Связи с общественностью и формирование корпоративного стиля, корпоративной культуры в организации (на примере ФК «Альфа Банк»)

3.3. Организация корпоративного мероприятия

Организация корпоративного мероприятия, вне зависимости  от его вида – это сложный и  длительный процесс. Как правило, его  подготовка начинается за 2-3 месяца до его проведения. Обычно, подготовительный период делят на 2 части: предварительное  и детальное планирование. Третьим  этапом в организации корпоративного мероприятия является этап подведения итогов и оценки результатов.

Существует  огромное различие между предварительным  планированием (т.е. разработкой концепции  корпоративного мероприятия) и детальным  планированием мелочей и частностей. Первое касается определения общей  канвы мероприятия, его тональности  и понимания того, зачем оно  нужно. Второе относится к непосредственному  планированию конкретных деталей: что  именно должно произойти и как  можно заставить это работать. Предварительное планирование можно  сравнить с «карандашным» наброском, черновиком идей и планов мероприятия, который можно подправить и отредактировать, когда будут определены все детали. Процесс планирования и организации  корпоративного мероприятия можно  разделить на 3 этапа:

1. Этап определения принципов и концепции мероприятия.
2. Этап детализации и окончательного планирования.
3. Этап подведения итогов и оценки результатов мероприятия.

На первом этапе происходит первичное и  стратегическое понимание того, какое  мероприятие и для чего необходимо организовать. На этой стадии решаются вопросы общего характера – зачем, как и для кого. Организаторы должны четко определить причины, по которым необходимо провести мероприятие. На этом этапе важно осознать зачем и для какой цели компании нужно организовать данное мероприятие и какие итоги и результаты ожидает получить руководство.

  «Цели у корпоративного мероприятия могут быть рациональными и иррациональным.

К рациональным относятся:

• Знакомство;
• Формирование желаемого будущего;
• Отстранение от прошлого, забот;
• Времяпрепровождение

К иррациональным относятся:

• Адаптация, когда фирме нужно, чтобы люди к чему-либо привыкли;
• Интеграция, когда необходимо, чтобы сотрудники объединились и работали, как слаженная машина;
• Целедостижение: чтобы работники все вместе достигали поставленных целей, и деятельность каждого способствовала продвижению общих целей.
• Поддержание ценностного стандарта организации, чтобы все одинаково понимали, что хорошо, а что плохо, что ценится, а что нет в данной фирме»²⁷.

Также необходимо понять какой стиль мероприятия  лучше всего подходит для данного  события (торжественный банкет или  же неформальный фуршет как повод  для обмена информации и общения). Важно спрогнозировать какое  отношение и настроение будет  у сотрудников к данному мероприятию. На первом этапе нельзя забывать и  о возможных ограничениях и нюансах. Важно располагать точной информацией  о бюджете, которым располагает  компания для организации мероприятия, а также какие ресурсы имеются  в распоряжении (персонал, технические  средства).

 На первом  этапе осуществляется стратегическое  планирование мероприятия. Второй  этап – это уже тщательная  проработка деталей для практического  осуществления поставленных задач.  Когда продумана общая стратегия  мероприятия, определены цели  и задачи на первый план  выходят вопросы технического  и организационного характера. 

Одно из первых и самых важных решений, которое  необходимо принять – это какое  место выбрать для проведения торжественного события: офис компании или арендовать отдельный зал  специально для проведения мероприятия. Для решения этой задачи следует  учитывать масштаб мероприятия, размер бюджета (здесь важно не забывать, что придется нести финансовые затраты  не только на оплату непосредственно  аренды места, но и связанные расходы  – обслуживание, сервис, проезд и, возможно,  размещение гостей) и функциональную составляющую (размер помещения и техническое обеспечение). Так, для проведения годового собрания акционеров лучшим местом проведения станет коференц-зал в офисе, а корпоративное празднование нового года лучше будет провести в специально арендованном для этого события ресторане.  

Когда определен  стиль мероприятия и место  его проведения необходимо задуматься о продолжительности действа, о  составе его участников, о содержательной составляющей (программа, сценарий), а  также о технической составляющей (дополнительные средства, которые  необходимы для проведения мероприятия).

