Требования к изготовлению документов. Форматы бумажных документов

Для управленческих документов используются бланки четырех  основных форматов в соответствии с  ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы»

А3 – 297х420 мм;

А4 – 210х298 мм;

А5 – 148х210 мм;

А6 – 105х148 мм.

     Но  наиболее распространенные в сфере  управления, установленные ГОСТ Р 6.30-2003, являются форматы А4 и А5 которые  служат для изготовления служебных  писем, организационных, распорядительных и информационно-справочных документов всех наименований.  

     К указанным бланкам, помимо размерных  требований, предъявляются    и  некоторые другие, в частности:

- качество  используемой для изготовления  бланка бумаги (как основы):

- характеристики  отображения текста, нанесенного  на бумажную основу:

- размещение  полей и разметок.

     Документы, оформленные на бланках должны иметь  поля не менее: левое, нижнее и верхнее  – 20 мм, правое – 10 мм.   Участки  листа, предназначенные для размещения  переменной информации в титульной  части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой.  К примеру, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой).

Формат  бланка выбирается в зависимости  о объема текста и количества реквизитов. Например, для изготовления документов в виде таблицы с множеством граф, используется бланк формата А3. На бумаге формата А6 допускается оформлять резолюции руководителя, или документы типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т. д.  
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

     Значение  документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека.

     Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин.

     Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана  с документацией. Как уже отмечалось, документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней.

     Документы имеют большое значение в управленческом процессе, так как они: отражают деятельность организации; на их основе принимаются управленческие решения; являются главным аргументом в спорных ситуациях.

Список  литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
2. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 - 271 с.
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
4. Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях/ С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова.- 2-е изд.,перераб. и доп.- Уфа: ДизайнПолиграфСервис, 2008.- 328 с.
5. Кабашов С.Ю. Организация делопроизводства в органах местного самоуправления. Учебное пособие/ С.Ю. Кабашов. Уфа: БАГСУ, 2009.-305 с.
6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб.пособие.-4-е изд.-М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005.-312 с.
7. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.-2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006.-520.
8. Документоведение: Учебно-методический комплекс/С.Ю.Кабашов, А.Э.Майская.-Уфа:БАГСУ,2008.-98с.
9. Организация работы с документами: Учебник /Под ред.В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н.- М.:2004.-326 с.
10. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999. - 224с.