MS Access

Сұраныс құру барысында жазбаларды іріктеу  шартын беретін өрнекті анықтауға  арналған - өрнекті құрастырушыны  қолдануға болады. Ол сұраныс бланкасында  Іріктелу шартты қатарына байланысты контексті мәзірдегі Құрастыру  командасы іске қосылады.

Өрнекті  құрастыру барысында  бірнеше  қарапайым  ережені естен  шығармауы  керек.

- Өрнек барлық уақытта логикалық типте болады.

- Символдық тұрақтылық тырнақшаға алынып жазылады.

- Деректер қорының обьектісі өріс атауын леп белгімен ажыратады.

- Математикалық емес бағдарламалауға түсінікті бірнеше операторды да қолдануға болады.

 

36-сурет.  Сұраныстағы өрнек құрастырушы  терезесі

       Өрнек құрастырушы терезесінде математикалық амалдардан да басқа да бірнеше операторлар бар: Between And аралықтан таңдау операторы, Мыс: Between 1945 And 1950 шарты / = 1945 And / = 1950 шары эквивалентті, /^ - дәрежеге шығару операторы, / - бүтінге де дөңгелентіп бөлу операторы, & - символдық мәліметтер операторы. Like - белгісіз символдары бар қатарды іздеу негізінде құруға пайдаланатын функция. Бұл кезде арнайы  символдар қолданылады: ?-кез-келген бір символ; * - символдардың кез-келген тізбегінде; # - белгісіз цифр. Мыс: Like*5*-құрамында «5» символдары бар жазбаларды іздеу шарты, Like Ұлжан, Гүлжан не Күлжан іздеу шартты. Іріктеу шартында қолдануға болатын негізгі логикалық  функциялар: AND және EQV - эквивалентті, OR - немесе, NOT - емес.

Өрнек құрастырушы терезесін пайдаланып сұраныс құруға мысал қарастырайық. Айталық деректер қорында разрядтар  және қызмет көрсетуге де екі кесте  бар болатын. Оның біріншіден разрядтар  оларға тиісті жалақылар, ал екіншіден  қызметкерлер және оларға сәйкес разрядтары мен жүктемесі енгізілген. Енді осы  екі кестені пайдаланып, қызметкерлердің  жалақы есептейтін қажетті сұраныс  кестесін құру қажет делік. Оны орындау  алгаритімі мынадай:

1. Сервиз - деректер схема командасы бойынша  разряд кестедегі код өрісі  мен Қызметкер кестедегі разряд  өрістері арасында байланыстарды  орнату.

2. Сұраныс  жапсырмасын ашып, құру түймесін  шерту.

3. Конструктор режимін таңдап, OK батырмасын шерту.

4. Конструктор режиміндегі Сұраныс  терезесінің төменгі жағындағы бағандарда қызметкер кестесін қызметкер мен жүктеме өрістерін, ал разряд кестесінен разряд өрісін таңдау.

5. Төртінші бағанда жаңадан жалақы өрісін ашып, сол бағандағы контексті мәзірден Құру командасын таңдай отырып, өрнек құрастырушы терезесін ашу.

6. Қызметшілердің тиісті жалақысы оның разрядына сәйкес жалақымен жүктеменің көбейтіндісіне тең. Сондықтан Өрнек құрастырушы терезесінің жоғарғы облысына осы екі өрістің көбейтіндісінен тұратын өрнекті енгізіп, ОК батырмасын шерту керек. Енгізген өрнек сұраныс бланкісінің 4-ші бағанында орналасқан.

7. Конструктор режимінде  ашылған сұраныс терезесін жабу және оған атау беріп сақтау.

Міне, осы  алгоритмді әрекеттерді орындай  отырып,  сұраныс кестесін алуға  болады. Оның жалақы өрісінде әрбір  қызметкердің жүктемесі мен разрядына  сәйкес жалақылары есептеліп көрсетілді.

Айталық, өзіңіздің клиенттеріңізге жаңа қызметтер көрсету жайлы  презентацияны  хабарлағыңыз келсін делік. Телефон  нөмірін, мекен-жайлары т.б клиенттеріңіз  туралы ақпараттан тұратын кестенің бағандарында жазылған. Бұл жағдайда барлық ақпараттың қажеті жоқ. Фирманың аты, өкілдің тегі, аты, әкесінің аты, сонымен бірге телефон номері жеткілікті, яғни бар болғаны бес  баған керек. Барлық қажетті ақпарат  Клиент кестесінен табылады.

