуть в ходе использования), то для их реализации разработчики предложат проектное решение за дополнительные деньги, что тоже отразится на стоимости владения системой. 

5. Система электронного  документооборота  ДЕЛО

Исторически в  учреждениях России и стран СНГ  сложилась единая и строго регламентированная методика организации работы с документами. Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно расширить её возможности. «ДЕЛО» – это программная система, позволяющая создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами.  
 
 
 

Это комплексное  решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный  документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного  обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.

«ДЕЛО»  успешно используется для автоматизации документационного обеспечения управления предприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также в государственных органах власти и местного самоуправления.

• позволяет автоматизировать документооборот в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства
• позволяет реализовать современный электронный документооборот с сохранением процессов обработки бумажных документов
• предоставляет возможность организации потока работ (workflow) с осуществлением контроля за движением и исполнением документов
• масштабируемо – система может быть установлена на одном компьютере, в учрежденческой сети или в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством
• поддерживает централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства
• поставляется как в готовом, так и в заказном варианте.

Основные  функции системы  автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.  

Работа над проектами документов

Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:

1. создание РК  проекта документа, в том числе  и «во исполнение» распорядительного  документа;

2. изменение  проекта с сохранением предыдущих  версий;

3. согласование  проекта документа;

4. утверждение проекта документа;

5. регистрация  документа, созданного на основе  проекта.

При работе с  проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.

Регистрация документов

Для каждого  документа в системе «ДЕЛО»  формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее.  

Состав реквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер  документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция  и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.

Контроль исполнения

В системе «ДЕЛО» реализован контроль исполнения документов. На контроль может ставиться как  исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Возможно формирование напоминаний исполнителям и сводок об исполнении контрольных документов.   

 
 

6. Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот

Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:

• повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской  дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач, анализа организационно-распорядительной деятельности;
• сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и издержек на расходные материалы;
• создание единого информационного пространства предприятия;
• обеспечение надежности учета и хранения документации;
• организация эффективной защиты информации.

ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:

1. осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных;
2. организовывать контроль исполнения поручений;
3. формировать различные журналы и отчеты.

Для обеспечения  конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. 
В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим. 
Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.

Система контроля исполнения позволяет полностью воспроизвести порядок прохождения документа в организации. Это достигается за счет создания параллельных (имеющих нескольких соисполнителей) и последовательных (исполняющихся не одновременно, а друг за другом) поручений, а также подпоручений, исходящих от ответственного исполнителя. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает сотрудникам правильно организовать свою работу и улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению (начало работы над поручением, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.