Стадии обработки документов

     -порядок  нумерации дел в описи –  валовый за несколько лет;

     -графы  описей заполняются в точном  соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку  дела;

     - при внесении в опись подряд  дел с одинаковыми заголовками  пишется полностью заголовок  первого дела, а все остальные  однородные дела обозначаются  словами «то же». Например, Приказы  №№ 1-75 по основной деятельности  за январь – июнь 2007 г.  Второй  заголовок: То же, №№ 76-90 за июль-декабрь  2007 г.;

     -в  заголовке не должно быть никаких  произвольных сокращений, только  общепринятые, или предусмотренные  в списке сокращений.;

     -наименование  организаций (авторов, корреспондентов)  дается при первом их упоминании  полностью, а в скобках общепринятое  сокращение. При последующих упоминаниях  в заголовке приводится только  его общепринятое сокращение.

     -к  сводной описи дел постоянного  хранения составляются необходимые  элементы научно-справочного аппарата (титульный лист, оглавление, список  сокращенных слов, предисловие, при  необходимости – указатели).

     Описи дел должны быть отпечатаны на качественной бумаге. Опись дел постоянного  хранения печатается в 4-х экземплярах, описи дел по личному составу, описи дел долговременного хранения, акты на уничтожение дел печатаются в 2-  х  экземплярах.

     При печатании расстояние между заголовками  дел должно быть два интервала.

     В случае, если имеют место утрата или порча документов, которые  должны быть включены в описи, это  оговаривается в предисловии  к описи. Также составляется справка  с объяснением причины отсутствия документов за подписью руководителя организации.

     После утверждения описей первый экземпляр  описи дел постоянного хранения и один экземпляр описи по личному  составу остается на контроле в госархиве  или муниципальном архиве, а остальные  экземпляры возвращаются в организацию. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Практическое  задание № 18 

     Составить приказ по ООО «Запуск», занимающемуся  строительством, о неправильном использовании  строительных отходов. В вводной  части указать, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены  факты отпуска в котельную  для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему  складом организовать работу по реализации отходов частным лицам. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ООО «Запуск»

355632, г.  Ставрополь,

ул.Ленина, 68,

тел.:23-52-10

ОКПО 03944527 

ПРИКАЗ

17.03.2011 г. 

 №62 

     О нерациональном  использовании строительных отходов

     На  основании докладной записки  бухгалтера материального отдела Иванова  И.И. «О проверке работы склада пиломатериалов»  установлен факт отпуска в котельную  для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В целях рационального  использования строительных отходов  и получения дополнительных доходов

     ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заведующему складом Сидорову М.А. организовать работу по реализации отходов частным лицам.
2. Главному бухгалтеру Петрову М.О.  материального отдела организовать учет по оприходованию и реализации указанных отходов.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить  на заместителя директора Колесникова О.М.

Директор  ООО «Запуск»                                           Р.Н.Зиненко

     Список  использованных источников 

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению документов //КП плюс
2. Басаков, М. И. Делопроизводство.Конспект лекций. – 2-е изд./ М. И. Басаков. – Ростов-н/Д:  Феникс,2005.
3. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка дакументов: учебное пособие/О.П. Сологуб. – М.: Омега-л, 2008.
4. Ленкевич, Л.А. Делопроизводство: уч. пособие / Л.А. Ленкевич, - 2-е изд., испр. – М.: Академия, 2008
5. Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу, основам работы на компьютере./Л.в, Павлюк, В.И. Кисилева, Н.И. Воробьев – Спб.: Издательский Торговый Дом Терда, 2008г.
6. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие/ В.И. Андреева. - М.: КНОРУС, 2006г.
7. Шуваева, Е.В. Делопроизводство: учеб. Пособие: курс лекций/ Е.В. Шуваева; Мин-во образования и науки РФ, ГОУ ВПО СевКавГТУ – Ставрополь: Издательство СевКавГТУ, 2006г.