Анализ финансово-хозяйственной деятельности гостиничного комплекса Альфа

2. Автоматизированная система управления (АСУ) в ТГК «Альфа»

   С помощью автоматизированных систем управления отелю гораздо проще  принимать, хранить и при необходимости  находить сведения о резервировании номеров, о постоянных клиентах, требованиях  и счетах гостей. Нет никакой проблемы вызвать из памяти компьютера список гостей, прибывающих в тот или иной день. Важной частью автоматизированной системы управления являются файлы стола резервирования, обеспечивающие помощнику администратора, ответственного за этот аспект, доступ к информации о количестве незабронированных номеров и их специфических характеристиках ( число номеров, вид из окна, цена и т.д._ до введения этой системы сотруднику занимающемуся резервированием, было значительно труднее собирать эту информацию и пользоваться ею.

         Автоматизированная  система управления состоит из набора компьютерных программ, с помощью  которых можно собирать и использовать информацию, актуальную для работы офисов управления и поддержки. Четыре программы из этого набора особенно важны, поскольку обеспечивают администраторов  необходимой информацией по следующим  направлениям:

• Управление службой резервирования;
• Управление обслуживанием номеров;
• Управление расчетами с гостями;
• Общие вопросы управления отелем.

   Избыток предложения над спросом в  гостиничном бизнесе заставил администраторов  для снижения цен и повышения  сервиса обратиться к информационным технологиям. Компьютеризованная система  оформления предварительных заказов  позволила отелям повысить заполняемость  в любые дни. Использование компьютерных программ дает возможность службе резервирования в большей степени учитывать  личные запросы клиентов, а это  увеличивает шанс на повторное посещение  отеля. Для максимизации дохода используется технология, известная как управление доходами. Она позволяет прогнозировать спрос на любой интересующий потенциального клиента период и назначать исходя из него оптимальную цену за номер.

   Туристско-гостиничный  комплекс «Альфа» пользуется комплексной автоматизацией гостиницы предоставляемой компанией «ИСТ КОНСЕПТ».

   Компания  «ИСТ КОНСЕПТ» является фирмой-разработчиком  программного обеспечения для гостиниц, ресторанов, кафе и магазинов, а также  представляет широкий спектр товаров  и услуг в сфере высоких  информационных технологий.

   Компания  «ИСТ КОНСЕПТ» предоставляет услуги в сфере гостиничного и ресторанного консалтинга:

Автоматизация гостиницы

Автоматизация гостиницы: Система управления Гостиницей

Стандартный пакет системы Intellect Style - «Русский Отель»

PMS «Intellect Style» - «Русский Отель» - предназначена  для автоматизации гостиницы,  мини-отеля, сети отелей, санатория  и пансионата. Гибкость настроек  позволяет построить систему  автоматизации гостиницы или  отеля в соответствии с нуждами  конкретного объекта внедрения,  его размерами и требованиями.

     Программный комплекс «Intellect Style»-«Русский Отель», впитал в себя весь многолетний (с 1990 года) опыт работы фирмы на Российском рынке, все "know how" реализованные  в предыдущей разработке программного обеспечение для отеля, совершенно новые идеи, а также последние  мировые достижения в области  Интернет и компьютерных технологий.

     Стандартный пакет системы автоматизации  гостиницы «Intellect Style» - «Русский Отель» представляет собой полный набор  основных модулей, необходимых для  автоматизации управления гостиницей, и включает в себя: «Модуль ведения  договоров»

«Модуль резервирования»

«Модуль бронирования»

«Модуль Интернет-бронирования»

«Модуль оперативной работы с гостем»

«Модуль расчета с гостем»

«Модуль работы с тарифами»

«Модуль работы с путевками»

«Модуль учёта и распределения ресурсов»

«Модуль работы с архивом и постоянными  клиентами»

«Модуль управления номерным фондом»

«Модуль работы этажной службы»

«Модуль работы горничных и распределения  уборок»

«Модуль анализа загрузки номерного фонда»

«Модуль диспетчера номерного фонда»

«Модуль администрирования»

«Модуль проходная»

«Модуль пункт проката»

«Модуль работы по технологии внутреннего кредита(депозита)»

«Систему  расчетов за телефонные переговоры и  обработки гостиничных команд", («Intellect Style» - «Тарификатор»)

«Систему  расчетов за пользование интернетом»

«Систему  формирования сводок и отчетов"  

Кроме этого программное обеспечение  гостиницы «Intellect Style»Системы Front Office:

"Система  Ресторан" - система автоматизации  управления рестораном, кафе, баром

"Система  Интернет-бронирования Турлинк" - "Tourlink.ru"

"Система  Тарификации телефонных переговоров"  –«Intellect Style» -"Тарификатор"

"Универсальная  Система наличных и безналичных  расчетов с клиентами" –«Intellect Style» - "Универсальная касса"

"Система  Магазин" –«Intellect Style» "Маркет - автоматизация магазина"

Системы Back Office:

"Управленческий  учет" - на базе международной  системы отчетности "Uniform»

"Система  складского учета" 

"Комплексный  бухгалтерский учет"

   Тесное  интеграция всех систем входящих в PMS "Intellect Style" позволяет организовать единое информационное пространство, в котором  данные вводятся один раз и передаются из одной системы в другую в  режиме on-line.

