Организация бухгалтерской службы на предприятии

•  Составление  всех видов периодической отчетности  с защитой ее в соответствующих  инстанциях;
• Исполнение смет расходов, составление отчетных калькуляций и бухгалтерской отчетности;
• Организация расчетов по зарплате и другим моментам с сотрудниками предприятия;
• Обеспечение документального отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств, начислением и перечислением налогов и других платежей; Осуществление контроля над своевременным проведением инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей и расчетов;
• Принятие мер к предупреждению недостач, растрат и других нарушений и злоупотреблений;
• Применение в утвержденных в установленном порядке типовых унифицированных и (и собственных) форм первичной учетной документации, строгое соблюдение порядка оформления этой документации;
• Осуществление мероприятий по повышению уровня автоматизации учетно-вычислительных работ;
• Обеспечение соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, расходования полученных в учреждениях банков средств по назначению;
• Обеспечение хранения бухгалтерских документов и бухгалтерского актива;
• Осуществление контроля за своевременным оформлением приема и расхода наличных денежных средств, ТМЦ, правильным расходованием фондов заработной платы, исчислением и выдачей всех видов поощрений, соблюдением штатной дисциплины, должностных окладов, смет расходов.

   Решение других вопросов по указанию руководителя и запросам структурных подразделений, связанных с основными функциями учета:

   а) разработка проектов сводных годовых  финансовых планов расходов и платежей в бюджет по предприятию, сводных  смет расходов по содержанию организации, а также проекты финансовых планов производственной деятельности структурных  подразделений;

   б) разработка нормативов и лимитов по отдельным моментам хозяйственной деятельности с соответствующими растратами и обоснованиями к ним. Согласование их в соответствующих службах предприятия, участие в разработке предложений по социальной защите работников предприятия.

   Конкретными формами реализации задач бухгалтерской  службы является разработка учетной  политики, элементами которой являются:

• Финансовая политика;
• Кредитная политика;
• Политика управления денежными потоками;
• Амортизационная политика;
• Дивидендная политика;
• Политика формирования доходов и расходов;
• Налоговая политика.

   Деятельность  бухгалтерской службы организации  осуществляется на основании самых  разнообразных документов:

1. организационных,
2. распорядительных,
3. платежных,
4. учетных.

   Так, в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, поэтому постановка бухгалтерского дела в узком смысле сводится к разработке правил оформления, приема, выдачи и хранения учетной документации на основании организационных и распорядительных документов и составлению ряда дополнительных, корректировке специализированных документов – регистров бухгалтерского и налогового учета и документов внутренней отчетности.

   Таким образом, организация бухгалтерского дела предполагает:

• Разработку организационно-распорядительных документов (положения о бухгалтерии, должностных инструкций работников бухгалтерии, штатного расписания);
• Составление графика документооборота организации;
• Создание номенклатуры дел и организацию хранения документов;
• Формирование кадровой политики бухгалтерии (порядка аттестации бухгалтеров, системы подбора персонала и повышения его квалификации);
• Создание технологии обработки получаемой информации (переменяемая форма ведение учетного процесса).

   Основополагающие  признаки, характеризующие статус главного бухгалтера организации, определены ст.7 Федерального закона «О бухгалтерском  учете». Однако в соответствии с  данным Законом и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 27 августа 1998 г. № 34н, установлено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при совершении фактов хозяйственной деятельности несет руководитель организации.

   Руководители  организации в зависимости от объема работы могут:

   а) учредить бухгалтерскую службу как  структурное подразделение, возглавляемое  главным бухгалтером;

   б) ввести в штат должность бухгалтера;

   в) передать на договорных началах ведение  бухгалтерского учета централизованной организации или бухгалтеру-специалисту;

   г) вести бухгалтерский учет лично.

   На  практике руководитель редко ведет  бухгалтерский учет лично. В этом случае он должен создать необходимые условия для его правильного ведения.

   Главный бухгалтер назначается на должность  и освобождается от должности  руководителем организации.

   По  российскому законодательству главный  бухгалтер:

   1)      отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление достоверной бухгалтерской отчетности;

   2)      обеспечивает контроль за движением  имущества и выполнением обязательств  организации, соответствие законодательству  осуществляемых фактов хозяйственной деятельности;

   3)      дает всем работникам организации  обязательные для выполнения  указания по документальному  оформлению фактов хозяйственной  деятельности и представлению  для учета необходимых документов, отчетов, иных сведений.