1. Деректер  қорында «Сұраныстар» категориясын  жандандырыңыз және Создать батырмасын  басыңыз.

2. «Жаңа сұраныс» терезесінен Конструкторды таңдап, ОК батырмасын басыңыз.

3. Ашылған «Кестелерді қосу» диалог терезесінен Клиенттер кестесін таңдап, Добавить батырмасын басыңыз. Диалогты терезені жабыңыз. Экранда деректер сызбасы тек бір Клиенттер кестесінен тұратын, ал сұраныс бланкісі бос болатын сұраныстар құрастырушының терезесі ашылады.

Нәтижелі  кестеде болатын өрістерді таңдау үшін оларды сұрату бланкісінде бейнелеуіңіз қажет. MS Access-те нәтежелі кестеде болатын  өрістерді таңдаудың екі нұсқасы  бар:

1. Кестелерге  бөлек өрістерді қосу үшін  деректер сызбасында кестенің  өрісін таңдап, тышқан батырмасын  екі рет басасыз. Таңдалған  өріс сұраныс бланкісі Өріс  жолының мүмкін болатын келесі бағанға қойылады. Кесте аты жолында бірден кесте аты пайда болады, ал Экранға шығару позициясы таңбаланады.

2. MS Access-те  апару және қалдыру (drag-and-drop) механизмі  кең қолданылады. Бұл механизмі  қолдану үшін өрістерді таңдағанда  деректердің сызбасында кестеге  көшіңіз. Сұраныс бейнелегіңіз  келген өрісті ерекшелеп тышқан  батырмаласын басып, жібермей  ұстап тұрып, таңдалған өрісті  сұраныс бланкісіне апарыңыз.

Жоғарғыда келтірілген тәсілдердің кез-келгенімен сұраныс бланкісіне тегі, аты, әкесінің аты, телефоны өрістеріне апарыңыз.

Қайсыбір  жағдай да берілген кестенің барлық өрістерін  таңдау қажет. Ол үшін MS Access-те екі тәсіл  қарастырылады, оның бірі-тақырып жолында  тышқанды екі рет басу арқылы кестенің барлық өрістерін таңдау, екіншісі-ерекшеленген өрістерді сұраныс бланкісіне тасмалдау. Бұл жағдайда сұраныс бланкісінде  берілген кестенің барлық өрістері пайда  болады. Кестедегі өрістер тізімдегі  жұлдызшаға мән берген боларсыз. Оны  кестедегі барлық өрістерді белгілеу үшін пайдалана аласыз. Ол үшін өрістер  тізімінің бірінші жолындағы  жұлдызшаны басыңыз және осы қалыпта  тышқан батырмасын жібермей ұстап, оны  сұраныс бланкісіне апарыңыз. Сұраныс  бланкісінде  өріс атынан кейін нүкте  қойылып, сосын жұлдызша символы  жазылады, берілген кестенің барлық өрістері таңдалғанын білдіреді. Бірінші  тәсілден айырмашылығы құрастырушы  режимінде әрбір өрісті бөлек  бағанда көрмейсіз, бірақ сұранысты  жіберген соң олардың барлығы  таңдалады.

Қателесіп, сұраныс бланкісінің артық өрісті қосып қойдыңыз немесе айқын өрісті нәтижелі кестеде бейнелеудің қажеті жоқ деп шештіңіз. Бұл өрісті сұраныстан жою үшін бағандағы таңдау аймағы, сосын Delete пернесін басыңыз. Өріс жоғалады.

Сұраныс бланкісінде өрістердің реті олардың  нәтежелі кестеде шығатын ретімен  анықталады. Бұл тізімде өрістердің орналасуын өзгерту үшін келесі әрекеттерді  орныдаңыз:

1. Тышқан  нұсқағышын Өріс атауының дәл  үстінде орналасқан бағанның  таңдау аймағына орнатыңыз. Нұсқағыш  бағыттауыш түріне өзгергенде, бағанды  ерекшелеу үшін батырманы басыңыз.

