Виды презентации. Основные правила телефонного разговора

Федеральное агентство по образованию

Сочинский Институт Экономики  и Информационных Технологий.

 

 

 

учебная дисциплина – деловая риторика

специальность – Государственное  Муниципальное Управление

 

 

 

 

 

Реферат на тему:

«Виды презентации»

  «Основные правила  телефонного разговора» 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                Выполнил Демедюк А.В.

                                                                                               студент 2 курса ГМУ-14

                                                                                   Проверил Фёдорова Е.Г.

                                                                                   Оценка 

 

 

 

 

 

 

Сочи-2006 г.

 

Виды  презентации.

        В практике делового общения широкое распространение получили презентации. Рассмотрение этой важной формы коммуникации начнём с уточнения значения самого слова презентация.

         Презентация (лат. praesentatio) – 1) представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платёж (трассату);

2) общественное представление  чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например книги, журнала,  кинофильма, телепрограммы, организации.

         Под презентацией мы будем  понимать любое публичное представление чего-либо нового.

         По мнению Л.Арредондо, специалиста  по эффективной коммуникации, презентации  помогают отдельным лицам или  организациям приобрести необходимую  известность, которая является  визитной карточкой делового успеха, и таким образом достичь своих целей.

         В книге «Искусство деловой  презентации» он пишет: «Презентация  – испытанное средство привлечь  внимание. Деловая презентация, проведённая  успешно, заставляет людей положительно  оценить и вас и ваше сообщение. Как для отдельных людей, так и для организаций успешная презентация – это профессиональный инструмент, помогающий добиваться желаемого».

         В результате успешной презентации человек может достичь следующих целей:

• Создать мнение о себе как о высококвалифицированном специалисте, знающем свою работу и относящемся к ней творчески.
• Проявить свои лидерские качества и интеллектуальный потенциал.
• Продемонстрировать инициативность, организованность и способность к творчеству.
• Убедить других принять ваши идеи, рекомендации, предложения или точку зрения.

         Большие возможности презентация  открывает и перед организацией  любого типа. Она позволяет:

• Продвинуть продукцию, услуги; расширить интересы, обогатить программу.
• Распространить информацию внутри организации или среди широкой публики.
• Повысить узнаваемость имени или названия.
• Поднять восприимчивость потребителя к новым продуктам или услугам.
• Найти пути и новые возможности воздействовать на тех, кого организация стремится обслуживать (т.е. клиентов, избирателей, жертвователей и прочих).

         Таким образом, презентация мобилизует  ресурсы личности и организации,  увеличивает их популярность, привлекает  внимание к их деятельности  деловых кругов и широкой общественности.

         Главная цель деловой презентации – убедить присутствующих действовать в нужном направлении: одобрить предлагаемый проект; поддержать новую идею, предложение; купить продукт или услугу; принять бюджет, законодательный акт; использовать полученную информацию; внедрить новые методы; проголосовать за кандидата; подписаться на периодическое издание и т.п.

         Как и другие виды делового  общения, презентация представляет  собой далеко не простое явление. Существуют различные виды презентаций.

         Так, Л.Арредондо дифференцирует  презентации по отношению аудитории к презентатору. Он выделяет два типа презентаций: внешние и внутренние.

         Внешняя презентация рассчитана  на лиц, не принадлежащих к  организации, которую представляет  презентатор. Например, выступление  торгового представителя фирмы перед покупателями.

         Внутренняя презентация относится  к тем ситуациям, при которых  презентатор и аудитория находятся  в рамках одной и той же  организации (например, управляющий  обращается к руководящим работникам  своей фирмы, менеджер выступает перед сотрудниками отдела, референт докладывает совету по некоторой теме).

         Внутренние презентации в зависимости от позиции сторон по вертикали делятся на нисходящие и восходящие. Если коммуникация идёт вниз по иерархической лестнице, т.е. руководитель выступает перед начальниками подразделений, начальники перед подчинёнными то презентация будет «нисходящей». И, наоборот, презентация подчинённого перед начальниками, начальника перед вышестоящим руководителем называется «восходящей».

         Как внешние, так и внутренние презентации могут быть продвигающими (их цель рекламировать, продвигать, внедрять новые идеи, услуги, товары, программы, поддерживать определённого кандидата, политическую платформу и т.п.) и информационными (основной удар делается на сообщение и передачу информации).

         Представляется целесообразным  рассматривать презентации также  с точки зрения размера аудитории,  т.е. количества слушателей, к  которым обращается презентатор.  По этому параметру можно выделить  три типа презентаций. Условно назовём их публичные, камерные и приватные.

         Публичная презентация. Она рассчитана на большую аудиторию.

         Публичные презентации бывают  массовыми (от 50 человек до 200 и  более) и групповыми (то 15 до 50 человек). Заметим, что чёткой границы между этими видами провести невозможно, так как поведение аудитории, её характеристики зависят не только от количества слушателей, но и от многих других обстоятельств.

         Публичная презентация представляет  собой, как правило, хорошо спланированное и подготовленное мероприятие. Обычно она проводится в соответствии с заранее разработанным сценарием, в котором чётко определены роли всех участников, содержание и порядок их выступлений, использование визуальных вспомогательных средств (плакаты, схемы, таблицы, слайды, фильмы и др.). Специальное время отводится ответам на вопросы.

         Публичная презентация проходит  чаще всего в течение 1,5 –  2 часов. Начинать её рекомендуется  примерно в 15:00 – 16:00 часов.  После презентации организаторы предлагают коктейль или фуршет (17:00 – 19:00).

         Соответствующим образом  готовится  помещение для презентации. Зал  заседания, фойе оформляются рекламными  плакатами, стендами, иллюстративными  материалами и т.п. 

