MS Access

Өрістер жолының тәртібін өзгерту

Айталық, бір өрісті қазіргі тұрған орнынан  бірнеше өріске жоғары не төмен апарғыңыз  келді. Мұны жасау үшін келесі әрекеттерді  орындаңыз:

1. Өрістер аттарының сол жағында өрісті таңдау аймағы бар. Орын ауыстырғыңыз келген өріске сипаттама берілген жолға көшіп, осы аймаққа басыңыз. Бұл кезде жол түгелімен ерекшеленеді.
2. Енді өрісті таңдау аймағына тағы да басып, тышқанды жібермеңіз. Тышқан меңзерінің астында кішкентай үзік сызықпен сызылған тікбұрыш пайда болғанына көңіл аударыңыз.             
3. Бүкіл жолдарды оны орналастырғыңыз келген өрістің дәл үстінде болатындай етіп апарыңыз.
4. Тышқан батырмасын жіберіңіз. Өріс енді жаңа орында болады.
5. Правка│ Отменить командасының көмегімен орын ауыстырылған өрісті бұрынғы орнына әкелуіңізге болады.

Кестеден  өрістерді жою

Кестенің  конструкторына жойғыңыз келген өрісті таңдау аймағында тышқанды басып, Delete пернесін басыңыз. Кейде біруақытта көршілес бірнеше өрістерді жоюға  да тура келеді. Ол үшін келесі әрекеттерді  орындаңыз:

1. Өзіңіз жойғыңыз келген бірінші өрістің таңдау аймағында тышқанды басыңыз.
2. Тышқан батырмасын жібермей, Shift пернесін басып ұстап тұрыңыз.
3. Жойғыңыз келген соңғы өрісте тышқан батырмасын басыңыз. Бұдан соң бірінші, соңғы және арасындағылар ерекшеленеді.
4. Shift  пернесін жіберіңіз.
5. Ерекшеленген барлық өрістерді жою үшін Delete  пернесін басыңыз.

Дәл осылай, қатар орналаспаған өрістерді таңдап, оларды жою үшін Ctrl пернесін қолдануға  болады. Бірінші өрісті таңдау аймағына барып, Ctrl пернесін басып, жібермей, жойғыңыз келген барлық қалған өрістерді таңдаңыз. Сосын Ctrl пернесін жіберіп, Delete пернесін басыңыз.

Егер  жаңа өріс құруды ұмытып кетсеңіз, Вставка│Строки командасын орындаңыз. Жаңа жол ағымдағы жолдың, яғни қазіргі тұрған жолыңыздың жоғарғы жағына қойылады (ол өрісті таңдау аймағында бағыттауыш сызықпен белгіленген). Осы жолда өзіңіз бірнеше  рет жасаған өрістің аты мен  деректер типін енгізіңіз.

ДҚБЖ-не қойылатын негізгі талаптардың  бірі үлкен көлемді ақпараттың ішінен қажетті жазбаны жылдам іздеу  мүмкіндігі болып табылады. Индекстер  – кестедегі деректерді, индексі  жоқ кестелермен салыстырғанда, іздеуді едәуір шапшаңдататын тиімді құрал. Индексте қолданылатын өрістер  санына орайлас қарапайым және құрамды  индекстер деп ажыратады.

MS Access-те  индекстің еркін санын құруға  мүмкіндік бар. Индекстер кестенің  макетін сақтау кезінде құрылады  және жазбаларды енгізумен өзгерті  кезінде автоматты түрде жаңаланады. Кез-келген уақытта кестенің конструкторы  терезесінде керекті жаңа индекстерді  қосуға не керек еместерін  жоюыңызға болады.

Индекстердің  басты ерекшеліктері – индекстерді  бастапқы кілтті құру үшін қолдануыңызға  болады. Бастапқы кілттер автоматты  түрде индекстеледі. Осы жағдайда индекстер бірегей болуы тиіс. Бұл тек бір индексті өрістен  тұратын кесте үшін осы өрістің  мәндері бірегей болатындығын білдіреді. Құрамды индекстер үшін индексті өрістердің әрқайсысындағы шамалар  қайталанылатын мәндер болуы мүмкін. Алайда индексті өрнек бірегей болуы  тиіс.