   Система автоматизации гостиницы «Intellect Style» - «Русский Отель» максимально  просто работает как с корпоративными клиентами, так и с частными лицами, имеет удобный интерфейс как  для работы больших гостиниц, так  и для маленьких частных отелей и позволяет:

• вести договора и оформлять заявки;
• эффективно работать как с большими, так и с малыми группами туристов;
• проводить индивидуальное и групповое резервирование и бронирование номеров;
• быстро осуществлять регистрацию гостей, размещение и выписку гостей;
• удобно и быстро вести оперативную работу с гостем - переселение, сокращение и продление сроков проживания и т.п.
• хранить имена гостей и названия организаций-клиентов, когда-либо проживавших в гостинице;
• гибко работать с тарифами и ценообразованием;
• проводить расчет с гостем за проживание и весь спектр предоставленных услуг, на основе единого счета;
• осуществлять работу по технологии "внутреннего кредита";
• осуществлять паспортный контроль;
• быстро и удобно работать с номерным фондом, получая текущую и перспективную загрузку гостиницы в любой момент времени;
• получать информацию о наличии комнат, времени и количестве ожидаемых приездов и отъездов,
• осуществлять контроль и распределение номерного фонда;
• управлять работой горничных.

   Система автоматизации гостиниц «Intellect Style» - «Русский Отель» имеет мощный аналитический  блок, позволяющий получить любую  отчетность и статистику за любой  период времени. В системе «Intellect Style» - «Русский Отель» существует возможность  взаимодействия с системами третьих  фирм. В «Intellect Style» - «Русский Отель» стекается информация из таких систем как - "Телефония", "Система Платного телевидения", "Электронно-замковой системы", "Банковские системы", "Интернет" и т.д.

   Современный отель – сложное комплексное  предприятие. Для эффективного управления необходима программа для гостиницы. Программа для гостиницы учитывает  все нюансы индустрии гостеприимства. С помощью программы для гостиницы  можно полностью исключить неразбериху, связанную с заселением не в тот  номер. Современная программа для  гостиницы является незаменимым  помощником. Программа для гостиницы  помогает формировать ценовую политику, оптимизировать расходы, эффективно взаимодействовать  с контрагентами, не упустить из вида ни малейшей детали. Автоматизация  предприятия индустрии гостеприимства делает отдых в отеле максимально  приятным и комфортным.

 

 

2. Организация финансового менеджмента на предприятии

   Главной целью финансового менеджмента  в гостиницы является получение  прибыли. Задачи финансового менеджмента:

 

 1. Формирование  финансовых ресурсов.

2. Финансовое  планирование.

3. Осуществление  финансового учета, контроля и  анализа.

 

  Финансовый менеджер - это специалист в области управления финансовыми ресурсами, имеющий  специальное образование и выполняющий  определенные функциональные обязанности. Главной функцией его является создание условий для использования финансового  капитала в интересах фирмы.

     Решением  экономических вопросов занимается административная служба. Данная служба включает в себя секретариат, расчетную  часть, отдел кадров. Расчетная часть  отеля, или бухгалтерия, решает все  финансовые вопросы. В своем составе  данное подразделение имеет главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера. В расчетной части существует специализация бухгалтеров по выполнению определенных операций. Так один бухгалтер  обрабатывает платежные документы, поступающие из службы приема и размещения и связанные с приемом оплаты за проживание и дополнительные платные  услуги. Другой бухгалтер ведет всю  финансовую документацию, поступающую  из службы организации питания. Третий занимается расчетами, связанными с  начислением заработной платы сотрудникам  отеля. В этом подразделении также  работает  кассир. К финансовой службе отеля относится отдел снабжения. Секретариат занимается вопросами документационного и информационного обеспечения деятельности гостиничного комплекса.

     Коммерческая  служба занимается вопросами оперативного и стратегического планирования. Анализирует результаты хозяйственной  и финансовой деятельности.

      Коммерческая  служба возглавляется коммерческим директором, который осуществляет контроль за работой этого подразделения  и за организацией банкетного обслуживания. Представители коммерческого отдела (отдела маркетинга) занимаются во многом тем, что налаживают контакты с организаторами конгрессных мероприятий, ведут  переговоры на перспективное использование  номерного фонда гостиницы, обсуждают  вопросы использования помещений  под собрания, совещания, выясняют потребности  определенных групп клиентов, поддерживая  контакты с соответствующими подразделениями  обслуживания.

     Отдел продаж занимается  закупкой нужных товаров требуемого качества по разумной цене в нужное время. При этом должен выдерживаться оптимальный размер запасов в гостинице, поскольку хранение стоит денег, к тому же многие закупленные товары при чрезмерно длительном хранении могут испортиться.

       Приобретаемые для нужд гостиницы товары делятся  на следующие основные группы:

• продукты (свежие, мороженные, консервированные, сушеные);

напитки;

• оборудование и мебель (по мере износа и выхода из строя), посуда, белье;
• расходные материалы (в основном используемые при уборке номеров и общественных помещений).

   При выборе поставщиков менеджеры отдела закупок должны учитывать следующие факторы:

• репутацию поставщика;
• цены товара и его качество;

       объем партии (для небольших отелей даже минимальный объем партии может оказаться чрезмерным);

• условия оплаты;
• сервисное обслуживание приобретенного товара (для оборудования);
• стоимость доставки, расстояние до поставщика.

     В гостинице «Альфа» наценка на алкогольную продукцию составляет 200%, а на продукты питания 145%.

     К законодательным основам, регулирующим деятельность гостиничного хозяйства  в России, относятся:

     1. Постановление Правительства РФ  от 25 апреля 1997 г. № 490 «Об утверждении  Правил предоставления гостиничных  услуг в Российской Федерации» (с изм. и доп. от 2 октября  1999 г., 15 сентября 2000 г.).