Отчет по практике в ООО «О»

     Право подписи первичных документов должностными лицами оформляется приказом руководителя организации, а списки должностных лиц с образцами их подписей передаются в бухгалтерию и материально ответственным лицам, производящим выдачу материальных ценностей по документам. Документы, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, изменяющие кредитные и расчетные обязательства организации, подписываются руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными. Ответственность за достоверность данных в документах несут подписавшие их лица.

     Документы могут оформляться от руки или же с помощью средств организационной и электронной техники (пишущая машинка, ПЭВМ). Документы, оформляемые от руки, должны быть заполнены чернилами или шариковой ручкой четко и разборчиво.

     Бухгалтерские документы классифицируются:

1. по уровню их разработки и утверждения — на типовые унифицированные и специализированные. Первые разрабатывает и утверждает Министерство финансов республики. Содержание форм согласовывается с Министерством экономики и Министерством статистики и анализа. Специализированные формы первичных документов разрабатывают, согласовывают с Министерством финансов и утверждают министерства и другие органы республиканского управления для подведомственных организаций. Министерство финансов организовывает разработку электронных версий типовых форм, а также предоставление альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий пользователям в соответствии с заключенными договорами, консультирование по их ведению;
2. по характеру и назначению — на распорядительные, оправдательные, комбинированные и бухгалтерского оформления. В распорядительных документах содержится элемент распоряжения, приказа — например, приказ руководителя о премировании работника, об удержаниях с виновников брака и т.п. В оправдательных документах подтверждается факт совершения операции — например, отчеты материально ответственных лиц, акты и т.п. В комбинированных документах содержатся и распоряжение на совершение операции, и данные о ее выполнении — например, расходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта и т.п. Документы бухгалтерского оформления (различные справки, расчеты, разработочные таблицы, ведомости и т.п.) составляют и подписывают работники бухгалтерии;

 
    

3. по способу  составления — на разовые и накопительные. Разовые документы составляются в один прием на операцию с одним или несколькими объектами учета. Большинство первичных документов являются разовыми. Накопительные документы оформляются постепенно на протяжении определенного периода времени (декады, месяца и т.п.), в них отражаются систематически повторяющиеся операции с одним объектом учета. Эти документы окончательно оформляются лишь по истечении установленного срока, а до того в них регистрируется каждая однородная операция. К накопительным документам относятся: ведомости выпуска готовой продукции, лимитно-заборные карты, ведомости учета выработки и другие;
4. по порядку отражения в них операций — на первичные и вторичные (сводные). Первичные документы являются первым свидетельством осуществления хозяйственных операций, а вторичные (сводные) составляются на основании обобщения первичных документов, они дают возможность уменьшить количество записей на счетах. К вторичным (сводным) документам относятся отчеты материально ответственных лиц о движении ценностей на складах, отчеты цехов о движении материалов и другие;
5. по количеству учетных позиций — на однопозиционные (отражается операция с одним объектом учета) и многопозиционные (отражается операция с несколькими объектами);
6. по месту составления — на внутренние (составляются в самой организации) и внешние (поступают от сторонних организаций, например, счета-фактуры поставщиков).

    Документы оформляются на обычных бланках  или на бланках строгой отчетности. Последние имеют идентификационный  номер, элементы защиты от подделок, должны соответствовать типовым или специализированным формам и отвечать требованиям, определяемым Министерством финансов, Министерством внутренних дел и Министерством юстиции республики. Для таких документов установлен особый порядок их заказа, учета приемки, выдачи и списания.

     Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка  работы с документами в структурных  подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

    Сведения, являющиеся составными элементами документа, называются его реквизитами. Обязательные реквизиты любого документа — его наименование, номер, дата и место составления; основание и содержание хозяйственной операции; количественное измерение операции; наименование должностей, фамилии и личные подписи участников операции.

       Для некоторых видов документов дополнительными удостоверяющими реквизитами могут быть: гриф утверждения (для актов, планов, инструкций и др.), печать (для финансовых документов, личных справок и др.), отметка о заверении копии (для копий документов) и др. Назначение всех этих реквизитов – закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа.

     Вся поступающая в организацию документация  принимается и обрабатывается секретарем. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с отметкой на конверте «Ошибочно доставлено».

     На каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа (регистрационный штамп) с датой поступления. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).

     Регистрационный штамп проставляется справа на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа. После проставления регистрационного штампа нерегистрируемые документы, а также документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, направляются по назначению соответствующим исполнителям.

     При регистрации входящего документа  в регистрационном штампе проставляется дата поступления и индекс документа. В качестве индекса указывается порядковый номер поступившего документа. Входящий документ регистрируется в журнале регистрации входящих документов.

     В ООО «О» регистрация исходящих и входящих документов ведется автоматизировано в электронных журналах регистрации входящих и исходящих документов секретарем.