Қарапайым индексті құру үшін кестенің бір өрісі  бойынша жазбаларды іздеу мен  сұрыптау шапшаң орындауыңызға мүмкіндік  беретін Индекстелінген өріс өріс қасиеті  қолданылады. Индекстелінген өріс бірегей  және қайталанылатын мәндерден тұруы  мүмкін. Мысалы, Телефонды-адресті кітап  кестесінде MS Access кодтың бірегей мәндерінен тұратын Код өрісі бойынша  индексті автоматты түрде құрды. Алайда қайталанылатын мәндері бар 

Қарапайым индекстің құрылуы төмендегі  әрекеттердің орындалуын ұйғарады:

1. Кестенің конструкторы терезесінде, терезенің жоғарғы жартысында индекс құрылатын өрісті таңдаңыз.
2. Терезенің төменгі жартысында Индекстелінген өріс қасиеті үшін келесі мәндердің бірін таңдаңыз. Ия (Сәйкестікке рұқсат етіледі) немесе Ия (Сәйкестікке рұқсат етілмейді) берілген өрістің әрбір мәнінің бірегейлігін қамтамасыз етеді.

Құрамдас  индекс құру    

Бірнеше өрістерден тұратын индекстерді  индекстер терезесінде анықтау  қажет.

1. Конструктор терезесінде құрамды индекс құратын кестені ашыңыз. Ол үшін деректер қорының терезесінде нұсқағышты осы кестеге апарып, Конструктор батырмасын басыңыз.
2. Саймандар тақтасында  Индекс батырмасын басыңыз. Экранда «Индекстер» диалог терезесі ашылады. Ашылған диалог терезесінде Индекс бағанының бірінші бос өрісінде индекс атын енгізіңіз. Индекстің аты ретінде индекске қосылған өрістердің бірінің атын немесе кез келген мүмкін атты қолдануға болады.
3. Сол жолдың Өріс аты бағанында тізімді ашу батырмасын басып, индекстің бірінші өрісін таңдаңыз.
4. Келсі жолдың Өріс аты бағанында индекстің келесі өрісінің атын таңдаңыз. (Бұл жолда Индекс бағанының өрісін бос қалдырған дұрыс). Осы сияқты, индекстің қалған өрістерін де анықтаңыз. Индекс 10 өріске дейін қосады.

Индекс  үшін өрістерді таңдап болған соң, диалог терезесінің тақырып жолында  орналасқан терезенің жабылуы батырмасын басыңыз.

ал бұл  жолы деректерді таңдаудың қуатты құралы - сұраныстармен таныса бастаймыз.

Тәжірибе  жүзінде берілген кестеден белгілі  бір критерийлерді қанағатыратын  және таңдалғандарды реттейтін жазба  бөлігін таңдау жиі кездеседі. Критерийлер  бірнеше шарттардың үйлесуін анықтайды. Мысалы қандай да бір қызмет ету  түрін тапсыратын және оларды алфавиттік ретте фирмалардың атауы бойынша  реттін Алматы қаласындағы клиенттер  туралы жазбаларды таңдау керек. Бұл  есепті шешу үшін сұраныс шеберін, сұранысты  құрастырушыны пайдаланамыз:

• күрделі критерийлерді бір не бірнеше кестелерден жазбаларды таңдау үшін пішімдейміз.
• таңдалған жазбалар үшін бейнелеуге тиісті өрістерді көрсетесіз және таңдалған деректерді пайдаланып есептеулерді жүргізесіз.

Біз бұрын  деректер қорына қатысты жалпы жағдайларды  қарастырғанбыз. Онда деректер қорының  негізгі қызметттерінің бірі ақпараттарды тез іздеу және әртүрлі сұрақтарға жауап алу екенін ескерткенбіз. MS Access-те сұранысты қалыптастыру үшін сұранысты құрастырушы мен MS Access тілінің SELECT  нұсқауы қолданылады.

“Үлгі бойынша сұраныс”дегеніміз не?

Сұранысты қалыптастырғанда берілген кестеде  жазбаларды таңдау критерийін көрсетуіңіз  қажет. Мұндай арнайы тілде сөйлемдерді  баспадан шығару үшін сұраныс құрастырушының терезесінде орналасқан сұраныс  бланкісін толтыруға тиіссіз. 

Шебердің  көмегімен сұраныстар құру.