Каждый из этих вопросов кажется не сложным  для решения. Однако существует множество  факторов, которые необходимо учитывать  в процессе подготовки. В зависимости  от стиля и задач мероприятия  необходимо определить его длительность. Одни мероприятия длятся всего 2-3 часа (день открытых дверей), а другие могут  занимать несколько дней (дни здоровья с выездом за город). Важно понимать, что длительность мероприятия повлияет на необходимость планирования его  программы. Важно продумать, будет  ли организована специальная развлекательная  программа или гости должны будут  развлекаться самостоятельно.

Самая важная задача, которая встает перед организаторами мероприятия – это не дать заскучать  его участникам. «Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть  заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов  для организаторов не должно существовать – их следует оставить только для  публики»²⁸. Отсюда следует вывод, что одной из главных проблем, которая всегда возникает у организаторов – это программа мероприятия. При планировании программы на первый план опять выходят задачи, тип и стиль события. Если это собрание акционеров или какое-то другое официальное мероприятие, то программой будет являться указание четкого времени начала и места встречи, разработка порядка выступлений участников с указанием временных рамок, а также возможная организация фуршета или какого либо другого короткого мероприятия по окончании основного события. Если же мероприятие носит неформальный характер (празднование дня рождения компании или нового года), то в данном случае необходимо продумать и организовать развлекательную программу (шоу-программа, конкурсы). К моментам подготовки сценария корпоративного мероприятия можно отнести: создание оригинального сценария, текстов, общей концепции события, подбор исполнителей, артистов и музыкальных групп, специальное украшение помещения, создание системы призов и подарков. 

Еще одной  важной проблемой в ходе организации  корпоративного мероприятия является вопрос о составе и количестве его участников. Здесь важно понимать, что состав гостей и участников определяется типом и целями события, а также возможностями бюджета. В самом начале организации мероприятия необходимо понять на кого в общем оно нацелено: только на сотрудников фирмы или еще и на внешнюю среду (партнеры, широкая общественность). В любом случае, приглашая того или иного человека на свое мероприятие нельзя забывать о том, что у гостей не должно возникнуть трудностей с дорогой и размещением (если они прибывают из другого города).

Другой важнейшей  составляющей организации любого корпоративного мероприятия является его техническое  обеспечение. В зависимости от того, какое мероприятие задумывается техническое обеспечение и обеспечение  персоналом события может быть либо непосредственным, либо опосредованным. Количество людей, необходимое для  поддержки мероприятия, зависит  от: количества участников, запланированной  работы, масштаба мероприятия. При подготовке встречи, праздника и т.д. важно  заранее позаботиться и об обеспечении  помещения оборудованием. К такому оборудованию могут относиться: аудио  и видеотехника, компьютеры, кафедры, микрофоны, бумага для записей и  ручки и т.д. В случае если предполагается обед или ужен, необходимо заранее  разработать, согласовать и утвердить  меню. Для проведения многих мероприятий  часто требуется различные дополнительные материалы: брошюры, отчеты, аудиовизуальные  пособия. Все это также необходимо подготовить на стадии технического обеспечения события.

«Третий, заключительный этап проведения любого корпоративного мероприятия – это этап подведения итогов и оценки результатов проделанной  работы.

Процесс оценки очень важен, т.к. он позволяет:

• Выяснить удалось ли достичь поставленных целей;
• Узнать, если ли какие-то проблемы в коллективе, и если есть, то исправить их;
• Заново открыть некоторые аспекты внутреколлективных отношений, которые раньше не замечались;
• Понять, насколько мероприятие повысило удовлетворенность людей их работой;
• Измерить успех в сравнении с затратами по времени и ресурсами;
• Использовать уроки предыдущего мероприятия в процессе подготовки и проведения следующего.

