Способы документирования

          Таким образом,  при механизации обработки информация воспроизводится в виде физических состояний:  отверстий,  черных и белых прямоугольников,  отдельных намагниченных участков и т.п.  Однако для прочтения человеком информации, обработанной машиной,  требуется снова преобразовать ее в вид,  пригодный для визуального восприятия.

           С развитием науки и техники появляются все новые способы документирования. В 70-ые годы ХХ в.  возникала оптическая запись информации сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического или близкого к нему диапазона излучения, который,  воздействуя на рабочий слой носителя записи,  изменяет его состояние под воздействием сигнала записываемой информации. Запись и считывание информации могут выполняться и посредством лазерного луча (оптический диск, диски типа CD-ROM, голограмма). При магнитооптической записи одновременное действие оптического пучка и магнитного поля на носитель вызывает изменение магнитного состояния носителя в соответствии с записываемой информацией. Причем передатчиком информации является магнитной поле, а оптический пучок оказывает дополнительное воздействие на носитель записи. Магнитооптической является также запись данных с помощью лазерного луча и магнитного поля  (магнитооптический диск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки. Документы,  содержание которых полностью или частично выражено перфорациями,   матричной магнитной записью,  матричных расположением стилизованных знаков и т.п., приспособленные  для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми  (их разновидность – электронные)  документами.  Они содержат информацию на специальных матричных полях,  матрицах.  Для чтения информации используют специальные машины.

          Традиционный текстовый документ,  изготовленный с помощью специальных машин и печатающих устройств (принтеров) называется машинограммой. Машинограмма – это документ, созданный средствами вычислительной техники на бумажном носителе в человекочитаемой форме и оформленный в установленном порядке.

Электронное документирование

          Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование),  но также и на искусственном языке.  В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е.  представляется в той или иной стандартной форме.  Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

          К кодированию информации человек стал прибегать с давних пор. Как справедливо отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное как системы кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения так называемого двоичного кодирования,  т.е.  кодирования информации с помощью всего лишь двух символов – 0 и 1, называемых битами (от англ. bit – binary digit – двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование букв,  цифр,  других знаков и символов,  а также изображения,  звука.  Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

          Техническими предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и счётно-аналитической вычислительной техники. Ещё во второй половине 18 века француз Ж.М. Джакард предложил использовать машинные перфокарты для управления ткацкими станками. А в 1834 г. Ч.Бэббедж разработал проект управляемой с помощью программы счётной механической аналитической машины,  имевшей практически те же устройства, что и современные компьютеры:  память,  арифметическое устройство,  устройства управления,  ввода и вывода информации.  В конце 19  века Г.Холлерит сконструировал электромеханическую счётную машину,  способную сортировать и считывать информацию с перфокарт,  использовавшихся как матричные носители документированной информации. С помощью этой машины удалось всего лишь за один год обработать материалы 11-й переписи населения Северо-Американских Соединённых Штатов, вместо первоначально предполагавшихся 7 лет.

          В России счётные машины для работы с перфокартами впервые были применены в 1897  г.  для обработки материалов первой всеобщей переписи населения. В первой четверти 20  столетия были изобретены и широкое распространение в радиотехнике получили электронные лампы. В результате на рубеже 1930-х – 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР,  возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.

          С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации,  её передачи,  хранения и использования.  Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно- вычислительной техникой. На первых порах в процессе работы с ЭВМ использовался преимущественно перфорационный метод закрепления,  передачи и хранения кодированной информации,  т.е.  необходимая информация с помощью специальных машин –  перфораторов и контрольников фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках. Впоследствии закрепление закодированной информации стало осуществляться преимущественно на магнитной ленте, магнитных дисках и др.

          С начала 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы,  предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000  автоматизированных систем управления.  Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях.  В 1982  г.  было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов72. С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров.  К настоящему времени в большинстве организаций,  учреждений,  на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом,  электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”.

          Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме,  в какой она зафиксирована на материальном носителе.  Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.). Подобная специфика порождает дискуссии вокруг понятия “электронный документ”.