Средства хранения, поиска и транспортировки документов

Министерство  образования Республики Беларусь

Белорусский государственный экономический  университет 
 
 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 

                  на  тему: 
 

«Средства хранения, поиска и  транспортировки  документов» 
 
 
 
 
 
 

Работу  выполнила                                                                   Кабак М.В. 

Работу  проверила                                                                     Некраха  С.В. 
 
 

Минск 2009 
Содержание 

Введение………………………………………………………………………...2

1.Хранение документов

    1.1.Создание оптимальных условий хранения документов…………….2

    1.2.Составление номенклатуры дел………………………………………6

    1.3.Средства хранения документов……………………………………….7

2.Система поиска документов

2.1.Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации………………………………………………..12

2.2.Правила регистрации и индексирования документов………………13

3.Применение специальных средств перемещения (транспортировки) документов………………………………………………………………………15

Заключение………………………………………………………………………16

Список  литературы………………………………………………………………17 
Введение 

      Делопроизводство составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

      Документы являются средством закрепления  различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Они закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

      В государственных и ведомственных  архивах, библиотеках, других центрах  документации сосредоточен большой  объем ретроспективной информации, используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях. 

1. Хранение  документов

 

1. .Создание оптимальных условий хранения документов

      Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).

      Здания  для государственных архивов  могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

      Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

      Состав, расположение, оборудование помещений  основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.

      Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

      Защита  архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

      Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией.

      В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на:

      1) бумажных носителях - температура  +17 - +19оС, относительная влажность  воздуха 50-55 процентов;

      2) черно-белых пленочных носителях - температура +15оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

      3) цветных пленочных носителях  - температура +2 - +5оС, относительная  влажность воздуха 40-55 процентов;

      4) электронных носителях - температура  +15 - +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.[3]

    Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

    - предоставлением для архива помещения  и проведением планово-предупредительного  ремонта помещений;

    - оборудованием помещения архива  средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

    - применением специального оборудования  для хранения документов (стеллажей,  сейфов, коробок и т.д.);

    - созданием оптимального температурно-влажностного  и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

      Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические  стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

      Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в  горизонтальном положении в металлических  или пластиковых коробках на стеллажах  типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

      Не  допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим  слоем на ферромагнитных металлических  стеллажах; стальные стеллажи могут  быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).

      Каждая  единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

      Архивные  документы на бумажной основе размещаются  на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально  в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п. ). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в не разобранных кипах.

      Средства  хранения устанавливаются перпендикулярно  к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

      Расстановка средств хранения осуществляется в  соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами - 120см; средствами хранения - 75см; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения - 75см; стеной и торцом средства хранения - 45см; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см.[2] 
 
 

      1.2.Составление  номенклатуры дел

      Номенклатура  дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется  при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

      Типовая номенклатура дел составляется для  однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

      Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

      Типовые и примерные номенклатуры дел  разрабатываются службами документационного  обеспечения министерств и ведомств РБ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

      Номенклатура  для организации составляется службой  документационного обеспечения  на основе номенклатуры дел структурных  подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с  ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

      При составлении номенклатуры дел организации  следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с  указанными в них сроками хранения.

      Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде.

      Вместе  с делами из структурных подразделений  в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.[1] 

1.3.Средства  хранения документов

Стеллажное  оборудование.

      Процесс хранения документов является важным технологическим процессом в работе хранилищ. Выбор типа и количества средств хранения зависит от особенностей документов, принятой системы хранения, строительных характеристик здания.

      На  практике применяют четыре основные системы хранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, вертикальная подвесная и вертикальная каталожная. В настоящее время разрабатываются также системы автоматического хранения документов.

      Вертикальная  библиотечная система предназначена  для хранения папок (325*230*60 мм) и коробок (350*245*180 мм) для стандартных дел. Ее применяют для постоянного (в архивах) и для оперативного текущего хранения делопроизводственных документов в коробках и папках в один ряд на стеллажной полке.