Подготовительные работы при составлении годовой финансовой отчётности

     Перед началом инвентаризации осуществляют подготовительные мероприятия: материальные ценности рассортировываются и укладываются по наименованиям, сортам размерам; в местах хранения вывешиваются ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей. Все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц необходимо получить расписку об отсутствии неоприходованных и не списанных в расход ценностей. [5, 138]

     Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложения к отчетам и указывает "До инвентаризации на (дата)". Такая запись служит основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учтенным данным.

     Наличие средств в натуре проверяют при  обязательном участии материально ответственных лиц. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение.

     На  каждой странице описи прописью указывается  число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных измерителях (вне  зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности – штуках, метрах, килограммах и т.д.). Незаполненные строки на последней странице прочеркиваются. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

     Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки и недостачи, а стальные показывают в ведомости общей суммой. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

     Инвентаризационная  комиссия обязана выявить причины  недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы и решения  комиссии оформляют протоколом, утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражают в учете.

      Согласно  статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете», в ходе инвентаризации необходимо проверить  и документально подтвердить  наличие, состояние и оценку имущества  и обязательств. Чтобы выполнить данное требование закона, необходимо провести:

      – инвентаризацию основных средств: проверяя наличие основных средств, комиссия должна осмотреть объекты и занести в описи их назначение, инвентарные номера и основные технические характеристики;

      – инвентаризацию товарно-материальных ценностей; товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных.

      Комиссия  в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально-ответственных лиц должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся на предприятии материальные ценности. [12, 63]

      – инвентаризацию незавершенного производства;

      – инвентаризацию денежных средств, финансовых вложений и расчетов; Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Комиссия должна проверить сохранность: наличных денег, ценных бумаг, денежных документов (билетов, путевок и проч.).

      Наличие в кассе бланков ценных бумаг  и документов строгой отчетности нужно проверять по видам бланков

      – инвентаризацию резервов предстоящих расходов и платежей. При инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей комиссия должна проверить правильность и обоснованность созданных в организации резервов:

      - на предстоящую оплату отпусков  работникам;

      - на выплату ежегодного вознаграждения  за выслугу лет;

      - на выплату вознаграждений по  итогам работы организации за  год;

      - расходов на ремонт основных  средств;

      - производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства;

      - предстоящих затрат по ремонту  предметов проката и др.

      Проводя инвентаризацию, комиссия должна проверить, правильно ли были рассчитаны суммы  резервов и обоснованно ли переносятся  остатки на начало следующего отчетного года.

      Все организации должны применять формы  первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, утвержденные Постановлением Госкомстата  России от 18 августа 1998 г. N 88.

      В том случае, если комиссия обнаружила расхождения между фактическими остатками материальных ценностей, выявленными при проверке, и остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета, должна быть составлена сличительная ведомость. Составляя такую ведомость, необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей.

      Однако, проведение инвентаризации, не достаточно для того, чтобы приступить к составлению  годового отчета.

      В конце отчётного периода по всем счетам главной книги подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты. При этом по большинству счетов выводится конечное сальдо. Так как счета 25 «Общехозяйственные расходы», 26 «Общепроизводственные расходы», 28 «Брак в производстве», 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» ежемесячно закрываются, то их обороты по дебету и кредиту равны, а сальдо на конец отчётного периода отсутствует.

      Также следует провести реформацию баланса, то есть обнулить счета 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы" и 99 "Прибыли и убытки".

      В течение года каждый месяц, сопоставляя  обороты по счету 90, бухгалтер определяет финансовый результат от обычных видов деятельности.

      В конце года все субсчета, открытые к счету 90, нужно закрыть внутренними  записями на субсчет "Прибыль/убыток от продаж". В результате на 1 января нового года по всем субсчетам счета 90 "Продажи" будет нулевой остаток.

      Аналогично  необходимо закрыть счет 91 "Прочие доходы и расходы". На этом счете  в течение года собираются операционные и внереализационные доходы и  расходы. При этом каждый месяц бухгалтер, сопоставляя обороты по этому счету, списывает финансовый результат от данных операций на счет 99.

      Дебет 91 субсчет "Сальдо прочих доходов  и расходов" Кредит 99 - отражена прибыль  за отчетный месяц.

      Дебет 99 Кредит 91 субсчет "Сальдо прочих доходов  и расходов" - отражен убыток за отчетный месяц.

      В конце года счет 91 следует закрыть  внутренними проводками на субсчет "Сальдо прочих доходов и расходов".

      После этого нужно закрыть счет 99 "Прибыли  и убытки". Сальдо счета 99 равно  чистой прибыли (или убытку) текущего года.

      Это сальдо переносится на счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)".

      После проведения инвентаризации и закрытия счетов, не имеющих остатков на конец  отчетного периода (это счета 23, 25, 44 и т.п.), следует сделать исправительные или дополнительные записи (если это необходимо). И только после этого можно приступать к составлению годового бухгалтерского отчета и заполнению форм отчетности (перед этим следует провести необходимые расчеты и заполнить документы, содержащие справочную информацию). [26, 57]

     Выявленные  при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета  регулируют в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем  порядке:

     – основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию по дебету соответствующих счетов (01, 11, 12 и др.) с отнесением его на финансовые результаты (счет 80) у организаций или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

     – все недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, независимо от причин возникновения, списывают с кредита соответствующих счетов (01, 11, 12 и др.) в дебет счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

     Недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном  законодательством порядке, списываются  с кредита счета 84 "Недостачи  и потери от порчи ценностей" на издержки производства и обращения у организаций или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетных организаций. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыли рассматривается как недостача сверх норм.

     Недостачи материальных ценностей, денежных средств  и другого имущества, порчу сверх  норм естественной убыли, а также  превышение стоимости недостающих  ценностей над оказавшимися в  излишке, возникающее при пересортице, относят на виновных лиц и оформляют бухгалтерской записью: дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 3 "Расчеты по возмещению материального ущерба"; кредит счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

     В тех случаях, когда виновники  не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списывают на издержки производства и обращения у организации или уменьшения финансирования у бюджетной организации.

     Вскрытые  инвентаризацией недостачи в  кассе предъявляются взиманию с  кассира. При этом составляются две бухгалтерские проводки:

1. дебет счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

      кредит  счета 50 "Касса";

2. дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 3 "Расчеты по возмещению материального ущерба";

      кредит  счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

     Весь  вышеизложенный общий порядок инвентаризации можно представить схематически (Рис. 1)