Организация и управление коммерческой деятельностью на выставках и ярмарках

    С позиции комплексности принимаются во внимание  все  факторы,  воздействующие на  управленческие  решения  коммерческой  деятельности.   Предусматривается также  связь  коммерческих  процессов  торгового  предприятия  с  субъектами внешней  среды. Обеспечение малозвенности  в  структуре  управления. Под малозвенностью  понимается  несложная  структура  управления.  Но  при  этом должны  достигаться  стабильность  и  надежность   управления   коммерческой деятельностью.

    Обеспечение адаптивности структуры управления. Внутренняя и внешняя  среда подвержена  постоянным  изменениям.  Особенно  это  проявляется   в   период зарождения потребительского  рынка.  Поэтому  гибкость  и  приспособляемость структуры управления  коммерческой  деятельностью  к  переменам  и  условиям окружающей среды имеют существенное значение.

    Обеспечение  исполнительной    информацией. Выработка  и  принятие управленческих  решений  основываются  на  исполнительной  информации.   Она включает  получение  исходной  информации,  обработку,   анализ   и   выдачу результатов управляюшегo воздействия..  Эта  задача  выполняется  с  помощью современных  технических  средств,  пoзвoляюших   автоматизировать   процесс информационного обеспечения.

    Управление  коммерческой  деятельностью  нельзя  отделить  от  системы управления  торговым  предприятием,  которое  выполняет еще и функции, связанные с технологической,  экономической  и  финансовой  деятельностью.

    Следовательно,   при   построении    структуры    управления    коммерческой деятельностью необходимо учитывать  взаимодействие  и  соподчиненность  всех сoставляюших элементов, oбразуюших  целoстную  систему  управления  торговым предприятием.

    Методы  управления - это способы   воздействия   на   управление коммерческими   процессами   и   деятельностью.   Они   подразделяются на административные, организационные, экономические и правовые.

    Административные  методы определяются сферой деятельности и конкретными условиями  торгового  предприятия. Неoбходимo учитывать и  альтернативные варианты управления, выбор и реализация  которых  определяется  предвидением целевых  результатов  предприятия.  Следует  отметить, что иерархическое построение системы управления и содержание управленческих функций во  многом зависят от занимаемых  позиций  руководством  торгового  предприятия.  Здесь возможны различные компромиссные решения.

    Организационные методы основаны  на  организационном,  oрганизационно-распорядительнoм, организациoннo-метoдическoм  и  нормативном  обеспечении.

    Они содержат регламентирующие требования  организационного  и методического характера,  распорядительные,   инструктивные   и   нормативные   материалы, являющиеся  предпосылками  формирования  управленческих  решений.  По   мере развития  рыночных  отношений  роль  организационных  методов,  регулирующих воздействие на управление коммерческой деятельностью, будет возрастать.

    Экономические методы в своем определении опираются  на  взятый  курс  и экономическую стратегию торгового предприятия,  его  потенциальные  ресурсы, экономическое положение рынка. Совокупность экономических  элементов  -  это исходные  позиции  в  управлении  коммерческой  деятельностью   предприятия.

    Воздействие экономических методов предопределяется окружающей  экономической средой.

    Правовые методы ориентированы на использование правового механизма,  который базируется на принятых правовых  и  законодательных  актах,  соответствующих нормативах  и  положениях.  Правовые  методы   заключаются   в   юридическом регулировании  коммерческих процессов с учетом  целевых задач торгового предприятия.

    Названные методы  управления  не  исключают  друг  друга  и  реализуются  во взаимодействии. Их сочетание зависит от конкретных условий  функционирования торгового предприятия и рыночной среды.

Функции и структура управления оптовых и розничных 

торговых  предприятий.

    В   новых   условиях    хозяйствования    коммерческая    деятельность рассматривается как определяющая основа торгового предприятия.  Одновременно усиливается  внимание  к  функциям  и структуре   управления   коммерческой деятельностью предприятия. Система управления  носит  достаточно  динамичный характер, направленный на адаптацию структуры  коммерческой  деятельности  к особенностям и тенденциям развития рынка.

