Требования к составлению и оформлению распорядительной документации

Негосударственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

“Многопрофильный колледж имени О.В. Казначеева“ 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

По дисциплине:

”Документальное обеспечение управления”

Специальность: 080114.51 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям).

Очная форма  обучения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                            Выполнил:

                                                      Студент гр. ЭБУ-202 
          Купцов В. С.

                                                Проверил: преподаватель 
          Плеханова Е.О. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

г. Ставрополь 2012

 

       Содержание 

      Требования  к составлению и оформлению распорядительной документации

Требования  к составлению распорядительной документации.

1. Оформление приказа.
2. Оформление распоряжений и указаний.
3. Оформление постановлений и решений.

Практические  задания.

1. Написать автобиографию.
2. Заполнить анкету при оформлении на работу.
3. Оформить резюме и заполнить приказ о приеме работника на работу.
4. Заполнить приказ о направлении работника в командировку.

 

      Требования к составлению распорядительной документации

Оформление  приказа

На стадии подготовки Приказа выполняются следующие операции

1. Подготовкой проекта Приказа.
2. Оформлением проекта Приказа.

Подготовку  и оформление проектов Приказов проводят должностные лица - Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия.

1. Подготовка  проекта Приказа

При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление  текста проекта Приказа.

Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа.

Констатирующая  часть Приказа опускается, если его  распорядительная часть не нуждается  в разъяснении (т.е. причина издания  Приказа очевидна).

Констатирующую  часть Приказа отделяют от распорядительной разделительным словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек.

В распорядительной части Приказа излагают "кому" (исполнителю или структурному подразделению - ответственные за выполнение), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать.

Распорядительную  часть текста Приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением Приказа в целом.

В случае необходимости отдельным пунктом в конце Приказа перечисляются ранее изданные документы (Приказы, Решения и др.) или части их, которые данным Приказом отменяются, изменяются или дополняются.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в  действие Приказом нормативные документы (Инструкции, Положения, Правила и др.), как правило оформляются в виде Приложения к Приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах Приказа. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись: "Приложение к приказу Руководителя АО "ИМЯ ФИРМЫ" от 00.00.00 № 000".

Страницы  Приказа и Приложений нумеруются как единый документ.

2. Оформление  проекта Приказа

Оформление  проекта Приказа заключается  в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа  необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов (согласно ГОСТ 6.38-90). На данной стадии на проекте Приказа проставляются следующие реквизиты:

1. эмблема организации;
2. код организации по ОКПО;
3. код документа по ОКУД;
4. наименование организации;
5. название вида документа;
6. место составления или издания;
7. заголовок к тексту;
8. текст;
9. отметка о наличии приложения;
10. фамилия исполнителя и номер его телефона.

Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на Общем  бланке предприятия.

Подписание Приказа

На данной стадии выполняются технологические  операции, связанные с:

1. согласованием проекта Приказа;
2. передачей проекта Приказа в службу ДОУ;
3. проверкой правильности оформления проекта Приказа;
4. корректировкой проекта Приказа;
5. проставлением реквизита "гриф ограничения доступа к документу";
6. подписанием проекта Приказа.

3. Согласование  проекта Приказа

Подписание  проекта Приказа начинается с  его согласования. Должностное лицо, готовящее проект Приказа, согласует  его с:

1. руководителями структурных подразделений;
2. юристом;
3. главным бухгалтером;
4. другими заинтересованными должностными лицами.

Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "виза" в  строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором  оформлен проект Приказа (далее "на Бланке Приказа"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта Приказа.

4. Передача  проекта Приказа в службу ДОУ

После завершения согласования проект Приказа  передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права - далее "его заместитель").

5. Проверка  правильности оформления проекта  Приказа

Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Неправильно оформленный проект Приказа возвращается Должностному лицу, готовившему его, на доработку.

6. Корректировка  проекта Приказа

В полученный от специалиста службы ДОУ для  подписания проект Приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может  вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта  Приказа и не нарушают его юридической силы.

7. Проставление  реквизита "Гриф ограничения  доступа к документу"

При наличии  в проекте Приказа сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте Приказа Руководитель (его  заместитель) проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу".

8. Подписание  проекта Приказа

Приказ  подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке Приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр Приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.

Регистрация приказа

На данной стадии выполняются технологические  операции, связанные с:

1. регистрацией Приказа;
2. проставлением реквизита "Отметка о контроле".

Полностью подготовленный, оформленный и подписанный  Приказ перед передачей его Исполнителю  для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация  необходима для обеспечения сохранности  документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).

Регистрация Приказа - это фиксация факта его  создания путем проставления на нем реквизитов "индекс" и "дата" (на Бланке Приказа) с последующей записью необходимых сведений о Приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

Приказ  регистрируется только один раз - в  день его подписания. При передаче зарегистрированного Приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

Реквизит "дата" проставляется на Приказе  после его подписания (специалистами  службы ДОУ).

Реквизит "индекс" Приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года. Данный реквизит проставляется на Приказе (на Бланке Приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект Приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов.

На Приложениях  к Приказу индексы не проставляются.

Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (Журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации Приказов по основной деятельности". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:

1. индекс и дата;
2. автор (разработчик);
3. кто подписал;
4. заголовок и/или краткое содержание;
5. приложения;
6. резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата);
7. расписка исполнителя в получении Приказа;
8. срок исполнения;
9. отметка о контроле;
10. ход исполнения;
11. отметка об исполнении;
12. номер дела;
13. перенос данных на машинный носитель

При наличии  в Приказе сведений, входящих в  Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются.

10. Проставление  реквизита "Отметка о контроле"

Регистрацию Приказа можно рассматривать  как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле Приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного Приказа).

 

Оформление распоряжений и указаний

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или  его заместителем.

Особенностью  распоряжений является то, что они  издаются для решения оперативных вопросов основной деятельности, и это существенно сужает сферу применения данного вида документа при реализации распорядительных функций. Решение основных задач, стоящих перед организацией, управляемой на основе принципа единоначалия, фиксируется в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы управления вместо приказов соответственно принимают решения и постановления.