Сущность и содержание бухучета

     Сверх установленного лимита деньги могут  находиться в кассе в течение трех дней в дни выдачи заработной платы, пенсий, стипендий, пособий, включая день их получения в кредитном учреждении. В отдельных случаях срок хранения может составлять 5 дней (в таком случае сельскохозяйственная организация должна привести веские обоснования обслуживающему банку).

     Не  полученную работниками заработную плату организации обязаны хранить  в течение 3 лет и выдавать ее по первому требованию работника. При  сдаче депонированной заработной платы  на расчетный счет в назначении платежа  указывается «Депонированная заработная плата». Это обязывает банковское учреждение учитывать данные средства отдельно. Выдача депонированных сумм нескольким лицам может оформляться по платежной ведомости. Разовые выдачи денег производятся по расходным кассовым ордерам.

     Организации, имеющие постоянную выручку, поступающую  в кассу от продажи продукции (работ, услуг), по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать  ее на цели, предусмотренные действующим  законодательством (на оплату труда, социально - трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения).

     Кассовые  операции оформляются унифицированными формами первичной документации по учету кассовых операций и по учету результатов инвентаризации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88: приходный кассовый ордер (ф. № КО-1), расходный кассовый ордер (ф. № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3), кассовая книга (ф. № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5).

     Прием наличных денег в кассу оформляют  приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером и кассиром. При приеме денег от отдельных  лиц им выдают квитанцию к приходному ордеру с подписями ответственного работника бухгалтерии и кассира.

     Выдача  наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или  другим надлежащим образом оформленным  документам. При этом на них ставится специальный штамп с реквизитами  расходного кассового ордера. Документы  на выдачу денег выписывает бухгалтерия, и они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. Не требуется разрешительной надписи руководителя организации в расходном кассовом ордере в случае ее наличия на прилагаемых документах (заявлении, счете и др.) к расходным кассовым ордерам.

     При выдаче денег отдельным лицам  по расходным кассовым ордерам кассир требует документы, удостоверяющие личность. При этом в расходном  ордере отмечаются номер и прочие данные документа с обязательной распиской в получении суммы. Все кассовые ордера после их исполнения погашают штампом «Получено» или «Погашено» с указанием даты.

     Выдача  заработной платы производится по платежной  ведомости без оформления на каждого  получателя расходного кассового ордера. По истечении установленного срока для выдачи заработной платы и прочих выплат кассир должен в конце платежной ведомости указать сумму выплаченных и депонированных выплат, произвести сверку с общим итогом, подписать и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. На ведомости ставятся штамп «Расходный кассовый ордер», его номер и дата. На депонированные суммы, сданные в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер. Расходные ордера на выданные по платежной ведомости суммы оплаты труда регистрируют в журнале регистрации после выдачи денег.

     Сдача наличных денег в банк для зачисления на расчетный счет оформляется объявлением  на взнос наличных денег (ф. № 0402001). На принятую сумму выдается квитанция, которая является оправдательным документом. Для получения денег с расчетных счетов в банках выдается чековая книжка по специальному заявлению. При заполнении чека на оборотной стороне указывается целевое назначение получаемых денежных средств. Чек заполняется в организации, как правило, на имя кассира, и никакие исправления в нем не допускаются. Чек остается в банке, а у организации - корешок чека в чековой книжке с указанием полученной суммы. Факт получения денежных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером в установленном порядке.

     Приходные, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны заполняться бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на пишущей машине или принтере. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются, включая оговоренные. В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся только в день их составления.

     При получении приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной подписи руководителя организации или лиц, на это уполномоченных;
• правильность оформления документов;
• наличие перечисленных в документах приложений.

     В случае несоблюдения этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию  для надлежащего оформления. Кассир подписывает приходные, расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы после получения (выдачи) по ним денег, а на приложенных к ним документах проставляет штамп или надпись «Оплачено» с указанием даты.

     Организации выдают наличные деньги под отчет  на хозяйственно - операционные расходы, а также на расходы отдельных подразделений, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе. Размеры сумм и сроки определяются приказом (распоряжением) руководителя.

     Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     Журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (ф. №КО-3) применяется  для регистрации бухгалтерией приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов - платежных (расчетно - платежных) ведомостей, заявлений  на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно - платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

     Кассовая  книга (ф. № КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Все поступления и выдачи денежных средств записывают в кассовую книгу. Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной или сургучной печатью на последней странице, где делается запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _ листов». Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

     Каждый  лист кассовой книги состоит из 2 равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

     Записи  кассовых операций начинаются после  строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая  отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

     В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги и выводит  остаток в кассе на следующий  день. Второй экземпляр (отрывной лист) в качестве отчета кассир передает в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Кассовая книга является одновременно регистром аналитического учета.

     При организации бухгалтерского учета  по автоматизированной форме (компьютерные учетные технологии) кассовую книгу можно вести в электронном виде. Особенности ее ведения регламентированы Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

     Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5) применяется  для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.

     Синтетический учет наличия и движения денежных средств в кассе организации ведется на активном счете 50 «Касса». Сальдо показывает наличие в кассе остатка свободных денежных средств. По дебету отражается поступление наличных денег и денежных документов в кассу, по кредиту - выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. Основанием для внесения записей являются проверенные отчеты кассира с приложенными первичными кассовыми документами.

     К счету 50 могут быть открыты субсчета:

     50-1 «Касса организации»,

     50-2 «Операционная касса»,

     50-3 «Денежные документы» и др.

     На  субсчете 50-1 учитываются денежные средства в кассе организации. Субсчет 50-2 используется для учета наличия  и движения денежных средств в  операционных кассах, которые расположены  вне помещений кассы организации (магазины, эксплуатационные участки, речные переправы и т.п.). На субсчете 50-3 учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, талоны на нефтепродукты, вексельные марки, оплаченные проездные документы, оплаченные путевки (экскурсионные, туристические, в оздоровительные учреждения и пр.) и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

     На субсчете 50-2 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

     Учет  поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один – два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

     Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале – ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу – ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

     Поступление наличных денег в кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками:

1. Получены наличные деньги со счетов в банках:

     Дебет 50 «Касса»

     Кредит 51 «Расчетный счет»( 52 «Валютный счет»; 55 «Специальные счета в банках»);

     2. Поступления наличных денег от реализация продукции, основных средств, прочих активов:

     Дебет 50 «Касса»

     Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; 76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; 90 «Продажи»; 91 «Прочие доходы и расходы».

     3. Возврат в кассу ранее выданных авансов, излишне выплаченных сумм заработной платы, неизрасходованных подотчетных сумм:

     Дебет 50 «Касса»

     Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ;71 «Расчеты с подотчетными лицами»; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами ».

     Инвентаризация денежных средств в кассе производится согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя в присутствии кассира. При этом наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности проверяются полистно. Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается. При их выявлении они считаются излишками. Выявленные излишки наличных денег приходуют и зачисляют в прочие доходы организации (Д-т 50, К-т 91).