MS Access

 

49-сурет.  Құрастырушы көмегімен  құрылған есеп  терезесі. 

Есеп  беруді құруға шеберді пайдалану

     Шебер көмегімен есеп берудің құрылуы  арнайы білімді қажет етпейді  және есеп беруге кіретін кестелерді таңдауға, есеп беру өрістерінің тізімін  анықтауға, оларды орналастыруға әкеледі.

 

50-сурет.  Есеп берудің керекті  кестесін немесе  сұранысын таңдау  терезесі. 

     Есеп  берулер шеберін іске қосу үшін «Жаңа  есеп беру» сұхбат терезесінде есеп беруді құру нұсқаларының тізімінен  Есеп берулер шеберін таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Деректер базасында  терезенің жұмыс істеуге арналған кеңістігінде таңдалған «Есеп беру»  объектісінде бейнеленетін альтернативті  құрал ретінде Шебер көмегімен  есеп беруді құру таңбашасын пайдалануыңызға  болады.

     Сонымен, есеп беруді құру шеберін іске қосыңыз. Экранда келесі есеп беру өрісін анықтауға  қажетті (51-сурет) сұхбат терезесі ашылады.  

 

51-сурет.  Есеп берудің өрістерін  таңдау үшін сұхбат  терезесі (1-қадам). 

     Кестелер  және сұраныстар тізімінің ашылу  батырмасын басыңыз және деректер базасының  кестелер тізімінен есеп беруді құратын  кестені таңдаңыз. Мұнда Қатынау  өрістері (Доступное поля) тізімінде  таңдалған кестенің барлық өрістерінің  тізімі беріледі. Берілген тізімнен Таңдалған  өрістер тізіміне құрылар есеп беруге орналастыратын өрістерді апарыңыз. Өрістерді таңдауды аяқтап, келесі қадамға көшу үшін Далее батырмасын басыңыз. 

     Шебер көмегімен есеп беруді құрудың екінші қадамында қандай да бір өрістердің бірінде деректерді топтаудың қажеті бар жоғын анықтау керек. MS Access деректерді топтау нұсқасын ұсынады. Ұсынылған  нұсқаны пайдаланасыз немесе сұхбат терезесіндегі батырмаларды пайдаланып, өзіңіздің нұсқаны қолданасыз, MS Access топтаудың 10 деңгейіне дейін  мүмкіндік беретінін есте сақтаңыз:

Деректерді  топтауды орнатып болған соң, топтау аралығын өзгертуге болады. Ол үшін Группировка батырмасын басыңыз.

     Келесі  сұхбат терезесінде есеп берудің  жазбаларды сұрыптау ретін беріңіз. Егер есеп беруде қорытынды өрістерді  ұйымдастырғыңыз келсе, сұхбат терезесінің  батырмасын басыңыз да, ашылған «Қорытындылар» сұхбат терезесінде ұсынылған өрістер  үшін қорытынды есептеулер түрін  анықтайтын тиісті жалаушаларды орнатыңыз. Сосын сұрыптау терезесіне қайта  келу үшін Назад батырмасын басыңыз.

     Шебер көмегімен есеп беруді құрудың келесі екі қадамында есеп беру макетінің  түрін және безендіру стилін анықтау  керек.

     Соңғы қадамда есеп берудің атын беріп, есеп берумен әрі қарай жұмыс  істеу үшін екі нұсқаның бірін  таңдаңыз:

• Есеп беруді көру;
• Есеп беру құрылымының өзгеруі.

 

 

52-сурет.  Есеп берудің топтау  деңгейін таңдау  үшін сұхбат терезесі (2-қадам). 

 

53-сурет.  Есеп берудег жазбаларды  сорттау тәртібін  таңдау үшін сұхбат  терезесі 

(3-қадам). 

 

54-сурет.  Есеп беру үшін  макет түрін таңдау  сұхбат терезесі (4-қадам). 

 

55-сурет.  Есеп беруде талап  етілетін стилді  таңдау сұхбат  терезесі (5-қадам).

 

56-сурет.  Есеке атау беріп,  есепті қарау түрін  таңдау үшін сұхбат  терезесі (6-қадам). 

 

57-сурет.  Шебер көмегімен  құрылған есеп  беру. 

     57-суретте  шебер көмегімен құрылған есеп  беру келтірілген. Бұл есеп  беру талаптарыңызды толығымен  қанағаттандырады. Алайда қосымша  мүмкіндіктер қажет болса, құрылған  есеп беруді алғашқы жазылған  түрі ретінде қолданып, оны есеп  беру конструкторы көмегімен  модификациялауыңызға болады. 