    При управлении коммерческой деятельностью выполняются функции процесса управления: планирование, организация, учет и контроль.

    Планирование -  одна  из  важнейших  функций  управления  коммерческой деятельностью торгового предприятия. Планирование закупок, товарных  запасов и продаж связано с динамикой торговых процессов  и  способствует  достижению поставленных целей торгового предприятия.  Планы  закупок  и  продаж  обычно содержат  показатели,  которые  должны  быть  достигнуты  в  результате   их выполнения.  В   планах   отражается   содержание   работ,   устанавливается персональная  ответственность  за  их   выполнение,   намечаются   сроки   и определяются методы контроля и анализа эффективности выполнения заданий.

    Сущность  организации как функции управления  состоит  в упорядочении, согласовании,  регламентировании  действий   исполнителей,   участвующих в процессах  закупки,  продажи  и   продвижения   товаров   до   потребителей.

    Организация  управления  включает  также  оперативное   регулирование, под которым  подразумеваются   текущие   управленческие   решения,   инструкции, приказы, распоряжения, указания,  вырабатываемые  и  принимаемые  субъектами управления в соответствии с конкретной рыночной ситуацией.

    Учет  как функция управления  коммерческой  деятельностью  представляет собой документальное оформление поступлений, приемки, реализации  товаров  и их  движения  в  торговом  предприятии.   Благодаря   учету   обеспечивается сохранность  материальных  ценностей  и  денежных   средств,   контроль  за торговыми процессами и результатами коммерческой деятельности.

    Под  контролем  подразумевается  активное  слежение   за   исполнением управленческих     воздействий,     проверка     соблюдение      документов, регламентирующих  коммерческо-предпринимательскую  деятельность  торгового предприятия.  Контроль  вместе  с  учетом  информирует   предпринимателя о результативности  торговых  процессов  и  служит  средством  корректирующего воздействия со стороны органов управления на тех,  кому  надлежит  исполнять управляющие решения.

    В крупных торговых предприятиях  в  процессе  управления  коммерческой деятельностью  реализуются  такие  функции  управления,  как   экономический анализ  показателей  коммерческой  деятельности,  прогнозирование  спроса  и продаж.

    Функции   коммерции    обусловлены    взаимодействием    с    рынками, потребителями, конкурентами и другими элементами внешней  среды.  Полученные исходные данные  из  внутренних  и  внешних  источников  трансформируются  в информацию, на основе которой  осуществляется  коммерческая  деятельность  в торговом предприятии.  По  мере  становления  рынка  предполагается проведение корректировок в системе управления коммерческой деятельностью  на основе всестороннего анализа деятельности торгового предприятия  и  факторов внешней среды.

    В зарубежной практике выделяются два  аспекта коммерции:  один связан с деятельностью  службы  коммерции,  а  другой  -  с   обеспечением   взаимных интересов между  структурными  подразделениями  предприятия  и  коммерческой службой.  В   рамках   первого   аспекта   деятельность   службы коммерции ориентирована  на один из следующих  вариантов:  товары;  функции;  товарные рынки и покупатели; товары и функции; функции и  товарные  рынки.  Из  этого перечня преобладают варианты по товарам и по функциям.

    Рассмотрим  структуру управления  коммерческим  подразделением  в  этих двух вариантах.

    В каждой группе сосредоточена определенная  номенклатура  товаров.

    Эти группы осуществляют закупку и  продажу  товаров  с  учетом  потребностей покупателей и сокращения издержек обращения.

