Структура и содержание деловых писем

  К стандартным аспектам делового письма относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и.т.д.

    Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и тоже слово (словосочетание) по-  разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.
2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
3. Не допускается , если оно может повлечь за собой инотолкование двусмысленность в восприятии фразы.
4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г.(год), г. (господин), л.( листы, лист), с. ( село), р. ( река), п. (пункт) и др. Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7.12 -77( СТ СЭВ 2012 -79)

        В деловой переписке использование  этикетных средств также носит  регламентированный характер.

       Обращение-  это апелляция к  личности адресата. Задача обращения  – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

    При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства.

    Наиболее общей формулой обращения,  которая может использоваться  независимо от перечисленных  факторов, является:

Уважаемый господин…..( фамилия)!

Уважаемая госпожа…….( фамилия)!

Уважаемые господа! 

При обращении к должностным лицам  высших и центральных органов  государственной власти и управления, президентам ( председателям ) обществ, компаний, фирм возможно обращение  с указанием должности и без  фамилии, например:

Уважаемый господин Президент!

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр!

 В  письмах-  приглашениях, извещениях  допускается обращение по имени  и отчеству:

Уважаемый Анатолий Иванович!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

Правила делового этикета требуют: если текст  документа начинается с формулы  личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.

   Формула обращения от первого  лица единственного числа прошу,  предлагаю, приглашаю используется  в письмах конфиденциального  содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных  лиц.

   Тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями. Так, например, использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания, например:

На  ваш взгляд, цены на Вашу продукцию  высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе.

Мы  выражаем надежду  на разумную ценовую  политику с Вашей  стороны, что, в конечном счете, приведет к  длительному и  плодотворному сотрудничеству.

  Следует исключить, однако, так  называемую ложную  вежливость. Вычурные  выражения типа Будьте  так любезны  или Не откажите в любезности сообщить и подобные неуместны в деловых письмах.

    Выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, так и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

Заключение

В курсовой работе  «Деловое  письмо как документ»  в главе «Теоретические основы делового письма» показано возникновение  и развитие  делового письма.

     Показано,  как письмо прошло длинный путь  развития  от древнейших времен до настоящего времени.

     Описана классификация современного делового письма.

     Во второй  главе «Структура  и содержание делового письма»  раскрыты правила  их оформления. Какие обязательные признаки  должны присутствовать на организационно- распорядительных документах –  это реквизиты, наименование организации, регистрационный номер, адресат и т.д. , показаны образцы написания обращений к адресату.

    Документируемая информация должна  излагаться  предельно ясно,  четко,  недвусмысленно – это основное  требование к деловым документам.

     Описаны в данной главе   требования  к языковым средствам  и стилю изложения информации  в деловых письмах, приведены  примеры их использования в  документах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                     Список источников и литературы

1. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 г. № 149 –ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
2. Федеральный закон  от 29.12.1994 № 77- ФЗ ( ред. от 23.07.2008 г.) «Об обязательном экземпляре документов»
3. Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1 – ФЗ «Об электронно  - цифровой подписи» ( в редакции  от 08. 11. 2007).
4. Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил  оказания услуг почтовой связи»
5. ГОСТ Р 6.30 -2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
6. Анодина, Н.Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления практ. пособие / Н.Н. Анодина. – 4 –е изд., испр. и доп. – М.: Омега –Л, 2009. -93 с.
7. Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя/ И.Ю. Байкова. – М.: Эксмо, 2008.
8. Богацкий И.С., Дюканова Н. М. Бизнес –курс английского языка. Словарь – справочник. Под общей ред. Богацкого И.С. Киев: «Логос»,2005
9. Веселов П.В. Современное деловое письмо промышленности.-  М., 2000.
10. Введенская Л.А. Русский язык и культура речи: учебное пособие для вузов / Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. – Изд. 21 –е.  – Ростов н/Д: Феникс, 2007.
11. Демин, Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. – М.: Бератор, 2004.-  217 с. – Библиогр.: с 216- 217.  – ISBN 5- 9531 -0048 -5
12. Кирсанова, М. В. Деловая переписка: учеб. – пособие / М.В. Кирсанова, Н.Н. Адонина, Ю. М. Аксенов. – М.: ИНФРА – М, 2005.
13. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-  справочное пособие. – 5 –е изд., перераб. и доп. -  М.: Издательско –торговая корпорация «Дашков и К», 2008.
14. Корнеев, И. К. Деловая переписка и образцы документов : учеб. – пособие / И.К. Корнеев, А. В. Пшенко.-  М.: Проспект,2008.
15. Плешкевич  Е.А. Основы общей теории документа.- Саратов.-  2005.
16. Рогожин Ю. М. Современное деловое письмо. М.: ГроссМедиа, 2006.
17. Шатров В. Современное деловое письмо.-  М., 2002
18. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения ( в редакции от 27.10.2003 г.).
19. Секретарское дело №10, 2009г. Письмо –это отписка. Самое главное- человеческий фактор.
20. Секретарское дело №1, 2009г. Благодарственные письма.
21. Секретарское дело №2,2009г. Составление деловых писем.
22. Секретарское дело №8,2010г. Я к вам пишу по делу! Секреты эффективной деловой переписки.
23. Секретарское дело №9, 2010г. Электронная деловая переписка.