2. Тышқан  батырмасын басыңыз және оны  осы жағдайда ұстап тұрыңыз.  Нұсқағыш соңында тікбұрыш пайда  болады.

3. Бағанды  тиісті бағытта ауыстырыңыз. Толық  тік сызық оның ағымдағы күйін  көрсетеді.

4. Толық  тік сызық тиісті орында болғанда  батырманы жіберіңіз. Өріс жаңа  орынға орналасады. Кейде ауыстыру  кезінде бағанды ерекшелеу бірден  бола қоймайды. Бағанның таңдау  аймағын басқаныңызға көзіңізді  жеткізіңіз. Бұл тасмалдау үшін  бағанды ұстап алып қалатын  жалғыз ғана орын.

Нәтижелі  кестенің жазбаларын сұрыптау реті сұраныс  бланкісіндегі өрістерді қолдану  реті мен және жекелеген өрістерді  реттеу критерийімен анықтайды. Сұраныс  бланкісінде орналасу ретімен өрістерді  орналастыруды біз өткен бөлімде  қарастырғанбыз. Жеке өрісте деректерді сұрыптау үшін қажетті өрістің Сұрыптау жолына көшіңіз және ашылған тізімнен Өсуі бойынша немесе Кемуі бойынша  мәнін таңдаңыз. Егер өріс бойынша  сұрыптағыңыз келмесе, Жоқ болу мәнін  таңдайсыз. Бірнеше өріс бойынша  сұрыптау үшін бірізділікпен сұрыпталатын өрістерге көшіп, оларға сұрыптау белгілерін орнатыңыз. Кесте режимінде сұрыптаудан ерекшелігі-нәтижені тек сұрыптауды орындаған соң ғана көресіз.

Біз қарапайым  сұраныс құрылымын аяқтадық, енді оны іске қосуға болады. Саймандар  панеленде Запуск батырмасын басыңыз немесе Запрос/ Запуск командасын орындаңыз. Берген сұранысыңызды орындау нәтижесі кесте режимінде пайда болады.

Құрылған  сұранысты кейін де пайдалануға  болады. Ол үшін Файл/ Сохранить как  командасын таңдап, қандайда бір мәнді  атты шектеп, сұранысты сақтаңыз.

Нәтижелі  кестеде кесте өрістеуінің барлығын немесе бөлігін бейнелеуге мүмкіндік  жасаушы құралдарымен таныстыңыз. Іс жүзінде көп жағдайда берілген кестенің барлық жазбаларын емес, тек белгілі  бір шарттарды қанағаттандыратын  бөлігін алу керек. Жазбаларды таңдау үшін қарапайым критерий өріс мәнін  нақты сәйкес болады деп ұйғарады. Мұндай критерий анықтамасы бұрын қарастырылған, сондықтан жазбаларды таңдаудың  күрделірек шарттарын құруға көшеміз.

Айқасқан  сұраныс – берілген кесте немесе сұраныс негізін қорытынды мәндерді есептеуге арналған кесте құру операциясы. Оның әрбір қатарына және бағанына атау берілді де оларды қиылысуында  қорытынды мәндер жазылады. Айқасқан сұраныс үшін бастапқы кестеде жаңа кестенің қатарлары мен бағандарының атауларын қалыптастыруға қажетті  деректер  бар деп есептеледі. Оның шеберін іске қосу үшін Сұраныс  жапсырмасында Қарау батырмасын шертіп, Айқасқан сұранысты таңдап, ОК батырмасын шерту керек. Шебердің жұмысы төмендегідей 5 қадамнан тұрады:

1. Қажетті  кестені таңдап, әрі қарай батырмасын  шерту.

2. Мәндері  кестенің жолдарын құруға пайдаланатын  өрісті таңдап, оны таңдалған  өрістер тізіміне көшіру. Өрісте  қайталанатын мән болса, олар  таптастырылады (2 – кестедегі пәндер  өрісін таңдау).