    Вся   цепочка обращения  продукции  представлена  четырьмя  блоками,  каждый  из   которых наделен свойственными ему функциями, в том  числе  и  коммерческими.  Первый блок  обеспечивает  закупку  сырья  для  изготовления  продукции  на своих предприятиях, которая затем поступает в продажу.  Второй  блок  осуществляет прямые закупки товаров у производителей для последующей  реализации.  Третий блок  связан  с  продвижением  товаров,  сопровождаемым   складированием и хранением.  Четвертый  блок  выполняет  операции  по  подготовке  товаров  к продаже и подаче к  местам  продажи.  Все  товары,  поступающие  в  продажу, группируются   по однородному    признаку.    Коммерческая    деятельность координируется   и   контролируется   коммерческим директором, который подчиняется руководителю торговой фирмы (компании).

    Важным  условием эффективности  управления  коммерческой  деятельностью является ее местоположение  и  взаимосвязанные  действия  в  организационной структуре  торгового   предприятия.   Эти   признаки   определяются сферой деятельности предприятия, его стратегическим  курсом  и  объемом  реализации продукции.

    Существует   несколько   типов   организационной   структуры    торгового предприятия:

        > линейная,

        > функциональная,

        > линейно-функциональная,

        > линейно-штабная,

        > дивизиональная,

        > матричная и др.

    Обычно  малые торговые предприятия начинают свою  деятельность  с  простой линейной организации, в которой распределение полномочий идет сверху вниз.

    Функциональное  управление,  широко  используемое  в   средних   торговых предприятиях, - это управление по отдельным  функциям  (маркетинг,  финансы, сбыт, кадры),  при  котором  высшее  звено  руководит  сотрудниками  низовых уровней, но только в пределах одной функции.  Основу  линейно-функциональных структур  составляет   так   называемый   шахтный   принцип   построения   и специализации управленческого процесса по основным функциям.  По  каждой  из них формируется  иерархия  служб  по  уровням (шахтам),  пронизывающая  всю организацию сверху донизу.

    Линейно-функциональные   структуры   наиболее   эффективны   в   условиях использования аппаратом управления  определенного  заданного  алгоритма  при решении типичных задач. Однако при линейно-функциональном  управлении  слабо учитываются   постоянно   изменяющиеся   внутренние   и   внешние    условия деятельности    торгового    предприятия,     допускается     нерациональное распределение  информационных  потоков,  превышаются  нормы   управляемости, особенно у руководителей высшего звена.

    Суть  линейно-штабной организационной  структуры состоит  в  том,  что  при линейном руководителе  создается  в  помощь  ему  группа  специалистов,  так называемый штаб, или оперативно-аналитический отдел. В  его задачи  входит:

    получение и анализ информации о внешней  и  внутренней  среде;  осуществление контроля;   подготовка   проектов   решений;   текущее   информирование    и консультирование руководства. При штабной структуре управления высшее  звено руководителей  в  значительной  мере   освобождается   от   вспомогательных, второстепенных функций в процессе управления.

    Дивизиональная  организационная структура предполагает деление организации на элементы и блоки по видам товаров  или  услуг,  группам  покупателей  или географическим  районам.  Разработка  такой  структуры  вызвана  расширением масштабов предприятий, диверсификацией производства  и  изменениями  внешней среды.

    При матричной структуре управления  сочетаются  вертикальные  линейные  и функциональные   связи   с    горизонтальными.    Персонал    функциональных подразделений, оставаясь в их составе и подчинении, обязан  также  выполнять указания руководителей проектов или специальных штабов,  которые  образуются для руководства  отдельными  проектами  и  работами.  Руководители  проектов устанавливают состав  и  очередность  работ,  а  руководители  подразделений несут ответственность за их надлежащее и своевременное исполнение.

    В практике управления торговыми предприятиями  обычно  используются  типы организационной   структуры   в   определенной   комбинации.    Разнообразие организационных структур вызвано адаптацией  торговых  предприятий  к  новым условиям,  развитием  потребительского  рынка,  коммуникационных   сетей   и совершенствованием коммерческой деятельности.

    Можно  выделить  три  наиболее   характерных   варианта   организационной структуры торгового предприятия в увязке  с  местоположением  и  управлением коммерческой деятельностью.