Есеп  беруді көру және баспаға шығару

MS Access-те  экранда құрылған есеп беруді  көруге арналған құралдардың  көп жиыны бар. Өз қалауыңызбен  кез келгенін пайдалануыңызға  болады:

• Негізгі менюдің Файл │Предварительный просмотр командасы
• Контекстік менюдің Предварительный просмотр командасы
• «Деректер базасы» саймандар панелінің Просмотр батырмасы

 

Деректер  базасының терезесінде есеп беруді көру үшін қажетті есеп берудің атын ерекшелеп просмотр батырмасын басу жеткілікті.

Есеп  беруді көруде саймандар панелінің  батырмаларын және көру терезесінің  төменгі жағында орналасқан беті бойынша ауыстыру батырмаларын пайдаланасыз: 
 

     Есеп  беру конструкторы терезесінен немесе деректер базасының терезесінен  құрылған есеп беруді басу үшін келесі тәсілдердің бірін пайдаланамыз:

• Файл │Печать командасын орындаңыз. Баспа параметрлерін беретін «Баспа» сұхбат терезесі ашылады.
• MS Access саймандар панелінде Печать батырмасын басыңыз. Бұл жағдайда есеп беру ағымдағы орнатылуымен баспаға шығарылады.

     «Баспа» сұхбат терезесінде басқыңыз келетін  бет номерімен көшірме санын  көрсетіп, файлға баспа режимін таңдай аласыз. Басып шығарылатын бет  номерін беру үшін сұхбат терезесінің  төменгі сол жақ бұрышындағы  «басу» аймағында беттер опциясын орнатыңыз. С: енгізу өрісінде басылатын беттердің  біріншісін, ал По: енгізу өрісінде басылатын  беттердің соңғысын көрсетіңіз.

     Басылатын көшірмелер санын беру үшін Көшірме  саны санаушының көмегімен «Көшірмелер» аймағына тиісті мәнді орнатыңыз.

     Баспа бағдарын беру үшін «Баспа» сұхбат терезесінің Свойства батырмасын басқанда ашылатын Кітаптық (Portrait) және Альбомдық (Landscape) опциялары пайдаланылады.

     Бет бағдарын өзгерту қосымша нәтижеге әкеліп соғуы мүмкін, мысалы, өріс екі  беттің арасында қалады. Егер беттің орналасуын өзгертсеңіз, есеп беруіңіз қалай тұрғанын көру үшін «Алдан ала көру» терезесін  ашамыз.

     Бет өрістерінің мөлшерін өзгерту үшін «Баспа» сұхбат терезесінің Настройка  батырмасын басқанда ашылатын «Бет параметрлері»  сұхбат терезесі пайдаланылады. Ашылған  сұхбат терезесінің «Өрістер» жапсырмасына көшіп, өзгерткіңіз келген бет өрісінің мәнін ерекшелеп, орнатылған өзгерту  бірліктерін (дюймдер немесе миллиметрлер) ескеріп, жаңа мәнді енгізіңіз.

MS Access-тің  есеп объектісі деп ДБ-дағы  деректерді қолданушыға қажетті  мәліметтерді басып шығаруға  дайындалған есеп құжатын айтамыз.  Форма мен есеп объектілерінің  құрылымдары ұқсас, яғни формада  айтылған мәліметтердің көбі  есеп объектісі үшін де орынды. Есеп құру кезінде жұмыстың  басым көпшілігі оның Конструктор  режимінде орындалады. Есеп құрылғаннан  кейін оны баспаға басып шығаруға  болады. ДҚ терезесінде Есеп жапсырмасы  мен Құру батырмасын шерткенде  пайда болатын Жаңа есеп терезесінде  есеп құру тәсілдерін қарастырамыз. 

Автоесептер

MS Access-те  автоесептерді құру үшін бірнеше  әрекеттерді ғана орындау жеткілікті:

     1. Деректер базасының терезесін  ашыңыз.

     2. Деректер базасының терезесінде  «Кестелер» категориясы таңдалғанына  көз жеткізіңіз.

     3. Есеп беруді құрғыңыз келген  кестеге нұсқағышты орнатыңыз.

     4. Вставка │Автоотчет командасын  орындаңыз немесе саймандар панелінде  Новый объект батырмасын басыңыз  және ашылған тізімнен Автоесеп  беруді таңдаңыз.

     Экранда санаулы уақытта–ақ пайдалануға  дайын есеп беру пайда болады. Бұл  есеп беруге кестені барлық өрістері қосылған. Олардың атаулары кестедегі  сияқты тік орналасқан. Әрбір өріс атауының оң жағында кестедегі мәні бейнеленген.

 

58-сурет.  Автоесептің бағандық  түрі. 