     Приказ  — правовой акт, издаваемый руководителем  организаций, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

     Приказ (распоряжение, решение) должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ;  название вида документа,  дату, место издания, заголовок, текст, подпись.

     Пункты  распорядительной части приказа по личному составу располагаются в определённой последовательности; приём на работу, перевод, увольнение и т. д. В конце каждого пункта приказа даётся, как правило, основание для его составления.

             Проект приказа, оформленный в  установленном порядке и согласованный со всеми заинтересованными лицами, представляется на подпись руководителю организации или иному лицу, уполномоченному издавать приказы. Датой приказа является дата его подписания, поэтому не допускается датировать документ прошедшим или будущим числом, что может быть расценено как фальсификация документа. Подписанный приказ передается на регистрацию. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

     Все приказы после исполнения подшиваются  в дела (папки-скоросшиватели) в соответствии с номенклатурой дел организации. Приказы располагаются в делах в хронологической последовательности по порядку номеров. Для оформления приказа по личному составу необходимо иметь основание – заявление работника.

     Все издаваемые в организации приказы  делятся на 2 группы: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказы по основной деятельности могут содержать различные распоряжения или указания в зависимости от текущего состояния и нужд организации (Приложение Ж). Приказы по личному составу включают:

• приказы о приеме на работу
• приказы об увольнении
• приказы о переводе
• приказы о совместительстве и т.д. (Приложение З)

 
 

  Все указанные группы приказов имеют  различные сроки хранения:

• по основной деятельности – «постоянно» (для организаций, не передающих документы на хранение в государственный архив, за исключением негосударственных – 10 лет);
• по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.) – 75 лет;
• по личному составу (отпуска, взыскания и др.) – 3 года;
• по административно-хозяйственной деятельности – 5 лет.

     Номенклатура  дел — это систематизированный   перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. Номенклатура дел предназначена  для обеспечения порядка группировки  исполненных документов в дела, систематизации учета дел, индексации дел и определения срока их хранения. Номенклатура дел утверждается руководством организации на следующий отчётный год не позднее ноября-декабря текущего года.

     Нормативно-методическим основанием при разработке 
номенклатуры дел организации служат государственные стандарты, типовые и ведомственные перечни документов со сроками  хранения,   инструкции   по делопроизводству,   типовые   и примерные номенклатуры дел.

        При   составлении   номенклатуры   дел   используются устав или   положение об  организации,   штатные   расписания, отчеты о работе, положения о структурных подразделениях организации,   должностные   инструкции,   номенклатуры  дел   за предыдущие годы, описи дел, регистрационные журналы, справочные картотеки. Изучается состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

     Дела  постоянного, временного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

1. подшивку или переплет дела;
2. нумерацию листов в деле;
3. составление заверительной надписи;

4. составление внутренней описи документов дела (в необходимых    случаях);
5. оформление реквизитов обложки дела.

     Дела  в архив передаются по графику, составленному 
архивом, согласованному с руководителями структурных под 
разделений   (организаций   —   источников   комплектования), и 
утвержденному руководителем организации.

     После истечения установленного срока  хранения документов в архиве они  уничтожаются путем измельчения специальной машиной или сжигания, о чем составляется специальный акт. 

 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА  В ОРГАНИЗАЦИИ

 
 

    В соответствии с законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» № 302-з от 26.12.2007 г., бухгалтерский учет – система сплошного, непрерывного   документального отражения информации о деятельности организации, её обработки, обобщения и представления соответствующим пользователям для принятия управленческих решений.

     Ответственность за организацию бухгалтерского учета и создание необходимых условий для правильного его ведения, хранения бухгалтерских документов, учетных регистров и отчетности несет руководитель предприятия. Он должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями, работниками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения учета, оформления и предоставления документов, сведений.

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

• своевременное формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, полученных доходах и понесенных расходах;
• обеспечение формирования учетной информации о наличии и движении имущества и обязательств, а также об использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов согласно утвержденным нормам, нормативам и сметам;
• своевременное предотвращение отрицательных результатов хозяйствования на основе установления целесообразности совершаемых хозяйственных операций;
• выявление резервов хозяйственной деятельности организации и ее эффективное использование для обеспечения финансовой устойчивости;
• обеспечение информации, необходимой для контроля за исполнением налоговой политики, формирования базы для налогового учета.

     Для всех предприятий независимо от форм собственности, вида деятельности и ведомственной подчиненности создано единое методологическое и правовое обеспечение бухгалтерского учета и отчетности. Оно состоит из ряда законодательных и нормативных документов, утверждаемых законодательными и исполнительными органами власти и управления и обязательных для исполнения всеми предприятиями. К ним относятся: закон о бухгалтерском учете и отчетности, планы счетов бухгалтерского учета и инструкция по их применению, инструкция о составе и порядке заполнения годового бухгалтерского отчета; гражданский и трудовые кодексы; налоговое законодательство и др. Все вышеперечисленные документы имеются у предприятия в наличии.