Унификация документов

 

Введение

В настоящее время унификации текста документа уделяется особенное  внимание: разрабатывается законодательная  база, нормативные документы, создатели  которых стремятся как можно  более отчетливо отразить принципы работы с документами, избрав своей  целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или  иного учреждения.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация - это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует ,что во- первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов. А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата - от руководителей до рядовых сотрудников.

Изучение современных  принципов унификации документов невозможно без единой, неразрывной связи  с историей её возникновения.

Так как на сегодняшний  день история унификации документов изучена неполно и требует  дальнейшего рассмотрения, представляется актуальным провести его на основе краткого анализа общегосударственных нормативно-методические документов по организации документирования, что и является целью данной курсовой работы.

Основные задачи курсовой работы:

- изучение теоретического  материала об унификации текста  документа;

- анализ совершенствования  документов методами унификации  в течение 1920-1990-е гг.

Объектом исследования в  работе являются общегосударственные  нормативно-методические документы  по организации документирования.

Основой методологии исследования является реалистичный и всесторонний подход к анализу общегосударственных  нормативно-методические документов по организации документирования, рассмотрение его комплексно и в динамике, с  учетом всей совокупности фактов и  отказом от идеологизированного  взгляда на историю унификации текста документов.

 

Глава 1. Теоретические  основы

1.1 Унификация  текста документа

В ходе развития общества установилась неразрывная связь между понятиями «документ»  и «юридическая сила документа».

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Это же определение дано и в государственном стандарте  на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит  из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись  и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее  определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят  из разного набора реквизитов. Число  реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного  документа. Для многих документов число  реквизитов строго ограничено. Для  ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и  нормативными актами. Но в любом  случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно  оформлена путем проставления необходимых  реквизитов. Только тогда она становится документом.

Как носители информации документы  выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных  частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством  их исполнения и источником для обобщений  и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством  соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных  распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных  планов; учет - в виде составления  и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому  документы можно классифицировать в соответствии с их назначением  как средства:

1) регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

2) распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

3) накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

4) передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) - доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно  важна, так как означает, что документы  могут служить подлинным доказательством  заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа  предполагает его обязательность для  тех, кому он адресован, или для круга  участников управленческих действий (органов  управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных  лиц и граждан), которые руководствуются  документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Юридическая сила документа  определяется и содержанием, и формой документа. Именно это обстоятельство вызвало к жизни процессы унификации, которые имеют многовековую историю.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация - это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата - от руководителей до рядовых сотрудников. Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации.

Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме на основе анализа ее назначения. Состав информации в служебных документах устанавливается следующим образом: из документов устраняется традиционно включаемая, но не используемая в настоящее время информация (например, графа «партийность» из личного листка), в документы вносится отсутствовавшая ранее информация, которая стала использоваться в связи с изменением социально-политической обстановки и внедрением новых информационных технологий (индивидуальный номер налогоплательщика).

Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Во всех случаях используется двухчастная структура текста: первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы; вторая - существо вопроса, т.е. распорядительную часть приказа, просьбу, ответ по существу (например, унифицированный текст заявления о предоставлении внеочередного отпуска: В связи с неожиданно возникшими обстоятельствами прошу перенести очередной отпуск с октября на август текущего года).

Не менее важным аспектом унификации служебных документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в унифицированной  форме. При подготовке бумажных вариантов  унифицированных текстов возможны различные способ фиксации постоянной информации на бумаге: трафарет, анкета, таблица.

В трафарете постоянная информация представлена в виде связного текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией (справка с места работы). При анкетной форме представления унифицированного текста постоянная информация излагается как наименование признаков, характеризующих человека. Табличная форма представления унифицированного текста используется при необходимости характеризовать несколько лиц или объектов, предметов по одинаковым параметрам: при составлении графика отпусков, описи дел по личному составу, штатного расписания.

Форма документа  появляется как результат упорядочения той или иной деятельности, правовой проработки текста, которая должна обеспечить юридическую полноценность  будущего документа, и унификации ее текстового выражения, необходимых  виз, печатей, утверждений, подписей и  др.

 

1.2 Унифицированные системы документации

Все формы  управленческой деятельности находят  отражение в соответствующих  документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных  на аппарат управления функций.

Деятельность  учреждения оформляется совокупностью  определенным образом взаимодействующих  документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы  документации.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются  на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций  неодинаково, так как зависит  от конкретной деятельности того или  иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации  используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую  деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного  применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Унифицированная система  документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.  Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации - министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике - за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ - за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности  их компьютерной обработки. Они обязательны  для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

 

Глава 2. Периоды  унификации документов

2.1 Унификация  документов в 1920-1930-е гг.

В 20-30-х гг. ХХ века в истории развития в нашей стране аппарат управления развивался в самых различных направлениях.

Рационализация этого  аппарата проводилась самыми разными  учреждениями, прежде всего, органами рабоче-крестьянской инспекции (так  в структуре НК РКИ СССР было создано  специальное управления по улучшению  госаппарата).

Учитывая то, что для успехов унификации необходимо ее постоянно действующее научно-методическое и организационно-техническое обеспечение, в конце 1924 года было принято решений СНК СССР о создании акционерного общества организационного строительства «Оргстрой». Перед Оргстроем были поставлены следующие задачи:

1) Изучение и обобщение накопленного в центре и на местах опыта унификации делопроизводства и выработка на этой основе принципиально новых решений по совершенствованию управленческого труда, в том числе и делопроизводства.

2) Оказание учреждениям, предприятиям и т.п. практической помощи в унификации текста документов путем разработки и внедрения специальных проектов.

3) Обеспечение мероприятий унификации делопроизводства техническими средствами и необходимой стандартной и бланочной документацией.

4) Обучение заинтересованных лиц современным методам ведения управленческих работ.

5) Информирование широких слоев работников управления и производства о новейших теоретических достижениях унификации, о новинках конструкторских и технических разработок в сфере управления.

Исполняя эти задачи, Оргстрой оказывал помощь в унификации всем отраслям народного хозяйства: транспорту, строительству, финансам, сельскому хозяйству и т.д.