Права и обязанности нотариуса

     Перед почтовым адресом корреспондента указывается  индекс предприятия связи места  назначения.

     Дата  на документе проставляется путем  написания числа и года цифрами, а месяца - прописью или тремя парами арабских цифр. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

     В состав подписи входят: обозначение  должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например «Нотариус (подпись) Н.А. Сергеев».

     При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности  лиц, составивших документ, а распределение  обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

     Приложения  к документу перечисляются после  текста документа с указанием  количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

     Если  документ имеет приложения, упоминаемые  в тексте, то в приложении следует  указать лишь количество листов и  число экземпляров.

     При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса.

     Регистрации подлежат все документы (в том  числе заявления), требующие исполнения нотариальной конторой.

     Не  регистрируются лишь различные печатные издания, рекламные извещения, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и другие подобные им документы, которые с деятельностью нотариуса не связаны.

     При приеме поступающей в нотариальную контору корреспонденции прежде всего отбирается корреспонденция, доставленная не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

     Если  будет обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом сообщается отправителю.

     Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции.

     На  всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется  регистрационный штамп (приложение 1, форма N 5). Проставление даты поступления  документа не является его регистрацией. Подлежащие регистрации документы  регистрируются в день поступления.

     Нерегистрируемые  документы, в том числе и документы, присланные в адрес общественных организаций, и с пометкой «лично», передаются по назначению.

     Документы, подлежащие регистрации, учитываются  в Журнале входящей корреспонденции (приложение 1, форма N 1). На каждом из этих документов, кроме даты поступления, проставляются также номер, под которым он зарегистрирован в журнале, и номер дела (наряда), в которое документ будет формироваться (подшиваться).

     Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на недвижимое имущество, если они поступили по почте, регистрируются в Журнале входящей корреспонденции и принимаются к исполнению.

     Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются, как и вся остальная корреспонденция, в Журнале входящей корреспонденции и после их исполнения подшиваются в дело (наряд), предусмотренный номенклатурой дел нотариальной конторы.

     Нотариус, рассмотревший документ, решает вопрос о порядке и сроках его исполнения (документ принимается к производству, корреспонденту дается ответ по существу и т.д.).

     Документ  считается исполненным тогда, когда  решены все поставленные в нем  вопросы и, если это требуется, дан  ответ корреспонденту.

     На  исполненном документе проставляется  отметка об исполнении и направлении  его в дело (наряд).

     Отметка об исполнении помещается на нижнем поле первого листа документа или за неимением места на обороте первого листа документа и включает краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), а также слова «в дело» и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит исполненный документ.

     Исходящие документы регистрируются в Журнале  исходящей корреспонденции (приложение 1, форма N 2).

     На  исходящем документе проставляется  номер, соответствующий порядковому  номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наряда), в котором будет храниться копия исходящего документа.

     Корреспонденция направляется адресатам по почте  или через рассыльного. В последнем  случае она вручается адресату под  расписку в Разносной книге (приложение 1, форма N 3)⁵. 

     3. Составление номенклатуры и формирование дел (нарядов) 

     Номенклатура  дел (нарядов) составляется на основе примерной  номенклатуры (приложение 1, форма N 6).

     В номенклатуру должны быть включены все  дела (наряды), которые ведутся в  нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

     Номенклатура  утверждается нотариусом. Действующая  номенклатура в конце каждого  года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

     Если  в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел (нарядов), они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера.

     По  окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (нарядов).

     Этот  экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для  дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

     Все имеющиеся в нотариальной конторе  документы после их исполнения группируются в дела (наряды).

     Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного  имущества, по которым приняты эти  меры, а также претензии кредиторов сразу же формируются в отдельные наследственные дела, каждое дело получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируется в Книге учета наследственных дел (приложение 1, форма N 7), и ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру по этой книге.

     В наследственное дело подшиваются все  документы, связанные с оформлением  наследства по указанному заявлению.

     Если  наследственное дело не закончено производством  в текущем году, то оно переходит  в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

     Группировать  в дела (наряды) следует документы  одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются  в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса. 

     Примерная номенклатура дел (нарядов) нотариальной конторы (нотариуса)

     I. Делопроизводство, административно-хозяйственные  вопросы

     I-1. Приказы и указания Министерства  юстиции РФ, министерства (управления) юстиции автономной республики, края, области, разъяснения Федеральной и региональной нотариальных палат по вопросам нотариата.

     I-2. Документы финансовой и хозяйственной  деятельности.

     I-3. Статистические отчеты.

     I-4. Справки и акты о результатах  проверки работы нотариальной  конторы.

     I-5. Протоколы производственных совещаний.

     I-6. Приказы, трудовые договоры и  другие документы по личному  составу.

     I-7. Материалы по обобщению нотариальной  практики.

     I-8. Переписка с учреждениями и  организациями.

     I-9. Заявления физических лиц, не  связанные с совершением нотариальных действий, и ответы на них.

     I-10. Номенклатура дел нотариальной  конторы.

     I-11. Описи документальных материалов, сданных в архив.

     I-12. Журнал регистрации входящей  корреспонденции.

     I-13. Журнал регистрации исходящей  корреспонденции.

     I-14. Книга жалоб и предложений.

     I-15. Журнал учета вызовов нотариуса  на дом. 

     II. Совершение нотариальных действий

     II-1. Договоры о возведении жилых  домов.

     II-2. Договоры об отчуждении недвижимого  имущества и документы, на основании  которых они удостоверены.

     II-3. Договоры о залоге имущества  и документы, на основании которых  они удостоверены.

     II-4. Прочие договоры.

     II-5. Доверенности.

     II-6. Нотариально удостоверенные завещания.

     II-7. Наследственные дела.

     II-8. Свидетельства о праве собственности  на долю в общем имуществе супругов.

     II-9. Свидетельства об удостоверении  фактов нахождения лиц в живых  и в определенном месте, тождественности  гражданина с лицом, изображенным  на фотографической карточке, о  принятии на хранение документов.

     II-10. Документы по удостоверению времени предъявления документов.

     II-11. Документы по передаче заявлений  граждан, учреждений, предприятий  и организаций другим гражданам,  учреждениям, предприятиям и организациям.

     II-12. Документы по совершению депозитных  операций.

     II-13. Копии исполнительных надписей с относящимися к ним документами.

     II-14. Акты о морских протестах.

     II-15. Документы, составленные в связи  с обеспечением доказательств.

     II-16. Переписка с учреждениями и  гражданами по вопросам совершения  нотариальных действий.

     II-17. Личные дела юридических лиц.

     II-18. Постановления об отказе в  совершении нотариальных действий.

     II-19. Постановления о направлении  документов на экспертизу.

     II-20. Реестры для регистрации нотариальных  действий.

     II-21. Реестры для регистрации арестов,  наложенных на недвижимое имущество судебными и следственными органами.

     II-22. Книга учета наследственных дел.

     II-23. Алфавитная книга учета наследственных  дел.

     II-24. Алфавитная книга учета завещаний.

     II-25. Алфавитная книга учета арестов,  наложенных на недвижимое имущество.

     II-26. Книга учета заявлений о принятии  мер к охране наследственного  имущества.

     II-27. Книга учета ценностей при  принятии мер к охране наследственного  имущества⁶. 

     4. Хранение документов 

     Нотариальные  документы - свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность.

     Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

     В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.