Управление документами

МИНИТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

УРАЛЬСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИМ. ПЕРВОГО ПРЕЗИДЕНТА РОССИИ Б.Н. ЕЛЬЦИНА 

ИСТОРИЧЕСКИЙ  ФАКУЛЬТЕТ

Кафедра документационного и информационного обеспечения управления 
 
 
 

УПРАВЛЕНИЕ  ДОКУМЕНТАМИ В  ОАО «УКБТМ» 
 
 

курсовая  работа                                                                                       

                                                                                                 студентки 3 курса

специальности «Историко-архивоведение»

Нижний  Тагил

                                                                           Щербаковой Ксении Андреевны 

                                                                                                                                                   Руководитель практики:

Суровцева Инна Анатольевна 
 
 
 
 

Екатеринбург

2011

 

     

     ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение                                                                                                     3

Глава 1. Управление документами: понятие, значение, нормативно-методическая база                                                                                                                  5

1. Понятие и значение управления документами                                    5
2. Нормативно-методическая база управления документами              8

Глава 2. Документирование управленческой деятельности                  10

2.1. Прием  и первичная обработка документов                                         10

2.2. Регистрация  документов                                                                12

2.3. Контроль  за исполнением документов                                             15

2.4. Оформление  дел для сдачи в архив                                                 17

Глава 3. Управление документами в ОАО «УКБТМ»                                21

3.1. Функции  и задачи канцелярии                                                            22

3.2. Виды  выполняемых работ канцелярией                                            23

Заключение                                                                                               26

Список  источников и литературы                                                           28

Приложение                                                                                             30

 

     

     Введение

     Управленческая деятельность любой организации как государственной, так и коммерческой, не обходится без документации. Это обусловлено тем, что по самой своей сути эта деятельность основана на обработке поступающих официальных документов, а также на производстве документной информации и официальных документов, предназначенных для внутреннего использования в организации и внешнего применения. Это предполагает наличие специально разработанной технологии обработки документов, а составление, использование и хранение документов в соответствии с требованиями действующего законодательства призвано обеспечить защиту интересов организаций, увеличить эффективность управленческого труда. 

     Грамотно организованное делопроизводство в любой организации начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления. Важной частью организации работы с документами является знание того, как подготовить и оформить различные виды документов, организовать оборот внутренней документации, а также документов, которые должны обеспечить контакты данной организации с государственными учреждениями, партнерами, конкурентами, потребителями и т.д. Важно также осуществлять контроль за оборотом документации и грамотно хранить как текущую, так и уже отработавшую свой срок документацию. Конкретный перечень документов зависит от вида и масштабов деятельности организации, ее правовой формы, численности трудового коллектива и т.д. В то же время существуют общие требования к организации работы с документами, которые обязаны знать сотрудники службы документационного обеспечения управления (ДОУ). 

     Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.  
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. 

     Цель данной работы является анализ управления документами в ОАО «УКБТМ».

     Задачи:

• изучить понятие управления документами, используя нормативно-методическую базу;
• рассмотреть процесс документирования управленческой деятельности;
• описать структуру управления документами в ОАО «УКБТМ».

 

      Глава 1. Управление документами: понятие, значение, нормативно-методическая база 

1. Понятие и значение управления документами

     Управленческий  процесс в любой сфере жизни  общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение — это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Управление документацией - важный аспект системы менеджмента качества, оно должно обеспечить, что бы пользователи документов всегда имели доступ к актуальным версиям действующих в организации документов.

     Управление  документами – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно  целях документирования проведений деловых (управленческих) операций.

     Управление  документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности «документальной» деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов. 

1. Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов. 
2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы). 
3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований. 
4. Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

     Согласно  положениям ГОСТ 15489-1—2007 документы  позволяют предприятиям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно; обеспечивать, документировать формирование политики; принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческой и деловой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях; соблюдать требования законодательства плюс регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской или надзорной деятельности; обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации, а также права сотрудников, всех заинтересованных сторон; документировать текущие или будущие научно-исследовательские, опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки или достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное, социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.¹

 

2. Нормативно-методическая база управления документами

     Общие принципы организации документационного  обеспечения управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса  Российской Федерации, Уголовного кодекса  Российской Федерации, Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, Трудового кодекса Российской Федерации. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д., определяется ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

     Использование изображения Государственного герба Российской Федерации на бланках документов регламентируется Федеральным конституционным законом от 20 декабря 2000 г. №2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

     Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», юридически описывает понятия и определения области информационной технологии. Устанавливает принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации, а также регулирует отношения при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, при применении информационных технологий.²

     Порядок оформления адреса в почтовых отправлениях и реквизитах документов закреплен в Правилах оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.³

     Вопросы архивного хранения документов регламентируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».  Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

     Обязательным элементом оформления документа, обеспечивающим его юридическую силу, является реквизит. ГОСТ  Р 6.30—2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»,  устанавливается максимальное число реквизитов и порядок расположения реквизитов для организационно-распорядительных документов.⁴