Управление документооборотом на предприятии

Содержание

Введение

1. Теоретическая  часть............................................................................................3

1.1 Развитие делопроизводства..............................................................................3

1.2 Организация  документооборота......................................................................5

1.3 Регистрация  документов...................................................................................7

1.4 Контроль исполнения  документов...................................................................8

2. Организационно-экономическая  характеристика СПК «Климушинский»

2.1 Местонахождение  и условия деятельности хозяйства................................11

2.2 Экономическая  характеристика объекта исследования..............................15

2.3 Делопроизводство  в системе управления.....................................................17

3. Анализ делопроизводства  в СПК «Климушинский».....................................18

3.1 Номенклатура  дел............................................................................................18

3.2 Формирование  дел...........................................................................................21

3.3 Подготовка  документов к хранению.............................................................24

4. Пути совершенствования  делопроизводства в анализируемом  хозяйстве..27

Заключение.............................................................................................................28

Литература 
 
 

Введение 

      Управление  предприятием неизбежно требует  создания многих видов документов. Именно документы, то есть зафиксированная  на материальном носителе информация, имеет юридическую силу. Документы  закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров. Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. В современных  условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

      Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом.

      К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы  с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения  документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

      Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы работники  не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

      Таким образом, целью курсового проекта  является систематизация, закрепление  и углубление теоретических знаний по делопроизводству на примере хозяйства  СПК «Климушинский».

      Задачи  курсового проекта:

1. Изучить номенклатуру  дел хозяйства.

2. Рассмотреть  порядок оформления (регистрации)  документов, поступающих в хозяйство.

3. Проследить  последовательность прохождения  документов и обработки до  сдачи их на хранение.

4. Разработать  мероприятия по совершенствованию  ведения делопроизводства. 

1. Теоретическая часть

1.1 Развитие  делопроизводства

      Документ  – это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим  или физическим лицом для использования  в своей деятельности.

      Движение  документов – это движение управленческой информации для выполнения функций  управления, принятия решений и их претворения в жизнь.

      Делопроизводство  – совокупность работ по документированию управленческой деятельности и организации  документооборота.

      При создании документов необходимо соблюдать  принцип достаточности и неизбыточности. 

      Культура  работы с документами определяет уровень организационной культуры на предприятии и обеспечивает повышение  эффективности управления.

      Документооборот – это регламентированная схема  движения документов по пунктам обработки  для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических  операций с документами.

      Требования  к документообороту:

1. Прямоточность  движения (либо сверху вниз –  нисходящее, либо снизу вверх  – восходящее, без создания петель).

2. Избирательность  в распределении документов в  соответствии с функциональными  обязанностями.

3. Необходимость  и достаточность маршрута.

4. Единообразие  маршрута.

      Основными нормативными документами в организации, которые регламентируют документооборот, являются инструкция по делопроизводству и номенклатура дел.

      Документооборот – одна из функций организации.

      Документооборот состоит из следующих документопотоков:

1. Входного, состоящего  из документов вышестоящих организаций,  органов власти и управления, подведомственных организаций, неподчиненных  организаций (организаций, существующих  во внешней среде параллельно), контролируемых организаций, граждан.

2. Выходного,  состоящего из информации, направляемой  из организации во внешнюю  среду.

3. Внутреннего,  состоящего из документов, циркулирующих  между подразделениями и отдельными  исполнителями внутри организации. 

      Состав  управленческих документов определяется компетенцией и функцией организации, порядком решения вопросов, объемом  и характером взаимосвязей с другими  организациями.

1.2 Организация  документооборота

      Документооборот - это движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело.

      На  предприятии существует следующая  организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия  и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

      - организационные документы;

      - распорядительные документы;

      - информационно-справочные документы.

      На  предприятии существует также служба документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая должна принимать  к обработке только правильно  оформленные документы, имеющие  юридическую силу и присланные в  полном комплекте (при наличии приложений).

      Все документы, поступающие на предприятие, проходят: первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

      Служба  документационного обеспечения  принимает к обработке только правильно оформленные документы. В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

      Конверты  от поступающих документов оставляют  в том случае, когда по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения  документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов:

      - направляемые на рассмотрение  руководителю предприятия;

      - направляемые непосредственно в  структурные подразделения или  конкретным исполнителям.

      Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это  позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым  могут принимать ответственные  исполнители.

      На  рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

      Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления  в ДОУ. Если документ должен исполняться  несколькими подразделениями или  должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

      Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют  как почтовое отправление и сдают  в отделение связи. Перед упаковкой  служба ДОУ обязана проверить  правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Н заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

      Служба  ДОУ должна систематически вести  учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки  мер по совершенствованию работы с документами.

1.3 Регистрация  документов

      Регистрация документов - это фиксация факта  создания или поступления документа  путем проставленная на нем индекса  и даты с последующей записью  необходимых сведений о документе  в регистрационных формах.

      Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и дальнейшего  использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

      Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и  внутренние - в день подписания или  утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он не должен регистрироваться повторно.

      Входящие, исходящие и внутренние документы  регистрируются отдельно. Регистрационный  индекс входящих и исходящих документов включает:

      - порядковый номер в пределах  регистрируемого массива документов;

      - индекс по номенклатуре дел.

1.4 Контроль  исполнения документов

      Функция контроля исполнения возлагается на ответственного за делопроизводство, а также на линейных руководителей, которые несут ответственность  за своевременное выполнение решений, относящихся к сфере их компетенции.

      Формальный  контроль делится на:

      1. Предварительный, который имеет  активное управленческое влияние  на ход исполнения документов  и регулирует процесс подготовки  и принятия решения. Предварительный  контроль отслеживает те процедуры,  которые предшествуют принятию  решения.

      2. Итоговый, проводится службой делопроизводства  периодически и обеспечивает  сбор и обработку аналитической  информации об исполнительной  дисциплине предприятия.

      Контролю  исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения, составления ответов, внесения изменений  в нормативные и инструктивные  документы.