3. Мәндері  бағандарды түзуге пайдаланатын  өрісті таңдау. Көрсетілген өрістің  әрбір бірегей мәніне жаңа  кестеде бір өріс сәйкес келеді. Егер өріс мәндері бірегей  болмаса, онда кесте құрудың  мәні жоқ. (2-кестедегі баға өрісін  таңдау)

4. Қорытынды  жасау үшін қолданылатын функцияны  таңдау.

5. Сұранысқа  атау енгізіп немесе компьютер  берген атаумен келесі Дайын  батырмасын шерту.

Жаңа  сұраныс терезесінде Қайталанатын жазбалар тәсілін таңдай отырып, кестедегі  қайталанатын жазбаларды топтастыратын  немесе олардың қайталану санын  есептеп шығаратын сұраныс құруға болады. Мысалы ретінде Студенттер тізімі кестесін қарастырайық. Оның фамилия  өрісінде әр студенттің фамилиясы бірнеше  рет енгізілген. Кейде бір өрістің  мәнедері бірдей жазбаларын топтастыру қажеттілігі туындауы мүмкін. Мұның  ең қарапайым шешімі - сол өріс бойынша  сорттау жұмысын орындау. Access-те осы сияқты жұмысты орындауға  арнайы сұраныс құру мүмкіндігі де қарастырылған.

Қайталанатын  жазбаларды іздеуге арналған сұраныс  шебері арқылы орындалады. Қайталанған  жазбалар командасын таңдап, ОК батырмасын шерту керек. Осы кезде шеңбердің  атқаратын әрекеттері мынадай:

• кестені таңдау;
• қайталанатын жазбаларды іздеуге қажетті өрісті таңдау (фамилия өрісі);
• сұраныс кестесінде көрсетілген қосымша өрістерді таңдау (баға өрісі);
• жаңа сұранысқа атау енгізу не компьютер берген атаумен келісу.

Қайталанатын  жазбалар шеберін қолдандың екінші нұсқасы да бар. Шебердің үшінші қадамында  ешқандай қосымша өрістер көрсетілмесе, онда бағдарлама сұраныста а ды. Мұндай тәсілмен құрылған сұраныстарда қайталанатын жазбалар көрсетілмейді. Қарастырылған мысалда ''Ержанов  А.'' деректі, бастапқы кестеде бір-ақ рет кездескендіктен, сұраныс-кестесінде көрсетілмеген.втоматты түрде Қайталаулар атаулы өріс құрады. Ол өрісте бір мәнді жазбалардың қайталану саны көрсетіледі де қайталанатын өрістегі әрбір мән бір ғана рет жазыла

Есеп  беруді құрғанда біз оны тездететін процестердің стандартты құралдарын пайдаланамыз немесе есеп беру үшін есеп беру конструкторы көмегімен арнайы пішімді құрамыз.  Есеп беру конструкторы есеп беруді кесте  түрінде де, бос пішінде де құрады.

Кестелік  есеп беру кестеден деректерді неғұрлым қарапайым әрі табиғи түрде басып  шығаруға мүмкіндік жасайды. Алайда есеп беруде кестеленген деректерді көрсетудің кемшіліктері бар. Іс-хаттар және т.б.) берілген кестенің өрістері есеп берудің арнайы белгіленген  орындарында орналасуы тиіс. Олай болса, кестелік есеп беру бұл мақсаттар  үшін жарамайды. 

Есеп  беруді құрудың қарапайым  тәсілі.

     MS Access-те қарапайым есеп беруді  құру үшін бірнеше әрекеттерді  ғана орындау жеткілікті:

     1. Деректер базасының терезесін  ашыңыз.

     2. Деректер базасының терезесінде  «Кестелер» категориясы таңдалғанына  көз жеткізіңіз.

     3. Есеп беруді құрғыңыз келген  кестеге нұсқағышты орнатыңыз.

     4. Құрастырушы командасын орындаңыз.  Ашылған есеп терезесіне қасында  қосарланып шығатын өрістер тізімінен  қажетті өрістерді тышқан көмегімен  тасымалдау арқылы есептің құрастырушы  терезесіне орнатамыз. Қойылған  өрістердің орнын, шрифтін, өлшемін,  түсін өз қалауымызша өзгерте  аламыз. Өзгертілген есепті қалаған  атауымызды беру арқылы сақтаймыз.  Экранда төмендегі есеп пайда  болады.