Стадии обработки документов

     1 (15) Стадии обработки документов 

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает  все органы управления, обеспечивая  их энергетическим потенциалом и  приводя в целенаправленное движение.

     Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой  и тем самым способствуют их исполнению.

     Проблемы  документирования деятельности организаций  и управления документацией являются столь же древними, как сами документы 'и управление. В настоящее время  данная проблема актуализируется стремительным  развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией  общества.

     История документа и документации как  совокупности документов, связанных  между собой формально-логическими  связями, является одной из интереснейших  тем документоведения и до настоящего времени все еще недостаточно изучена. История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь  с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди  главных характеристик процесса эволюции документа можно назвать  возникновение, изменение, сохранение и трансформацию форм документов, изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых  технологий на документ, а также  устойчивость основных функций документа: запоминания (фиксации) информации и последующей передачи ее во времени и пространстве. Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленной целью создания документа.

     К сожалению, до настоящего времени среди  специалистов в области документоведения, архивоведения, библиотековедения  нет единства в понимании термина  «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и гостированных  определений. Вместе с тем такая  дефиниция необходима для развития теории документоведения и архивоведения, совершенствования методики работы с документами.

     Любой документ проходит четыре стадии бытования. Первая стадия - создание, вторая - существование  документа в качестве регулятора процессов, явлений событий действительности, когда он выполняет властные, исполнительные, организационные, коммуникативные, информационные и другие функции. После утраты документом своего оперативного значения по итогам экспертизы ценности он может быть уничтожен либо оставлен для долгосрочного  или вечного хранения в архиве, которое является третьей стадией  бытования документа.

     Описание  архивного документа, снятие ограничений  на доступ к нему превращает его  в публичный архивный документ и  переводит на четвертую стадию бытования  в качестве исторического источника. Последний обладает четырьмя основными  признаками. Во-первых, информация о  документе публична или доступна любому пользователю; во-вторых, обращение  к документу не ограничено для  пользователя; в-третьих, стратиграфия документа (его место в системе  других документов и документальных комплексов) строго и достоверно закреплена в архивном шифре - место хранения (архив), номер и название фонда, номера описи, дела, страницы.

     Документ  берет свое начало еще с древних  времен, когда вместо бумаги использовали камни, бересту и кожу. Далее стали  появляться глиняные доски, а в последствии  и первые бумажные документы.

     Начало  систематической подготовки документальных публикаций в России связано с  именем Петра Великого. Именно при  нем возникла практика опубликования  официальных документов - императорских  указов, распоряжений высших и местных  правительственных учреждений. Тогда  же появились и первые документальные публикации исторических источников - летописных записей, актовых и других материалов.

     Во  второй половине XVIII в. возникли и были частично реализованы проекты серийных документальных публикаций (летописей, актового материала, родословных книг и записей), появились первые государственные  организации и общественные объединения, ставившие перед собой задачу подготовки и издания документальных публикаций исторических источников (Российская академия, кружок А.И. Мусина-Пушкина). Все чаще документальные публикации стали помещаться на страницах периодических  изданий, а в конце XVIII в. возникло и первое периодическое издание, специализировавшееся на документальных публикациях – «Древняя российская вивлиофика» Н.И. Новикова. Накопленный опыт работы по подготовке документальных публикаций послужил основой для обобщений теоретико-методического характера. В обществе закрепилось понимание значимости документальных публикаций вообще и исторических источников в частности, пополнялся понятийный аппарат прикладной археографии. Например, появились такие термины, как «список» документа, «текст» документа, «разности» (варианты) текста документа, «подлинник» документа.

     Обычно  по мере приближения документа к  своей четвертой стадии бытования  он неотвратимо приобретает свойства неустановленных пробелов. Утрата документом оперативного значения приводит к постепенному ослаблению его первичного информационного  потенциала. Другими словами, происходит своеобразное «угасание» не только текста документа, но и его информации.

     Документация  и управление ею является в наше время очень важным фактором. «Управление  документацией», как универсальный  термин, имеет международное признание  и распространение. Он обозначает управление созданием, использованием и хранением  документов организации в течение  их жизненного цикла на принципах  экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления.

     Этапы обработки входящих документов

     Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.). При получении корреспонденции, прежде всего, должна быть проверена правильность её доставки и целостность упаковки. При необходимости с документами следует приложить перечень выявленных дефектов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф «лично», документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям. На всех поступающих документах для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или «шахматки», вычеркивая из них использованные номера. Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Экспедиционная обработка должна проводится в день поступления документов или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочий дни.

     Следующий этап обработки поступивших документов - их предварительное рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику службы документационное обеспечение управления. При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность; и новизна поставленных вопросов; авторство; реальная срочность исполнения документа; вид документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д..

     На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их исполнению следует привлечь руководство организации. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время (при необходимости делают копии).

     Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ определен руководством на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям.

     При внедрении автоматизированной системы регистрации документов должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

     Процесс регистрации - снятия с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

     Из документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа; автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен), номер дела (куда помещен документ после исполнения). 

     Формы регистрации могут быть: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная.

     Передача документов внутри организации между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, и если это не возможно - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущий информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений не собрания, заседания.

     Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа, как по почте, так и по факсу.

     Итак, поступившие документы проходят следующие этапы:

     1) первичную обработку;

     2) предварительное рассмотрение;

     3) регистрацию;

     4) рассмотрение документов руководством;

     5) направление на исполнение;

     6) контроль исполнения;

     7) исполнение документов;

     8) подшивку документов в дела.

     Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем.

     Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

     На  регистрируемых документах проставляется  автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления  и входящий номер документа.

     Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные  и срочные из поступивших документов.

     На  документах, передаваемых в структурное  подразделение, в правом верхнем  углу первого листа проставляется  условное обозначение структурного подразделения. Для отличия от других пометок эта запись обводится  кружком.

     После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю фирмы.

     Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя: он должен определить исполнителя, дать указания, установить сроки.

     Указания  руководителя должны быть оформлены  в виде резолюции на самом документе.

     С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под  расписку в журнале регистрации  входящих документов с проставлением  исполнителем даты получения.

     Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями  одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии  исполнителям.