Содержание

1. Унификация  и стандартизация управленческих документов           3

Приказ  об итогах работы с документами в 2001г. В ОАО”Родина”         15

Список  использованной литературы              16

   1.  Унификация и стандартизация управленческих документов.

 

    Унификация  документов   заключается   в   установлении   единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих   осуществление однотипных управленческих функций и задач.      

    Стандартизация  документов  -  форма юридического  закрепления   проведенной унификации и уровня  ее  обязательности.  Установлены   следующие категории стандартов:

• государственные стандарты (ГОСТ).
• отраслевые стандарты (ОСТ);
• республиканские стандарты (РСТ).

         Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов,  типизации их  форм,  повышения  качества,   снижения трудоемкости   их  обработки,  достижения  информационной   совместимости различных  систем  документации  по  одноименным   и   смежным функциям   управления,  более  эффективного  использования   вычислительной техники.

    Работа  по унификации включает:   

• разработку УСД,  которая   осуществляется   министерствами   и   ведомствами, ответственными     за     соответствующие     системы   документации;
• внедрение межотраслевых      (межведомственных)      УСД     в   республиканских и отраслевых УСД:
• внедрение разработанных ОКТЭИ;
• ведение УСД  и  ОКТЭИ  с   целью   поддержания   достоверности   информации и их дальнейшее развитие;
• разработку комплексов    отраслевых    унифицированных    форм документов, отражающих  специфику  отрасли и не вошедших в УСД,  а   также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых   классификаторов  технико-экономической   информации, отражающих специфику отрасли.

    Организационное  и методическое руководство унификацией   и стандартизацией  документов,  координацию   работ   и   контроль   осуществляет головная   организация  по  координации  внедрения  и   ведения УСД  и ОКТЭИ в республике.  На отраслевом уровне эту работу   ведет головная  организация  по  внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в   отрасли.

          Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.  
          Основными принципами унификации документов являются:  
- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;  
- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;  
- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;  
- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;  
- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;  
- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);  
- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;  
- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.  
        Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.  
Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.  
Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.  
        Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.  
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным ( повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым ( снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники). 

         Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

• безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья
• технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией
• экономии всех видов ресурсов.

          Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

  В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

      УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

      В основе создания УСД лежит метод  унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются  классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

      Государственная система документированного обеспечения  управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

      Основная  цель ГСДОУ упорядочивание документа  оборота организации сокращения количества и повышение  количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации.

      Основные  положения ГСДОУ охватывают  вопросы  документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

      Различают следующие виды документов:

• По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
• По происхождению (служебные и личные документы).
• По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
• По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).
• По месту составления (внутренние и внешние).
• По наименованию (проказы, указы, отчеты).
• По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

   При составлении документов используются следующий состав реквизитов:

     01 – герб РФ

     02 – герб субъекта РФ

     03 – эмблема организации или  товарный знак

     04 – код организации 

     05 – код формы документа

     06 – наименование организации 

     07 – справочные данные об организации

     08 – наименование вида документа 

     09 – дата документа

     10 – регистрационный номер документа

     11 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа

     12 – место составления или издания  документа

     13 – гриф ограничения доступа  к документу 

     14 – адресат

     15 – гриф утверждения документа

     16 – резолюция 

     17 – заголовок к тексту

     18 – отметка о контроле

     19 – текст документа 

     20 – отметка о наличии приложения

     21 – подпись

     22 – гриф согласования документа 

     23 – визы согласования документа

     24 – печать 

     25 – отметка о замирении копии

     26 – отметка об исполнителе

     27 – отметка об исполнении документа  и направлении его в дело

     28 – отметка о поступлении документа  в организацию

     29 – отметка для автоматического  поиска документа. 

1. – помещают на бланках документа в соответствии с положением о государственном гербе РФ.
2. – помешают на бланках документа в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
3. – эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (Положение об организации) если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.
4. – код организации расставляют по общероссийскому классификатору предприятий.
5. – код формы документа расставляют по общероссийскому классификатору управления документации.
6. – наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному учредительному документу. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке. Пример:   ООО «СИГМА»

“SIGMA” Ltd

7. – справочные данные об организации включают: почтовый адрес,                                                            номер телефона и другие сведения по решению организации (номера            факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, web – страница в                                            интернете). Пример:  352290 Краснодарский край

Отрадненский  р-н

                                    Ул. Мира

                                    АО «ОГОНЕК»

                                    Р/с 20012345627744121235

                                    Тел.:

                                    Факс:

8. – наименование вида документа составляемого или изданного в организации регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется заглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем.
9. – датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности: день, месяц, год.
10. – регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять.
11. – ссылка на регистрационный номер включает регистрационный номер и дату, на который дается ответ.
12. – указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам.
13. – гриф ограничения доступа для служебного пользования (СЕКРЕТНО), конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется без кавычек в правом углу.
14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в именительном падеже, должность в дательном падеже.
15. – гриф утверждения документа расставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должестным лицом или специальным создавшим документом. При утверждении документа должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и её расшифровка, ее дата.

Пример:            УТВЕРЖДАЮ

                                               Гениральный директор