«Правильно  организованный процесс оценки результатов  дает данные оценки на четырех уровнях  согласно модели Киркпатрика (С 1959 г. в международной практике корпоративного тренинга используют модель Дональда Киркпатрика (Kirkpatrick), названную по имени ее автора. Модель описывает четыре шага (и соответственно уровня) оценки результатов события)»²⁹. Эти четыре уровня представляют собой:

• Реакцию - немедленный опрос участников по окончании мероприятия с целью узнать их реакцию. Это обеспечивает  максимальную правдивость участников, т.к. они говорят то, что первое пришло им в голову.
• Усвоение - какие факты, приемы, техники работы были усвоены с учетом целей и задач мероприятий.
• Поведение - демонстрация изменений в поведении или поступках в результате мероприятия. Например, члены коллектива стали более эффективно общаться друг с другом.
• Результаты - измеренное влияние на компанию в целом; основной вклад мероприятия, например, повышение уровня производительности, продаж, выпуска продукции, качества товара или услуг.

Осуществить подобное исследование довольно не сложно. Во-первых необходимо разработать простой  план оценки и анализа для каждого  мероприятия. Это говорит о том, что у мероприятия есть четкие цели и задачи, которые тесно связаны  с потребностями коллектива. Узнать по какому критерию вы сможете судить об успешности. Во-вторых нужно попросить  участников заполнить анкеты сразу  после мероприятия, чтобы узнать их немедленную реакцию. Здесь могут  быть эффективны анкеты в электронной  форме, поскольку это позволяет  сэкономить время и средства. Более  систематизированным подходом в  оценке изменений поведения и  рабочего процесса является использование  ряда инструментов, например, личные и  телефонные собеседования, обсуждения с группам лидеров, анкеты, обзоры. На последнем этапе можно попросить  коллег оценить результаты их мероприятий  – таким образом станет возможным  получить наиболее полное представление  об успехах и улучшениях в рамках всей организации»³⁰. 

 Выводы:

Исходя из всего выше сказанного, можно сделать  выводы об основных принципах и значении корпоративных мероприятий как  одной из важнейших pr-технологий.

1. Корпоративные мероприятия являются одними из самых заметных проявлений pr-технологий. Это сильнодействующий инструмент PR, грамотное использование которого приводит к ощутимым изменениям и реально измеримым результатам.
2. Чтобы создать по-настоящему эффективное и запоминающиеся корпоративные мероприятие необходимо четко продумать цели, задачи и тип события.
3. Любое событие должно быть четко продумано и организовано. Все детали и нюансы должны учитываться и решаться до начала мероприятия. В момент проведения праздника или собрания все должно работать по заранее намеченному плану, а все сюрпризы должны происходить только для участников и гостей мероприятия.

Любое корпоративное  мероприятие нацелено на достижение определенных целей: подведение итогов, выработка новых стратегий и  идей, повышение морального духа в  коллективе, укрепление связей между  сотрудниками и руководством и т.д. Однако какая бы цель не ставилась  перед организаторами, для ее достижения необходимо четко следовать продуманному и намеченному плану. В подготовке любого мероприятия не бывает мелочей. Каждая деталь очень важна и необходимо продумывать любые нюансы до начала события. Ведь любая, даже самая мелка  неполадка или запинка, может  испортить все впечатление от мероприятия, а, следовательно, и его  результаты уже не будут оправдывать  намеченные первоначально цели и  задачи.

Глава 4. Анализ формирования корпоративного стиля  и корпоративной культуры на примере  «Альфа Банк»

Анализ PR- деятельности данного банка будет происходить в несколько этапов. Первый этап будет связан с анализом внутреннего PR,который касается непосредственно внутрикорпоративной средой банка. Будет составлена характеристика данного банка по нескольким направлениям:

1) наличие  и содержание корпоративной культуры  «Альфа Банк»;

2) корпоративная  этика банка;

3) корпоративные  издания;

4)корпоративные  мероприятия.

5) корпоративный  стиль «Альфа-банк» (брендовая  политика, ребрендинг);

Также будет  выявлены все существующие минусы, а также преимущества, которыми наделены те или иные направления деятельности банка.

4.1.Корпоративная культура банка

Как уже было сказано выше, корпоративная культура является стержнем всей работы банковской организации. Сотрудники банка должны чувствовать себя частью единого  «организма», который требует постоянной поддержки. Эти функции берёт на себя PR –отдел банка.