Унификация документов

ГСДОУ состоит из четырех  тематических разделов:

1. Документирование  управленческой деятельности;

2. Организация  работы с документами (управление  документацией);

3. Механизация  и автоматизация работы с документами;

4. Служба  документационного обеспечения  управления.

Раздел «Документирование управленческой деятельности» состоит из четырех частей:

1) Состав  управленческих документов;

2) Унификация  и стандартизация управленческих  документов;

3) Оформление  управленческих документов;

4) Составление текстов управленческих документов.

Из перечисленного сразу  можно выделить часть, касающуюся оформления служебной документации, так как  именно эти нормы в настоящее  время не используются. Все остальные  нормы и правила следует использовать. При составлении документов конкретного  предприятия очень важно ориентироваться  на требования к составу документов в различных управленческих ситуациях  и, конечно же, к их текстам.

Нужно учитывать, что ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и  на других видах носителей (магнитные  ленты, диски и др.). Другими словами, сформулированные требования относятся  ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

Следующий раздел «Организация работы с документами» построен таким образом, что так же, как и ЕГСД, охватывает весь цикл работы с документацией от момента ее получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В раздел включены рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем по документам предприятия, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив.

Принципы и методы организации  работы с документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Поэтому нет необходимости  их подробно рассматривать. Остановимся  лишь на некоторых отличиях, которые  связаны в основном с возможностью использования автоматизированных технологий при работе с документами.

Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и  автоматизированной обработки документов.

Кроме этого в ГСДОУ  выделены в отдельный подраздел  рекомендации по созданию и использованию  информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части  рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен  состав ИПС. Она включает в себя регистрацию, индексирование документов, их оперативное  хранение, информационно-поисковые  массивы (ручные картотеки, массивы  на машинных носителях). Это значит, что требования к учету, систематизации и хранению документов основаны на применении единой ИПС, информационные массивы которой должны быть совместимы. Для достижения такой совместимости служат разрабатываемые на предприятии классификаторы, например: номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений (участков деятельности), классификатор видов документов и др.

В разделе рассматривается  технология делопроизводственных операций в рамках создания и использования  ИПС: регистрации документов, их индексации, ведения справочной работы, оперативного хранения документов, составления номенклатуры дел формирования дел. По сути, она  мало, чем отличается от изложенной в ЕГСД, за исключением того, что  ориентирована на использование  и традиционных методов, и возможностей средств автоматизации.

Нет необходимости подробно останавливаться и на таких подразделах, как «Контроль исполнения документов», «Подготовка документов к передаче в ведомственный архив». Рекомендации этих подразделов в основном соответствуют аналогичным рекомендациям ЕГСД и должны быть использованы в практике работы делопроизводственной службы конкретного предприятия.

2) Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства - рекомендации раздела «Механизация и автоматизация работы с документами» как никакие другие требуют постоянного учета изменений, происходящих в программном и техническом обеспечении систем автоматизированного делопроизводства. Поэтому в данном разделе содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами. Помощь в работе секретаря могут оказать определенные ГСДОУ возможные направления использования автоматизированных технологий, начиная с подготовки документов, а также правила автоматизированных регистрации и контроля за исполнением документов.

В последнем разделе «Организация службы ДОУ» заложен новый подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления.

ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как самостоятельное  структурное подразделение, которое  подчиняется непосредственно руководителю организации. В отличие от ЕГСД, в  которой рассматривается организация  только канцелярии, ГСДОУ предусматривает  создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории  организации или предприятия: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь  руководителя.

В разделе формулируется  основные задачи службы, требования к  должностному составу, нормативному обеспечению  работников сферы делопроизводства. Раздел небольшой по объему, рекомендации даны в самом общем виде и содержат ссылки на документы, которые должны их конкретизировать. Некоторые из них, например Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Межотраслевые  укрупненные нормативы времени  на работу по документационному обеспечению  органов управления и др. упоминались  в данной статье.

В разделе не раскрываются функции служб делопроизводства, однако, они приведены в Примерном  положении о службе документационного  обеспечения управления, которое  является приложением к ГСДОУ.

Наряду с Примерным  положением ГСДОУ снабжена еще целым  рядом приложений, которые могут  быть использованы в настоящее время  в практической деятельности служб документационного обеспечения управления, включая секретарей. В их число входят:

1) Примерный перечень документов, подлежащих утверждению;

2)Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;

3) Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ);

4) Формы номенклатур дел;

5) Перечень типовых сроков исполнения документов;

6) Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

7)Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

Таким образом, анализируя ЕГСД и ГСДОУ с позиции  сегодняшнего дня, можно сказать, что  оба эти документа представляют несомненный интерес. Конечно же, многие их положения требуют пересмотра. Однако целый ряд правил и рекомендаций по организации документационного  обеспечения управления и в крупных  учреждениях и организациях, и  в небольших фирмах могут оказать  неоценимую помощь делопроизводственным работникам. И особенно полезными  они могут оказаться для тех, кто только осваивает непростую  технологию работы с документацией.

 

2.3 Унификация документов  в 1970-1980-е гг.

Дальнейшее  развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как  планомерная общегосударственная  деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов.

Основной задачей этого  периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь  создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного  обеспечения этой общегосударственной  системы. Создание унифицированных  систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения  состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых  управленческих функций выявило  значительное разнообразие видов и  форм как текстовых, так и табличных  документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации  видов документов, с одновременным  их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые  утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

ОКУД предназначен для  решения следующих задач:

- регистрация форм документов;

- упорядочение информационных  потоков в народном хозяйстве;

- сокращение количества  применяемых форм;

- исключение из обращения  неунифицированных форм документов;

- обеспечение учета и  систематизации унифицированных  форм документов на основе  их регистрации;

- контроля за составом  форм документов и исключения  дублирования информации, применяемой  в сфере управления;

- рациональной  организации контроля за применениям  унифицированных форм.

В ОКУД включено 10 унифицированных систем документации, утвержденных ведомствами-разработчиками УСД. Одной из них является Унифицированная  система организационно-распорядительной документации (УСОРД), разработчиками которой являются Росархив и Госстандарт:

01 - резерв, так что фактически в ОКУД  включено девять УСД;

02 - организационно-распорядительная  документация;

03 - первичная  учетная документация (с 1997 г.);

04 - банковская  документация;

05 - финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская  документация бюджетных учреждений  и организаций;

06 - отчетно-статистическая  документация;

07 - учетная и отчетная  бухгалтерская документация предприятий;

08 - документация по труду;

09 - документация  пенсионного фонда Российской  Федерации;

10 - внешнеторговая  документация.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации содержит наименования 61 формы по следующим задачам:

- создание  организации, предприятия;

- реорганизация  организации, предприятия;

- ликвидация  организации, предприятия;

- приватизация  государственных и муниципальных  организаций, предприятий;

- распорядительная  деятельность организаций, предприятий;

- организационно-нормативное  регулирование деятельности организации,  предприятия;

- оперативно-информационное  регулирование деятельности организации,  предприятия;

- прием  на работу;

- перевод  на другую работу;

- увольнение  с работы;

- оформление  отпусков;

- оформление  поощрений;

- оформление  дисциплинарных взысканий.

Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах  управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации  оперативного хранения документов в  делопроизводстве и ведомственном  архиве. Результаты унификации и классификации  документов были учтены при разработке «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», вышедшем в 1989 г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом.