Инвентаризация как метод бухгалтерского учета

Классификация по прерывности проведения:

• Текущие (постоянные) инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных видов продукции их фактическому расходу.
• Перманентная (непрерывная) инвентаризация состоит в том, что постоянно действующая инвентаризационная комиссия подвергает проверке в натуре отдельные виды материальных ценностей, в то время когда их остаток является минимальным. Такая организация инвентаризации существенно снижает трудоемкость ее проведения и позволяет более оперативно выявлять естественную убыль и потери отдельных видов материальных ценностей. Ведь нередко в практике возникают такие ситуации, когда в натуре материальных ценностей уже нет, а по учету значится их остаток, представляющий собой естественную убыль или недостачу этих ценностей. В условиях бухгалтерского учета на ЭВМ организация перманентной инвентаризации позволяет повысить точность учетно-экономической информации.

      1.4 Сроки проведения инвентаризаций

      Количество  инвентаризаций в отчётном  году,  порядок  и  сроки  их

проведения, перечень имущества и обязательств,  проверяемых  при  каждой  из них,  устанавливаются  самим  предприятием.   Периодичность   инвентаризаций предусмотрена Законом РК «О  бухгалтерском  учете  и финансовой отчетности», например:

• денежных средств, денежных  документов,  ценностей  и  бланков  строгой отчетности, нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;
• расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;
• расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;
• готовой продукции на складах, сырья и  прочих  материальных  ценностей, незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки – не менее одного раза в год перед составлением годового отчета  и  баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
• основных средств - не менее одного раза в два-три года.

      Кроме  того предусматривается  ряд  случаев,   когда

проведение  инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества предприятия в аренду;
• при  выкупе,  продаже,  а  также  преобразовании  государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,  кроме  имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
• при смене материально ответственных лиц;
• при установлении фактов  хищений,  злоупотреблений,  краж,  ограблений, порчи ценностей -  немедленно при установлении таких фактов;
• после пожара или стихийных бедствий - немедленно по их окончании;
• при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей;
• закон о банкротстве предприятий также  предполагает  необходимость проведения  инвентаризации  имущества  предприятия-должника  при проведении конкурсного производства.

      1.5 Инвентаризационные комиссии

      Организацию,  проведение  и  контроль  за  проведением   инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. Кроме  того,   в межинвентаризационный   период   проверки   и   выборочные    инвентаризации осуществляются  работниками  инвентаризационных  групп,  состоящих  в  штате предприятия.  Персональный  состав  инвентаризационных  комиссий   и   групп утверждается приказом руководителя предприятия.

      В состав постоянно действующей комиссии входят:

• руководитель  предприятия  или  его  заместитель  (председатель

комиссии);

• главные бухгалтера;
• начальники структурных подразделений (служб);
• представители общественности.

Постоянно действующие комиссии выполняют  следующие функции:

• заслушивают на своих заседаниях руководителей  структурных подразделений по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;
• организуют проведение инвентаризаций  и  осуществляют  инструктаж  членов рабочих инвентаризационных комиссий;
• производят контрольно-проверочные и выборочные инвентаризации;
• рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу, порчу ценностей  или  другие  нарушения,   и   дают   предложения   о   порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

      Для непосредственного проведения  инвентаризаций  (при  большом  объеме работ для  одновременного проведения инвентаризации  имущества и финансовых обязательств)  постоянные  комиссии   создают   рабочие   инвентаризационные комиссии, в состав которых входят:

• представитель руководителя предприятия (председатель комиссии);
• специалисты  (товаровед,  технолог,  экономист,   юрист,   работник

бухгалтерской службы).

      В некоторых случаях  (например,  после  краж  и  ограблений)  в  состав комиссий   включают    представителей:    управления    торговли    местных исполнительных  и  распорядительных  органов;  службы  внутреннего   аудита организации; независимых аудиторских организаций.

      Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении  инвентаризации служит    основанием    для     признания     результатов     инвентаризации недействительными.

      Члены  инвентаризационных  комиссий  за  внесение  в   описи   заведомо неправильных  данных  с  целью  сокрытия  недостач,  растрат  или   излишков подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

      1.6 Составление плана и графиков инвентаризаций

      План  инвентаризаций составляется главным  бухгалтером по согласованию  с  руководителем предприятия. Проведение инвентаризаций планируется  на  год  с разбивкой по месяцам, ежемесячно план работы уточняется и при  необходимости  корректируется. При  этом  важное  значение  имеет  правильное  установление очерёдности инвентаризаций: в первую очередь -  у  лиц,  вновь  принятых  на материально ответственную работу, а также у  недостаточно  квалифицированных работников.  При  определении  очерёдности   инвентаризаций   принимают   во внимание     факты     неритмичного     выполнения     плановых     заданий, неудовлетворительное   качество   выпускаемой   продукции,   наличие   жалоб покупателей на обсчёт и другие нарушения. 

      1.7 Подготовительные мероприятия

      Основанием  проведения инвентаризации  является  приказ  (распоряжение), который вручается  членам инвентаризационных комиссий. В приказе  указывается состав  инвентаризационной  комиссии,  конкретные  объекты   инвентаризации, сроки  начала  завершения   работ,   сдачи материалов   инвентаризации   в бухгалтерию.

      Прежде  чем  приступить  к  проверке  фактического  наличия  товарно-материальных ценностей,  инвентаризационная группа обязана:

• получить от материально ответственных лиц расписку в том,  что у них нет не оприходованных и  не  списанных  в  расход  ценностей,  а  также последние товарно-денежные отчёты и расписку  о  их  сдаче,  тщательно проверить их и проставить даты и подписи председателя;
• получить  от  кассира   и  проверить  последний  кассовый   отчёт   с  выведенными в нём остатками денег в кассе;
• снять остаток  наличия  денежных  средств  в  кассе,  записать  его  в

инвентаризационную  опись;

• опломбировать места хранения  ценностей,  имеющие  отдельные  входы  и выходы;
• проверить исправность всех весоизмерительных приборов;
• материальные  ценности  рассортировать  и  уложить  по  наименованиям, артикулам, ценам сортам, размерам в определённом порядке, удобном  для пересчёта, перемеривания и перевешивания;
• в местах хранения вывесить ярлыки с указанием  количества,  массы  или меры проверяемых ценностей.

      1.8 Инвентаризационные описи

      Наименования   инвентаризуемых   объектов,   их   количество   и   цена показываются в инвентаризационных описях или актах  (не  менее  чем  в  двух экземплярах,   подписанных   всеми   членами    комиссии    и    материально ответственными лицами) по номенклатуре и в единицах  измерения,  принятых  в учете. Материально ответственные лица подтверждают на каждой  описи,  что  у них нет претензий к комиссии и  что  проверенные  ценности  приняты  ими  на хранение.

      В случае обнаружения порчи, боя и  лома  товарно-материальных  ценностей  инвентаризационная комиссия составляет акт, в  котором  указывают  характер, степень, причины порчи и   лиц,  в  ней  виновных,  и  вместе  с  письменным объяснением материально ответственных лиц передают на рассмотрение.

      Оформленные  инвентаризационные  описи  сдают  в  бухгалтерию,  где  их проверяют  и сравнивают фактическое наличие  средств с данными  бухгалтерского учета. Результаты сравнения  записывают  в  сличительную  ведомость.  В  ней указывают фактическое наличие  средств  по  данным  инвентаризации,  наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача.

      1.9 Проверка фактических остатков

      Проверка фактических остатков  производится  при  обязательном  участии материально  ответственных  лиц.  Наличие   ценностей   при   инвентаризации определяется   путем   обязательного    пересчета,    взвешивания,    обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества.

      Количество  материалов и товаров, хранящихся в  неповрежденной  упаковке поставщика, определяется на основании документов при  обязательной  проверке в натуре их части.  Определение веса  (или объема)  навалочных  материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.  При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один  из  членов  инвентаризационной   комиссии   и   материально-ответственное лицо. По окончании перевески данные этих ведомостей сличают  и выверенный итог вносят в опись.

      Комиссия  также  должна   проверить   весоизмерительное   оборудование. Инвентаризация расчётов проводится путём сопоставления  выписок  из  лицевых счетов с бухгалтерскими записями по счетам. Кроме  того,  комиссия  высылает дебиторам  или  кредиторам  выписки  из  счетов  и  просит   подтвердить   в кратчайшие сроки.

      По  окончании  инвентаризации  могут  проводиться  контрольные  проверки правильности  ее  проведения.  Их  следует  проводить  с   участием   членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц  обязательно  до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

      Результаты  контрольных   проверок   оформляются   актом,   где   отмечаются фактические  суммы  инвентаризации  и  контрольной  проверки  и  фиксируются расхождения.

      1.10 Заключительные мероприятия

      По  завершении инвентаризации в книге контроля за выполнением приказов о проведении  инвентаризации  делаются   итоговые   записи:   дата   окончания инвентаризации  по  приказу  и  фактически,  суммы   недостач   и   излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия  мер по недостачам – их погашение  либо  передачи  дела  в  следственные  органы, отметка о погашении недостач, оприходовании излишков.

      После подведения итогов инвентаризации составляется  сводная  ведомость ее результатов, в которой указываются:  наименования  и  номера  счетов,  по которым выявлены недостачи и излишки, их  суммы,  суммы  установленных  норм имущества, после чего определяются направления списания недостач и потерь.