Есепті  автоматты түрде құруға болатын  таспалық және бағандық автоесептер  деген екі тәсіл бар. Таспалық автоесептерде өрістер көлденең, ал бағандық автоесептерде тігінен  орналасады.  

59-сурет.  Автоесептің таспалық  түрі. 

Есепті  көру кезінде экран бетінде оның бір бөлігі ғана көрінеді. Масштаб  батырмасы арқылы есеп парағын толық  көруге де болады, бірақ бұл кезде  ондағы мәліметтер анық көрінбейді. Сондай-ақ саймандар тақтасындағы Екі бет  батырмасы арқылы есептің екі  бетін де экранға толық шығаруға болады. Есепті көру режимінде Түрі мәзіріндегі Беттер командасы арқылы есептің 1,2,4,8 және 12 бетін экранға  шағыруға мүмкіндік бар.

MS Access-те кестелер мен сұраныстардағы  берілгендерді ыңғайлы түрде  экранда бейнелейтін және оларды  басқаратын құрал ретінде формалар  қолданылады. Формалар – берілгендерді  кесте түрінде немесе оларды  экран бетіне қалауынша орналастыруына  мүмкіндік беретін, MS Access объектілерінің  бірі. Оларды берілгендерді іздеу  үшін қолданады. Сондай-ақ, қандай-да  бір құжаттарды дайындау кезінде  форманы қолдану қажеттігі туындайды.

Формаларды  құру тәсілдерінің жеңілдігі, әртүрлілігі  және олардың сыртқы түрлері MS Access программасының басқа ДҚБЖ артық болуына әсер етеді. Бұған формалармен жұмыс  барысында көз жеткізуге болады. Форма жапсырмасындағы Құру батырмасын шерткенде пайда болатын Жаңа форма терезесіндегі форма құру тәсілдерін қарастырамыз:

Форма шебері мен конструкторы

Жаңа  форма терезесінде форма шеберін  таңдап және кесте атауын көрсетіп, ОК батырмасын шерту арқылы Форма  шебері іске қосылады. Оның жұмысын  түсіну үшін мынадай нақты кесте  қарастырайық (мұндағы 4-ші және 5-өрістер OLE типінде, яғни суретпен берілген обьект):

Форма шеңбері төмендегідей 4 қадамнан тұратын  әрекеттер бар (қадам әрекеттері тандалған кесте бойынша жақша  ішінде нақтыланған):

1-қадам.  Форма құруға қажетті өрістерді  таңдау.

 

2-қадам.  Форманың үш түрінің бірін  таңдау (мысалы үшін баға түрі  таңдалсын).

 

3-қадам.  Форма стилін таңдау. Форма стилі  деп оның фонының шрифтін, қолтаңба  рельефін беру саналады. Мысалы, бұлт (облака) стилі таңдалсын. 

 

4-қадам.  Жаңа фораға атау беріп және  оның дайын форманы көру немесе  форма үлгісін өзгерту  параметрлерінің  бірін таңдап, Дайын батырмасын  шерту. Мысалы:  форма1 атауы  беріліп, дайын форманы көру  параметрі таңдалсын. Форма шебері  жұмысы көрсетілген. 

 

Бағдарламада  форма құру барысында кестенің барлық өрістерін экран бетіне сыйдыруға  тырысады. Оның форма құрудағы әсемдік  сапасы ұнамаған жағдайда оны құрастырушы  режимінде жөндеуге болады. 

 

Форманы құрастырушы көмегімен құру үшін Форма объектісіне барып, Құрастырушы  тәсілін және қажетті кесте немесе сұраныс атауын таңдап Ок батырмасын шертеміз. Экранда құрастырушы терезесі ашылады. Бұл терезеге өзімізге қажетті  өрістерді өрістер тізімінен  орналастырып, ол өрістердің шрифтін, өлшемін, түсін қалауымызша өзгертеміз. Дайын болған форманы ат беріп  сақтаймыз. 

 

       

       Шебер режимі көмегімен             Конструктор режимі көмегімен 

Автоформалар

MS Access-те  форманың, автоматты түрде құруға  болатын стандартты түрі бар:  бағандық автоформа; таспалық  автоформа; кестелік автоформа.  Автоформа түрлерін, нақты мысал  ретінде Студент кестесін қарастырамыз: Осы кестенің стандартты түрдегі  формасын алу үшін Жаңа форма  терезесінде автоформалардың бірін  белгілеп терезенің төменгі жағында  Студент кестені таңадап, ОК  түймесін таңдау керек. Бағандық формада кестенің барлық өрістері баған түрінде орналасқан. Экран бетінде оның бір ғана жазбасы көрінеді. Кестенің қажетті жазбасын көру үшін оның жазбалар бойымен жылжу батырмалары пайдаланылады.