   За  невыполнение или недобросовестное выполнение своих обязанностей главный бухгалтер несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

   При вступлении в должность главному бухгалтеру в первую очередь необходимо ознакомиться с положением о бухгалтерии, а пре его отсутствии – создать данный документ. В нем должны быть отражены цели, задачи и функции бухгалтерии, взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации, а также организация учетного процесса.

   Положение о бухгалтерии составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Приступающий к работе главный бухгалтер знакомится с ним под расписку или вносит дополнения и изменения, которые утверждаются руководителем организации.

   Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения их полномочий, определения прав и обязанностей. Закрепление за работником участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или сокрытия отдельных фактов хозяйственной деятельности.

   Основные  должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации работников должны соответствовать тарифно-квалификационным характеристикам, предусмотренным Постановлением Минтруда России № 32 от 6 июня 1996 года.

   В инструкции указывается перечень документов, получаемых работником для обработки, дальнейшей передачи, и наличие права подписывания. Структура инструкции соответствует положению о бухгалтерии и отражает следующие раздела:

1. «Общие положения»;
2. «Функции работника»,
3. «Права и обязанности»;
4. «Взаимодействия с другими работниками бухгалтерии и организации»;
5. «Организация работы»;
6. «Правила оценка результатов работ».

   Должностные инструкции составляются главным бухгалтером  и утверждаются руководителем организации. После ознакомления с инструкцией  работник ставит отметку «ознакомлен», дату и подпись. Рекомендуется текст инструкции выдать бухгалтеру, что также фиксируется надписью «инструкция получена на руки», затем ставится дата и подпись.

   Принятый  на  работу новый главный бухгалтер  имеет право изменить должностные инструкции в соответствии со своими требованиями. После этого они утверждаются руководителем организации и доводится до сведения работников бухгалтерии. В штатном расписании должны быть указаны общее количество работников бухгалтерии, наименование должностей, основные обязанности работников, система оплаты труда и размер заработной платы. Главный  бухгалтер должен обоснованно определить количество работников бухгалтерии и степень их квалификации. В дальнейшем проводится аттестация работников бухгалтерии, по результатом которой работник может быть уволен, переведен на другую должность. Кроме этого, необходимо решить вопросы взаимозаменяемости сотрудников в случает болезни, отпусков.

       Требуемое количество бухгалтеров  определяется в  зависимости  от объемов обрабатываемой информации по каждому из объектов учета. Расчеты количества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых норм времени и норм обслуживания на работы по бухгалтерскому учету. В соответствии с расчетным количество работников бухгалтерии и формируется ее организационная структура. Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета.

        Для большинства учетных систем  в мировой практике характерно наличие двух бухгалтерий: финансовой (общей) и управленческой (аналитической, промышленной). Финансовой бухгалтерией решаются проблемы взаимоотношений фирмы с государством, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и другими контрагентами. Организация финансовой бухгалтерии, соответствующая национальной учетной системе, в той или иной степени регламентируется государством, а во многих случаях и группой государств в лице межправительственных организаций. Работники финансовой бухгалтерии занимаются определением финансового и имущественного положения фирмы, оценкой статей актива и пассива баланса, размеров прибыли, направлениями ее использования. Финансовая бухгалтерия представляет информацию для опубликования в открытой печати.

         Управленческая бухгалтерия направлена на решение внутренних проблем, связанных с повышением эффективности работы в разрезе центров ответственности, сегментов деятельности. В управленческой бухгалтерии организует синтетический и аналитический учет движения материальных активов, готовой продукции, расчетов с рабочими и служащими. Деятельность управленческой бухгалтерии не регламентируется государством. Основная ее цель заключается в представлении информации и ее анализе по центрам ответственности, прибыльности сегментов деятельности, обеспечение учета доходов (маржи) и расходов.

•       Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

   Основные  функции бухгалтерской службы:

1. Своевременная подготовка учётной политики организации и представление её для утверждения руководителем организации или лицом, ответственным за организацию и состояние бухгалтерского учёта;
2. Прием, проверка и принятие к бухгалтерскому учёту первичных учётных документов;
3. Ведение бухгалтерского учёта имущества, обязательств и хозяйственных операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения на счетах бухгалтерского учёта в соответствующих регистрах синтетического и аналитического учёта, в том числе:

• основных  средств, их амортизации, затрат на ремонт, операций по выбытию, арендных операций;
• нематериальных активов, их амортизации, списания и предоставление прав на их использование;
• капитальных вложений;