При проведении унификации применяются  методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана  с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. К методам содержательной унификации относят:

• установление ограничительных номенклатур действующих форм;
• создание типовых форм;
• построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);
• унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

     Развитие  системы автоматизированной обработки  экономической информации, предусматривающей  обмен информацией, потребовало  унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

• стандартная форма построения,
• приспособление к автоматизированной обработке,
• минимизация показателей,
• исключение дублирования,
• включение всех необходимых для целей управления показателей

     Структура унифицированного документа представлена в виде таблицы (таблица 1.1)

     Таблица 1.1

     Структура унифицированного документа

     Все унифицированные системы должны включать в себя эталонные образцы  бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а  также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

     Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе: единообразия построения форм документов, регламентации  содержания документов, исключения из документов дублируемых данных, сокращения количества традиционно включаемых в них данных, единства применяемой терминологии и условных обозначений, определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

1.3. Основные направления развития унификации и стандартизации документов

     Документы объединяются в системы документов по функциональному признаку, образуя унифицированную систему документации (УСД) — комплекс взаимоувязанных форм документов, для которых существует фиксированный набор реквизитов определенного наименования и формата значений, регламентированы правила построения форм и характер их использования.

     Цели  создания УСД:

1. Обеспечение  экономической эффективности и  гарантированного уровня качества  информации на всех этапах  обработки документов.

2. Совершенствование  и уменьшение разнообразия содержания и форм документов.

Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентирует классы УСД (см. табл.), альбомы форм документов, формуляр-образцы (шаблоны) документов для разработки новых форм документов, а также  нормативные и методические материалы  по работе с документами.

Создание УСД  основано на унификации и стандартизации форм документов и схем их документооборот. Стандартизацию документов проводят национальные организации по стандартизации (Госстандарт), а также международные организации по стандартизации ISO, технические комитеты (ТК): ТК 46 «Документация», ТК 68 «Банковские процедуры», ТК 95 «Канцелярские машины», ТК 97 «Вычислительные машины и обработка информации», ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности» и др.

Основные  направления развития унификации и стандартизации документов

• Создание  общей модели построения документов (формуляр-обраезц, шаблон формы.
• Сокращение числа форм документов, числа лиц, работающих с документами.
• Ориентация на информационные технологии обработки документов.
• Применение единой терминологии в документах (наименований реквизитов, показателей, типовых текстов, терминов и определений профессионального применения).
• Типизация и трафаретизация текстов (типовые тексты оформляются в виде сборников, трафаретные тексты — в виде наборов бланков).
• Унификация показателей и реквизитов, применяемых в различных документах.
• Расположение реквизитов на документе в соответствии с последовательностью их заполнения, чтения или ввода.

Требования  к формам документов

1. Унифицированные  формы документов и бланки, применяемые  для их изготовления, должны иметь  стандартный формат ряда А  по ГОСТ 9327-60.

2. Однократная  регистрация (запись) информации  в документе.

3. Документы  должны иметь структуру расположения  реквизитов в соответствии с  формуляром-образцом.

5. Построение  форм документов должно обеспечить  выполнение необходимых операций  машинной обработки информации, в том числе:

• использование кодов в соответствии с классификаторами ТЭИ (ОК или др. уровня);
• применение унифицированные терминов и единиц измерения;
• учет размерности реквизитов (ширины граф), необходимой точности значений;
• учет требований технической эстетики (удаление графических излишеств, применение стилей шрифтов, сочетание размеров линий и т.д.) и др.

Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы  документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА  ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов", которая распространяется на организационно-распорядительные документы (УС ОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000) устанавливает:

1. состав реквизитов документов;
2. требования к оформлению реквизитов документов;
3. требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Состав реквизитов ОРД:

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

      2. НЕДОСТАТКИ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

     2.1. Анализ недостатков унифицированной системы документации

     Работа  с документами в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации  и требует нормативно-методического  обеспечения на общегосударственном  уровне.

     Службы  ДОУ организаций работают в настоящее  время по устаревшим инструкциям  и стандартам, давним традициям и  канонам, пытаясь самостоятельно приспособить делопроизводство к новым управленческим структурам и методам управления, соединить традиционные делопроизводственные и новые компьютерные технологии обработки управленческой информации.

     ДОУ, являясь средством и инструментом обмена информацией, по своей природе  нуждается в унификации и единообразных  правилах документирования, документооборота и хранения документов. Поэтому государство обязано регламентировать эти вопросы и проводить целенаправленную научно-техническую политику в этой области.

     В настоящее время Всероссийскому научно-исследовательскому институту  документирования и архивного дела (ВНИИДАД) в соответствии с федеральной целевой программой поручена разработка Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях.

     ГСДОУ должна упорядочить организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. Система должна включать различные аспекты правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив.

     ГСДОУ должна способствовать разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включать нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Это не локальный ведомственный акт, а документ федерального межведомственного уровня, который должен содержать основополагающие принципы функционирования ДОУ в настоящее время и в перспективе. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.