Права и обязанности нотариуса

     Справки о совершенных нотариальных действиях  и документы выдаются с соблюдением  требований ст. 5 Основ законодательства РФ о нотариате.

     По  окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного  хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.

     В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверительная надпись по следующей форме: «В деле (наряде) прошито и пронумеровано 5 (пять) листов. Нотариус (подпись), дата».

     Обложки дел (нарядов) оформляются согласно приложению 1 (форма N 8). Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве нотариальной конторы.

     Количество  листов в деле (наряде) указывается  цифрами на основании данных заверительной  надписи.

     На  дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений об их составе и содержании (приложение 1, форма N 9, 10).

     Одновременно  с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению.

     Отбор документов для уничтожения оформляется  актом (приложение 1, форма N 11).

     При отборе документов для уничтожения  следует учитывать сроки хранения документов, руководствуясь при этом Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов учреждений юстиции и судов с указанием срока хранения документов, утвержденным Министерством юстиции СССР 31 января 1980 г. и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 25 апреля 1980 г.

     В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, его архив передается совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты другому нотариусу. О передаче архива составляется соответствующий акт, утверждаемый органом юстиции и нотариальной палатой⁷. 

     5. Заполнение реестров  для регистрации  нотариальных действий, нотариальных свидетельств  и удостоверительных  надписей на сделках  и свидетельствуемых  документах 

     Все нотариальные действия, совершаемые  нотариусами и уполномоченными  должностными лицами, регистрируются в реестре для регистрации  нотариальных действий, который ведется  в соответствии с Инструкцией  по делопроизводству в нотариальных конторах.

     Запись  нотариального действия в реестре производится нотариусом или должностным лицом чернилами (шариковой ручкой) и только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ им подписаны. Запись карандашом и подчистки в реестре не допускаются. Внесенные исправления должны быть оговорены⁸.

     Реестр  состоит из семи граф.

     В графе 1 реестра для записи нотариальных действий указывается порядковый номер нотариального действия с начала года. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых нотариусом документах и в удостоверительных надписях на выдаваемых документах.

     В графе 2 указывается дата совершения нотариального действия. Эта дата должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или ином документе, оформленном и выданном нотариусом.

     В графе 3 указываются фамилии, имена, отчества, место жительства граждан, наименование юридических лиц, для которых совершено нотариальное действие, или данные их представителей (родителей, опекунов, попечителей, а также лиц, действующих по доверенности). В этой графе дополнительно указываются фамилии, имена и отчества граждан, подписавших удостоверяемые документы за лиц, которые не могут самостоятельно расписаться, а также переводчиков, при оформлении перевода документов с одного языка на другой.

     В графе 4 реестра указываются серия, номер, дата выдачи и кем выдан паспорт или иной, заменяющий его документ, удостоверяющий личность лица, явившегося для совершения нотариального действия, а также год рождения – в подтверждение проверки дееспособности участников при удостоверении сделок и совершении ряда других нотариальных действий.

     В графе 5 при свидетельствовании верности копии документа указывается наименование документа, краткое его содержание, фамилия, имя,  отчество гражданина, которому принадлежит этот документ, кем он выдан и дата его выдачи. Если свидетельствуется верность нескольких копий одного документа, то указывается число экземпляров. Если копия излагается на нескольких страницах, то указывается количество страниц.

     При удостоверении сделок в этой графе  указывается только виде сделки, так  как подробное ее содержание изложено во втором экземпляре сделки, хранящемся в делах нотариальной конторы.

     В графе 6 указывается сумма взысканной государственной пошлины или тарифа: отдельно за совершение нотариальных действий и за составление проектов сделок, заявлений, изготовление копий документов. При уплате государственной пошлины по квитанции в графе указывается номер, дата выдачи квитанции, номер кассового аппарата, номер учреждения банка, выдавшего квитанцию.

