Структура и содержание деловых писем

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..2

Глава 1. Теоретические  основы делового письма ……………………………..4

1. Возникновение и развитие делового письма ……………………………4
2. Классификация деловых писем …………………………………………11

Глава 2. Структура и содержание деловых писем ……………………………19

2.1. Правила оформления  делового письма …………………………………...19

2.2. Требования  к языку и стилю делового  письма …………………………...29

Заключение ………………………………………………………………………40

Список источников и литературы ……………………………………………...41 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                   Введение

      Письмо – обобщенное наименование  различных по содержанию документов, служащих средством общения между  учреждениями, частными лицами. Деловое   письмо – это обобщенное название  различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

  Несмотря  на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой  связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, - роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту - бумажные перфокарты, перфокарты - гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание. Таким образом, деловое письмо - перспективная часть документооборота.

     Письма, как правило, должны составляться  в случае, когда невозможен или  затруднен бездокументный способ  обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.).

  Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст  письма не должен допускать различного толкования.

  Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам. Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.

  Деловое письмо   является одним из главных  каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром . С  помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между  предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

       Деловая переписка между партнерами  может многое рассказать –  не только явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо, поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности. Поэтому правильное оформление деловых  документов актуально на сегодняшний день.Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

  Цель  курсовой работы – исследование современных требований к составлению и оформлению деловых писем.

Задачи  курсовой работы:

-  изучить  историю возникновения делового письма;

- классифицировать  деловые письма;

-  изучить  состав и оформление реквизитов  письма;

-  определить  требования к стилистическим  особенностям текста.

Объектом  курсовой работы – деловое письмо

Предмет курсовой работы – особенности составления и оформления деловых писем.

                              Глава 1. Теоретические основы делового письма

                          1.1 Возникновение и развитие делового письма 

Письмо появилось на сравнительно поздней ступени развития человечества. История письма тесно связана с развитием языка, историей народа и его культурой.

     Появление письма было вызвано практической потребностью расширения связей между людьми при  их общении на больших расстояниях  и необходимостью хранения и передачи знаний будущим поколениям.

      С древнейших времен человек ведет переписку   с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на  пергаменте. Неважно на  чем,  но человек старался высказать свои мысли  и  чаяния  посредством   письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью  которых  человек осуществлял  обмен  информацией,  делал  предложения  и   вел переговорное общение.

     Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства.

     Первые  письменные документы, дошедшие до наших  дней, свидетельствуют о том, что  уже в X веке в Древнерусском государстве  практиковалось составление официальных  документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.).

     Накопление  опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах  документов, формуляров, т. е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве.

     Таким образом, вырабатываемые практикой  традиции постепенно становились нормами  обычая, закладывая основу будущей  системы делопроизводства.

     Существенной  вехой в развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV-XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного государства, закладывались основы государственного аппарата, системы государственного делопроизводства. Официально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.

     Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому»; «князю Ивану Алексеевичу с товарищами». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

     Таким образом, в приказной период постепенно складывается система делопроизводства центральных и местных учреждений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

     На  смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. Генеральный регламент, утвержденный Петром I в 1720 г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа- коллегий. Этим законодательным актом делопроизводственная деятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением  - канцелярий.

     В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов. Официально –деловая письменная речь пополнилась значительным количеством  новых слов и терминов иноязычного  происхождения, что объясняется  стремлением Петра I приблизить русское официально –деловое письмо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» -образцы, по которым следовало составлять документы. Самостоятельным элементом формуляра становится наименование документа. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др. Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие  в устройство  губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранился в течение всего ХIХ века, в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

     В начале ХIХ века в недрах коллежской системы зародилась новая система управления – министерская, просуществовавшая до начала ХХ века. Ее главная особенность  -единоначалие, придавала системе управления гибкость и оперативность. Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г., вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов до их архивного хранения.

     ХIХ века отмечен появлением обширной делопроизводственной литературы, в частности, письмовников –сборников образцов документов, а также научных исследований в области русского официально –делового письма. Большое теоретическое значение в этот период имели работы Н. В. Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, он отмечал, что «… издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических … правил будет, может быть, иметь следственном введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего …» К предмету теоретического делопроизводства Н. В. Варадинов относил «наружные свойства» деловых бумаг, такие, например, как титулы и формулы обращения к разным особам, части деловой бумаги ( формуляр документа), порядок написания текста, а также выделял разные типы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы (1. Сношения.2. Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты. 3. Официальные письма. 4. Записки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания ( орфография), принятые в деловых бумагах. С течением времени ( примерно к середине ХIХ века) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записи  - изложения только самого существа вопроса. В делопроизводстве  министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Состав реквизитов бланка и их расположение было практически таким же, как и в современных документах.

     Советский период российской истории связан с  заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал вопрос о приведении делопроизводства в соответствие с вновь создавшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально – делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. К концу 20 –х гг. встала проблема их унификации и стандартизации. Государственным институтом техники управления ( ИТУ), образованным  в 1926 г., был создан Кабинет стандартизации, который разработал стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства является проект «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.) В нем аккумулирован передовой практический опыт , накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Однако «Правила» не были окончательно доработаны  и утверждены. Институт техники управления ликвидировали в апреле 1932 г. Рост интереса к проблемам управления и его документационного обеспечения отмечается в 60 –е гг. Однако по сравнению с мировыми достижениями в области информационных технологий, кибернетики, математических методов управления в отечественной науке наметилось отставание, которое выявилось особенно остро в 80 -90 –е гг. Тем не менее в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большие результаты: создана Единая государственная система документации ( ЕГСД), общесоюзные классификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД). Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. Однако элементы новых информационных технологий  в ЕГСД представлены не были. Это пробел отчасти восполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления( ГСДОУ), утвержденной в 1988 г. [ 53? 10- 42].