Деректер  қорында сұранысты құру үшін «Сұраныстар» категориясын жандандырып Создать батырмасын басыңыз. Сұраныс құрастырушысы немесе сұранысты құру шеберлері бірінің көмегімен сұранысты құру опциясын таңдауыңызға болатын диалогты терезесі ашылады. Сұраныстармен танысу үшін Қарапайым сұраныс опциясын таңдап, ОК батырмасын басыңыз.

32-сурет  Сұраныс құрастырушысын  не шеберін таңдау. 

Бір немесе бірнеше кестелерден өзіңізге керек  өрісті таңдай алатын шебер терезесі ашылады. Егер бір кестеден артық  таңдасаңыз шебер автоматты түрде  деректердің сызбасы негізінде  кестелерді байланыстырады. Айталық, бізге  клиенттерге қызмет көрсетуді сату жайлы деректер қажет болсын. Мұндай ақпаратты алу үшін Клиенттер  кестесінен клиенттің аты, тегі және телефоны бар өрісті, ал Қызмет көрсету  кестесінен Қызмет көрсетудің атауы  мен Қызмет көрсету бір бағасы өрістерін, ал Сұраныстар кестесінен Қызмет көрсету Жасалды мен Қызмет көрсеткені үшін алдыңғы өрістерін таңдайсыз.

33-сурет  Қарапайым сұрату  шеберінің терезесі 

Өрістерді таңдаған соң, Далее батырмасын бассаңыз, эранда нақты немесе қорытынды сұраныс  критерийін таңдауға керекті сұраныстар шеберінің келесі диалогты терезесі пайда болады. Бұл жағдайда қорытынды  сұраныстың аса керегі жоқ сондықтан  Подробный опциясын таңдаңыз. Сұранысты  қалыптастыру процесін жалғастыру үшін Далее батырмасын басыңыз. Шебердің соңғы терезесіне көшесіз, мұнда  сұраныс атын беріп, сұраныстың нәтежесін  көру опциясын таңдайсыз немесе сұраныстың жаңа параметрлерін енгізу үшін сұраныс  құрастырушы терезесіне көшісіз. Деректерді көруге арналған сұранысты ашу опциясын ашыңыз, экранда өзіңіз құрған сұраныс  нәтежесімен кесте терезесі ашылады.

34-сурет.  Іріктеу нәтижелерін  көру 

Шеберлердің артықшылығы - минимум біліммен нәтижелерді  тез алу мүмкіндігінде. Бұл мысалда, қорытынды және көпкестелі сұраныстар туралы түсінігіңіз болмай-ақ, өзіңізді қызықтыратын ақпараттарды ала аласыз. Бірақ, сұраныстар шеберлері іріктеу  шарттарын, реттеу критерийлерін және іріктеудің қызық та күрделі параметрлерін  көрсетуге жол бермейді. 

Сұраныстар  конструкторының терезесі

Сұраныстар  конструкторын шақыру үшін деректер қорының терезесінде «Сұраныстар» катигориясын жандандырып, Создать батырмасын басыңыз. «Жаңа сұраныс» диалог терезесінде Құрастырушы опциясын таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Access нәтижесінде іріктеу жүргізілетін кестені немесе сұранысты таңдауыңызды ұсынады. Кестені таңдаңыз, Добавить батырмасын басып, диалог терезесін жабыңыз. Экранда сұраныстар конструкторының терезесі ал негізгі менюде Запрос командасы пайда болады.

35-сурет.  Жаңа сұраныс үшін  сұраныстар конструкторының  терезесі. 

Сұраныстар  конструкторының терезесінде сұраныстарды қалыптастыру үшін іріктеу жүргізілетін кестелерді және сұраныс нәтижесінде  өрістерді таңдап алып, деректерді іріктеу, топтау және реттеу үшін критерийлерді  көрсету қажет.

Сұраныс менюі сұраныстар конструкторы терезесінде кестелерді қосу және оларды жою, сұраныстың типін таңдау, сұранысты іске қосу және т.б. командалардан тұрады. Бұл менюдің көптеген пунктері саймандар панелінің батырмалармен қайталанады. Сонымен қатар, меню пунктінің сұраныстар конструкторы терезесінің берілген аймағына қатысы бар контекстік менюді пайдалана аласыз.

