Организация и управление коммерческой деятельностью на выставках и ярмарках

    Первый  вариант  предпочтителен  для  торгового  предприятия  со средним  товарооборотом  и   неширокой   номенклатурой   товаров,   например предприятия,  занятые  розничной  продажей   мебельных   товаров.   Основное достоинство   этой   организационной   структуры   –   простота      системы управления, возможность прослеживать  компактность  и  соподчиненность  всех функциональных подразделений. Иерархический ранг имеет две  ступени,  т.  е. два  уровня  управления.   Предусматривается   линейная   связь   управления функциональными подразделениями с подчинением администрации предприятий.

    Такие   группы,   как   планово-экономическая,   бухучета   финансов, коммерческо-распорядительная,  составляют  первый  уровень   организационной структуры.  На  коммерческо-распределительную  службу  возложены  совершение коммерческих сделок, закупки и  организация  поставок  товаров.  Но  главные функции  коммерческой  службы  это  управление  операциями  купли-продажи  и расширение  целевых  рынков  мебели,  действующих  на  коммерческой  основе.   Процессы,  связанные с реализацией мебели,  представлены  вторым  уровнем управления. Вся  технологическая  цепочка  по  доведению  товаров  из  сферы производства в сферу  конечного  потребления  ориентирована  на  минимальные издержки.

    Второй  вариант наиболее типичен для  торгового  предприятия  с большим  объемом  реализации  продовольственных  товаров.  В   этом   случае предусматривается   линейно-функциональная   организационная   структура с централизованным управлением деятельностью торгового предприятия.

    Система  управления  состоит  из  трех  взаимосвязанных   уровней.   В непосредственном подчинении администрации  торгового  предприятия  находятся четыре   подразделения   первого   уровня,   занимающиеся    экономическими, бухгалтерскими,   финансовыми   и   коммерческими   вопросами,    а    также маркетинговыми исследованиями  состояния  целевых  рынков  продовольственных товаров. На  втором  уровне  управления  представлены  службы,  организующие закупку, поставку, предпродажную подготовку и  реализацию  продовольственных товаров.  Продажа  товаров  выполняется  по  группам   товаров   однородного состава.  На  третьем  уровне  управления   задействовано   производственное подразделение, отвечающее за организацию выпуска продукции своими силами.  В обязанности подразделения  входит  обеспечение  управления  технологическими процессами  и  всей  цепочкой  производства   предусмотренной   номенклатуры продукции. Информационное обеспечение и  управленческие  решения  рассчитаны на  компьютерные  средства.  В   рассмотренной   организационной   структуре осуществляются  вертикальные   и   горизонтальные   связи,   координация   и управление всей деятельностью торгового предприятия.

    Третий  вариант используется в крупном  торговом предприятии со значительным объемом реализации продукции. Обычно  такая  схема  свойственна фирмам с централизованной оптовой продажей непродовольственных  товаров  или средств производства. Иерархический ранг и управление имеют  два  уровня.  К первому  уровню   относятся   такие   отделы,   как   планово-экономический, финансовый, маркетинговых исследований, юридический, бухгалтерия.  

    Особая  роль  принадлежит  коммерческой  службе,   объединяющей   пять отделов, которые осуществляют   коммерческую  политику  фирмы.  Деятельность отдела  закупок  осуществляется  на  основе  постоянного изучения  рыночной конъюнктуры спроса и  предложения.  В  результате  вырабатывается  стратегия товарно-материального обеспечения. В обязанности этого отдела  входят  также управление   материальными   запасами   и   поддержание   должного    уровня обслуживания потребителей. Отдельно выделен транспортный  отдел,  отвечающий за доставку сырья  и  средств  производства  потребителям.  Он  координирует отправку  железнодорожных  вагонов  с  отгруженной  продукцией,  отслеживает прохождение вагонов до  потребителей,  контролирует  погашение  транспортных расходов и др. Определенное значение придается отделу  взаимозачетов.  Отдел внешних  связей  решает  вопросы,  касающиеся  поставок  импортного   сырья, материалов и средств производства, таможенного обслуживания и досмотра.

    Второй  уровень представляет управление всей  технологической  цепочкой при реализации сырья  и  средств  производства  на  целевых  рынках.  Особое внимание уделяется  получению  прибыли  в  результате  успешного  ведения  и расширения коммерческого дела.

    В нынешних условиях перехода к  рынку  многие  предприятия  испытывают платежеспособный  кризис,  поэтому  они  не  могут  рассчитываться   за   то количество сырья и средств производства, которое им необходимо  для  выпуска продукции.   Особенно   это   касается    предприятий    ведущих    отраслей промышленности. Практически они являются должниками  из-за  дебиторской  или кредиторской задолженности:  металлурги  должны  энергетикам,  энергетики -  машиностроителям, машиностроители - химикам и т.  д.  Больше  всех  страдают железнодорожники из-за дебиторской задолженности. В  результате  предприятия  попадают  в  затруднительное  положение,  приводящее   порой   к   остановке производства.

    В  данной  ситуации   важная   роль   принадлежит   оптовым   торговым предприятиям, в частности их взаимозачетным отделам по  реализации  сырья  и средств   производства.   Рассмотрим    организацию    централизованной    и взаимозачетной  (бартерной)  поставки  продукции   предприятиям-потребителям рамках замкнутого цикла.  В  этом случае предусматривается новый  подход  к  становлению  партнерских  связей.

    Суть  схемы  заключается  в  следующем:  в  соответствии  с  договором  между концерном «Еврохим» и  предприятиями-потребителями  концерн  берет  на  себя обязанности поставщика (дистрибьютора) материалов  и  средств  производства.