     Если  документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты государственной  пошлины (тарифа), то в графе 6 указывается  основание освобождения от уплаты государственной  пошлины (тарифа). В этих случаях лица, получающие нотариально оформленные документы, расписываются в графе 7 реестра, подтверждая, что документ получен ими бесплатно.

     Нотариусы или уполномоченные на совершение нотариальных действий должностные лица выдают выписки из реестров для регистрации нотариальных действий по письменному заявлению физических и юридических лиц, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, а также по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и арбитражного суда в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами.

     Выписка из реестра для регистрации нотариальных действий заверяется нотариусом или  должностным лицом с приложением  гербовой печати.

     В случае утраты документов, удостоверенных или выданных должностными лицами по письменным заявлениям физических и юридических лиц, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных документов.

     Дубликат  документа должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа.

     Дубликат  завещания может быть выдан указанным  в завещании наследникам лишь по представлении ими свидетельства  о смерти завещателя.

       Экземпляры нотариально удостоверенных  сделок, а также акты описи  наследственного имущества хранятся в нарядах.

     Документы, на основании которых совершены  нотариальные действия, приобщаются  к оставляемым в нарядах экземплярам  сделок, актов описи имущества, исполнительных подписей и т. п.

     При необходимости возврата подлинных  документов (например, доверенности, выданной с правом передоверия) лицам, представившим их, оставляются копии этих документов. Копии представляются заинтересованными лицами или, по их просьбе, изготавливаются должностным лицом.

     Копии названных документов заверяются нотариусом или должностным лицом, о чем на них делается надпись: «С подлинным верно». Далее следуют наименование нотариуса или должностного лица и его подпись.

     За  совершение нотариальных действий, предусмотренных  ст. 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, составление проектов сделок, выполнение технической работы нотариусы или должностные лица органов исполнительной власти взимают государственную пошлину в соответствии с Законом Российской Федерации «О государственной пошлине»⁹.

Заключение 

     Тема контрольной работы – нотариальное делопроизводство.

     В первой главе контрольной работы были раскрыты общие правила нотариального делопроизводства. К сожалению, на сегодняшний день порядок ведения делопроизводства является одним из самых не урегулированных законодательством вопросов нотариальной практики.

     В соответствии со ст. 9 Основ законодательства РФ о нотариате нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством  юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой. Однако до настоящего времени правила ведения делопроизводства не разработаны. Единственным документом, формально не отмененным, хотя и существенно устаревшим, является Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР.

     В целях единства практики ведения  делопроизводства всеми нотариусами  и за неимением иного нормативного материала целесообразно, очевидно, придерживаться хотя бы основных правил, установленных вышеназванной Инструкцией, естественно, с учетом изменившихся требований гражданского и семейного законодательства.

     Делопроизводство  нотариуса включает: ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий; организационно-распорядительную документацию; работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций и контроль за их рассмотрением; составление номенклатур; ведение архива нотариальной конторы.

     Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива несет нотариус. Контроль за исполнением правил ведения делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют органы юстиции совместно с региональными нотариальными палатами.

     Во  второй главе были изучены подготовка, прием, регистрация и отправление документов. При составлении нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, ведении реестров для регистрации нотариальных действий, а также других книг, связанных с совершением нотариальных действий, в настоящее время возможно придерживаться Указаний по заполнению форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденных Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г., но с учетом имеющихся изменений в действующем гражданском и семейном законодательстве.

     В третьей главе было ознакомление с составлением номенклатуры и формированием дел (нарядов). Номенклатура дел (нарядов) составляется на основе примерной номенклатуры (приложение 1, форма N 6).

     В номенклатуру должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

     Номенклатура  утверждается нотариусом. Действующая  номенклатура в конце каждого  года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

     Группировать  в дела (наряды) следует документы  одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются  в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться  после документа-запроса.

     В четвертой главе было определено хранение документов. Нотариальные документы - свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность.

     Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

     В пятой главе контрольной работы было рассмотрено заполнение реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах. Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами и уполномоченными должностными лицами, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий, который ведется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в нотариальных конторах.