     Сұраныстар  конструктор  терезесінің  жоғарғы  жағында сұраныс деректерінің сызбасы  бар. Бұл сызба деректер қоры деректерінің сызбасына өте ұқсас, тек айырмашылығы мынада - берілген сызба сұранысқа  қосылған кестелер тізімінен тұрады және олардың арасындағы байланысты бейнелейді. Терезенің төменгі  жағында  сұраныс бланкісі жатыр. Бұл бланкінің  әрбір жолының белгілі бір  қызметтері бар:

• Өріс. Бұл жолда кестедегі әрқайсысы өзінің ұяшығында сұранысты құруға пайдаланатын өрістер орналасқан.
• Кесте аты. Бұл жолы берілген өріс қай кестеден екенін көрсетеді.
• Топтық операция. Деректер тобымен орындалатын операциялар типін анықтайды.
• Сұрыптау. Бұл жолда өсуі не кемуі бойынша сұратуға қайта оралатын ақпаратты сұрыптау типін көрсетесіз.
• Экранға шығару. Егер өрісте табылған ақпаратты MSAccess көрсетсін десеңіз өрісті көру жалаушасын орнатыңыз. Егер өріс тек сұранысыңызды  қайтаратын деректерді таңдау шартын тапсыру үшін пайдаланылса, оны бос қалдырыңыз.
• Таңдап алу (отбор) шарты. Бұл сұрату бланкісінің негізгі бөлігі. Бұл жолда (және онан төмен орналасқан жолда) белгілі бір шарттарды бере отырып, іздеу критерийі деп атау қабылданған іздеудің шектеуін енгізесіз.

Сұраныс конструкторы бойынша жаңа сұраныс  кестесін құруға және бұрыннан бар  сұраныс кестесінің құрлымын көруге немесе оны өзгертуге болады. Деректер қорында сұраныс таңдалып, конструктор  батырмасы шертілсін. Содан кейін  пайда болатын терезеде сұраныстың қандай принциппен құрылғанын анықтауға  болады.  Сұраныс конструкторы терезесінің  жоғарғы жағында кестелер арасындағы байланыстар, ал төменгі жағында  кестелер түрінде сұраныстың сипаты көрсетілген. Мұндай кестенің әрбір  бағаны бір өріске сәйкес. Оның өріс және кесте атауы жолдарында қажетті  өрісті таңдауға мүмкін беретін тізім  қамтылған. Яғни, алдымен кестелер тізіммен қажетті кесте сонан соң өрістер  тізіммен оның қажетті өрістері таңдалады. Егер қолданушы сұранысқа жаңа өрістер  қосатын болса, кесте оңға қарай  автоматты түрде кеңейеді. Іріктеу  шартты қатарын толтыру арқылы деректер қорындағы деректерді іріктеуге  болады. Мысалы: кесте Асановқа тиісті барлық  жазбаларды көру қажет болса, Фамилия бағанындағы іріктеу  шартты қатарына «Асанов Б» енгізу керек. «Асанов Б» сөзін тырнақшаға алмай енгізгеннің өзінде бағдарлама оны тырнақшаға алып жазады. Сұраныстың конструктор режимін Жабу батырмасы  арқылы жауып, жаңадан құрылған құрлымы  өзгертілген сұранысты ашқанда ол кестеде тек қойылады шартқа тиісті ғана жазбаларды аласыз. Дәл осы сұраныстың конструктор режиміндегі екінші бағанында шартын анықтауға болады. Сонда бағдарлама екінші өрісті мәннің төртен кіші болатын жазбаларын таңдайды. Конструктор  режиміндегі сұраныс бланкасында Топтық операция қатары бар. Кейде ол қатардың көрінбеуі де мүмкін. Ол кез-келген саймандар тақтасындағы Топтық операция батырмасын шерту керек. Топтық операция дегеніміз - берілген өрістегі  мәндерді қандайда бір функция көмегімен өңдеу. Мұндай функция сол қатарға шерткенде ашылатын функциялар тізімінен таңдау. Сұраныстың бір-бірінен айырмашылығы олардағы Баға өрісінде біріншіден топтастыру функциясы, екіншіден SUM функциясы анықталады. Топтық операция арқылы  есептейтін өрістерді де құруға болады. Мысалы әрбір фамилияның қанша рет кездесетін санау қажет болсын. Ол үшін оның конструктор режиміндегі тағы бір бағанда Фамилия өрісін құрып, ондағы Топтық операция ішінен Count (санау) функциясын анықтау керек. Сұраныс  бланкасының Сорттау қатарына сұраныс нәтижесінде алынған деректерді сорттауға болады.