• система является лидером среди российских систем своего класса (в соответствии с анализом отечественных систем автоматизации делопроизводства, проведенного журналом "Компьютерра");
• низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями;
• простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;
• гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;
• веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;
• кроссплатформенность: работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.;
• возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации;
• возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.

Преимущества  использования электронного документооборота

Первый  вопрос, который возникает перед принятием решения о внедрении системы документооборота: "А что нам это даст?". И речь здесь идет, в первую очередь, о получении реальной отдачи от внедрения электронного документооборота на предприятии.

Итак, какие  принципиальные преимущества имеют  системы электронного документооборота по сравнению с бумажным документооборотом компании?

 Основные особенности  электронного документооборота:

• оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;
• ускорение обмена информацией внутри организации: передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;
• надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа , а также пользователях, ответственных за данный документ;
• снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;
• снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;
• отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует "твердых копий", что значительно снижает затраты на расходные материалы;
• резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;
• система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая "забывчивость" сотрудников;
• инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе,  существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;
• накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по  интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа.

 Следствиями перехода на электронный документооборот  являются:

• уменьшение  накладных расходов на доставку, обработку  и хранение документов;
• сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;
• снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;
• повышение уровня обслуживания клиентов;
• укрепление исполнительской дисциплины;
• сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.

Результатом эффективного внедрения системы  документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения  коммерческой информации.  
 

12. Система электронного документооборота DocsVision 

Программная платформа DocsVision 3.5 - это новая версия комплексной платформы DocsVision, разработанная на базе самых современных программных технологий и предназначенная для автоматизации процессов управления, документооборота и для создания интегрированных приложений. DocsVision - результат многолетней работы в области разработки приложений для автоматизации процессов управления и документооборота.

DocsVision обеспечивает  тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы,  и единое пространство управления  документами и процессами в  организации. 

Основные функции DocsVision:

• Автоматизация управления предприятием
• Поддержка процессного подхода в организации управления
• Автоматизация систем менеджмента качества
• Автоматизация процессов согласования и утверждения документов
• Средства контроля исполнения документов и заданий
• Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей
• Управление процессами обработки документов
• Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками
• Автоматизация канцелярии
• Создание электронного архива документов

Список  литературы 

http://www.cio-world.ru/weekly/37568/page4.html

http://eos.ru/eos/20287

http://www.evfrat.ru/about/

http://www.softline.ru/product.asp?catalog%5Fname=SoftLine

http://www.it.ru/boss/referent.html

http://www.landocs.ru/Text.aspx?dir=LanDocsAdvantages

http://www.directum.ru/315412.shtml

http://www.naudoc.ru/go/

http://www.docsvision.ru/