         Хорошее впечатление на участников презентации производит вручение им рекламных подарков, в качестве которых используют недорогие предметы: авторучки, записные книжки, календари, значки, проспекты, печатная продукция организации и др.

         Принято сообщать о предстоящей  презентации в средствах массовой информации, а участникам и гостям присылать пригласительные билеты.

         При проведении публичной презентации очень важно учитывать особенности поведения и реакции людей в большой аудитории. В связи с увеличением размера аудитории у ведущего возникает дополнительная проблема: чем больше аудитория, тем меньше она реагирует на то, что презентуется и тем больше на человека, который всё это презентует.

         С людьми в большой аудитории  происходят две важных вещи, которых трудно добиться при других обстоятельствах:

• они объединяются и солидаризируются;
• они единодушно принимают и одобряют чьё-то лидерство.

         Следует иметь в виду, что большая  аудитория не предназначена для  дискуссионного обсуждения вопросов, в ней трудно использовать аргументы, уместные и понятные для всех присутствующих. Здесь очень важны ораторские способности презентатора, его умение управлять слушателями и воздействовать на них.

         Большое внимание необходимо  уделит подготовке презентационной  речи. Заметим, что количество выступающих на презентации определяется сценарием, диктуется обстоятельствами и целесообразностью.  

         Контрольный список действий:

1. Определитесь с целью презентации.
2. Решите, кто и что будет делать.
3. Каждый из ведущих должен выразить в одном предложении всё, что он хочет внушить слушателям.
4. Все ведущие должны сделать наброски выступлений.
5. Заметки нужно проверить, чтобы убедиться, что они способны заинтересовать аудиторию и в то же время содержат всю необходимую информацию.
6. Ведущие надиктовывают или записывают тексты своих выступлений.
7. Изучите каждый раздел, чтобы определиться со вспомогательным материалом.
8. Проработайте каждый раздел, чтобы удалить шероховатости и пробелы.
9. Прогоните всю презентацию по порядку. Это ваш последний шанс сократить или изменить её.
10. Проведите генеральную репетицию непосредственно на месте действия (если это возможно).

Рассмотрим, какие же структурные элементы, как правило, содержит выступление на публичной  презентации. В качестве примера  используем текст речи, опубликованный в книге Е.Н. Зарецкой «Логика речи для менеджера».

Презентатор обратился к присутствующим со следующими словами:

         «Уважаемые дамы и господа!

         Сегодня мы собрали вас для  того, чтобы представить проект, над которым компания Europa International активно работала два последних года. С большой долей уверенности мы можем заявить, что этот проект в скором времени станет главным маяком в необъятных просторах рынка безналичных платежей.

         Итак, мы представляем вашему вниманию принципиально новую чип-карту Glip, которая отвечает интересам современного человека. Хотелось бы обратить внимание на то, что поведение потребителя, в том числе и потребителя банковских услуг, меняется на глазах. Современный потребитель всё больше ценит комфорт и безопасность. И конечно готов за это платить».

         Как видим, оратор сразу же  представляет компанию, осуществляющую  проект разработки и реализации чип-карты. Он говорит о солидности предлагаемого проекта, глобальности его охвата, характеризует рынок сбыта и современного потребителя.

         Значительная часть речи посвящена  характеристике чип-карты Glip. Презентатор подчёркивает, что это действительно революционный продукт, который в скором времени займёт главенствующее положение на рынке.

         Он описывает следующие качества карточки:

• во-первых, она многофункциональна (может работать как международная платёжная карта, как специальный платёжный инструмент, например, на автозаправках, как медицинский страховой полис, как пропуск на работу или ключ от дома и т.д.);
• во-вторых, удобна и проста в использовании (её можно загрузить с банкомата, по телефону или через компьютер, наличными, с другой карты или с банковского счёта, а перезагрузить прямо в торговой точке);
• в-третьих, она гораздо более безопасна, чем карточка с магнитной полосой (микросхемы содержат уникальную и не подлежащую изменению формулу);
• в-четвёртых, обладает широкими возможностями развития (с помощью карточки предлагается совершать покупки по телефону, через телевизор или компьютерные сети в любой стране мира).

         Конечно, у Glip есть свои недостатки, и оратор не скрывает их, говорит о них открыто, объясняет, с чем они связаны, каковы перспективы их преодоления, и подчёркивает, что достоинства системы почти полностью компенсируют её недостатки. «По всей видимости, - говорит оратор, - Glip, будучи действительно передовой технологией, в ближайшее время вытеснит с рынка все существующие платёжные системы. Это касается России, несмотря на тот дождь пластиковых карт, который обрушился на российский рынок в последнее время».

         Закончил он своё выступление так: «Я полагаю, что данная информация оказалась для вас полезной и интересной. Наши эксперты готовы ответить на ваши вопросы, а некоторое время спустя мы представим вам оборудование, с помощью которого и будет функционировать ваша система.

         Смотрите, испытывайте, спрашивайте, анализируйте. Надеюсь, что уже в скором  будущем мы станем с вами  партнёрами по продвижению на  рынки абсолютно новой и перспективной системы безналичных платежей Glip компании Europa International».

         Таким образом,  для публичной презентации характерны, прежде всего, строгая регламентированность  процедуры её поведения (порядок  выступлений, распределение ролей,  согласование тематической направленности речей, ответы на вопросы и т.п.) и чёткое структурирование презентационных речей. При демонстрации предмета презентации особенно важно обратить внимание на такие параметры: актуальность решаемой задачи, новизна и оригинальность решения, перспективы развития, коммерческая эффективность, готовность общества к восприятию данного проекта.