    Выполняя   торгово-посреднические   функции,   он   обеспечивает    поставки материалов  и  средств  производства  со  своего  склада,  или  отправляются транзитом (прямые сообщения от изготовителя) железнодорожным транспортом.

    В нашем примере поставки  продукции  осуществляются  в  пределах  пяти предприятий: концерн «Еврохим», Каменск-Уральский  электромаш,  Пензаэнерго, Пензакомпрессормаш, Каучук-Стерлитамак.  Основой  взаимных  расчетов  служат долговые обязательства (векселя) задействованных предприятий.

    Опыт  показывает, что рассмотренная  система  поставки  и  расчетов  за продукцию удовлетворяет потребности всех участников замкнутого цикла.

    Между  временем  и   скоростью    товарного    обращения    существует     устойчивая обратно пропорциональная зависимость, а также учитывая средние  товарные  запасы  за год и  число  работающих,  можно  сделать  вывод,  что  наиболее  эффективно использует свои оборотные  средства  второе  ООО  (обеспечивает  с  меньшими размерами товарных запасов и меньшим количеством работающих  человек  равное с ЗАО время и скорость  оборота  товарных  запасов).  Уменьшение  времени  и увеличение скорости товарного обращения позволяют осуществить больший  объем товарооборота  при  меньших  размерах  товарного  запаса,  что  способствует снижению  товарных  потерь,  расходов  по  хранения  товаров  и  т.д.,  т.е. позволяет наиболее эффективнее использовать свои оборотные средства. 

    Выставки  и ярмарки.

    – это не просто форум или рынок. Они являются незаменимыми помощниками каждого предпринимателя.

    Значение  выставок и ярмарок для экспонента определяется прежде всего возможностью:

    - непосредственной коммуникации с потенциальными потребителями и покупателями, поставщиками и субподрядчиками, которые заинтересованы в получении информации и налаживании связей,

    - отслеживать рыночные тенденции  и оценить позицию своего предприятия на рынке,

    - «дать знать о себе»,

    - обменяться информацией со специалистами,

    - почерпнуть рациональные идеи  в поведении конкурентов и  изучить их политику,

    - проанализировать отклики посетителей  о качестве, ценах товаровуслуг  его фирмы и товаров-услуг его основных конкурентов,

    - провести широкомасштабные рекламные мероприятия по продвижению товаров-услуг экспонента с использованием самых разнообразных средств,

    - и многие другие.

    Но  выставка или ярмарка несут выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного  количества товаров, производимых в  разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и уторговать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. Это особенно важно при покупке машин и оборудования. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей.

    Однако  предприятию следует помнить, что  участие в торговых ярмарках и  выставках всегда сопряжено со значительными  расходами, которые могут быть осуществлены впустую. Ведь на ярмарке или выставке наиболее опасны для вас ваши собственные ошибки и менее – ваши конкуренты.

    Поэтому прежде, чем принять решение об участии в выставке или ярмарке, его следует тщательно обдумать. Если же предприятие твердо уверено в необходимости участия в выставке или ярмарке и четко сформулировало основные цели и задачи своего участия, то ему необходимо также разработать во всех деталях его выставочную или ярмарочную деятельность, касаемо численного состава персонала экспозиции и его соответствующей подготовки, аренды выставочной площади и ее нахождения, планирования самого стенда и размещения на нем выставляемой продукции, рекламных мероприятий и т.д.

    Таким образом вся выставочная или  ярмарочная деятельность предприятия последовательно реализуется на таких этапах:

    I. Принятие решения об участии  в выставке или ярмарке

    II. Организация участия предприятия  в выставке или ярмарке

    III. Функционирование стенда

    IV. Послеярмарочная (послевыставочная) деятельность.

    При этом каждая из этих стадий одинаково  важна для эффективной деятельности предприятия на выставке или ярмарке и получения соответствующих результатов.

    1. Понятие, классификация и значение  ярмарок и выставок

    «Если бы выставок не существовало, их следовало  бы выдумать. Ибо из всех видов деятельности по стимулированию сбыта только один похож на праздник.

    Этому способствует все: красивые стенды, нарядная толпа, девушки, глядя на которых можно забыть о деловой цели визита. Короче говоря выставка – это пьянящий аромат феерии, которой, к тому же, наслаждаешься в рабочее время и за зарплату.»

    Выставки  и ярмарки занимают особое место в арсенале средств рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями.[1] Несмотря на то, что границы между понятиями торговой ярмарки и выставки часто не различимы и на практике имеют тенденцию к ограничению до минимума, было бы целесообразным провести смысловое противопоставление торговых ярмарок и выставок.

    Торговая  ярмарка – кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в рамках которого большое количество предприятий с помощью образцов представляет объективный масштаб товаров/услуг одной или нескольких отраслей, с тем чтобы посетитель- коммерсант получил ясное представление об их предпринимательских возможностях, тогда как экспонент при помощи экспонируемых товаров стремится распространить информацию о своей фирме и ее продукции и заключить прямые торговые сделки.

    Торгово-промышленная выставка – кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в рамках которого значительное количество предприятий с помощью образцов дают представительную картину предложения товаров/услуг одной или нескольких отраслей и стремится информировать конечных потребителей о своей фирме и ее продукции с конечной целью содействия продажам.

    Ярмарки зародились как мероприятие рыночного  характера, основной целью которого являлся сбыт. В отличии от них  выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества, вначале они носили сугубо просветительский характер, но по мере развития приобрели ярко выраженную коммерческую направленность.