Інформаційне забезпечення управління загальноосвітнім навчальним закладом

а) для вирішення  принципово нових, незвичайних рішень, таких, які важко піддаються вирішенню;

б) для вирішення  проблем в умовах дефіциту часу;

в) коли менеджер або група менеджерів мають достатньо  влади, аби нав’язати своє рішення.

В теорії прийняття  рішень виділяють два основних напрямки досліджень: нормативний та описовий [1].

Представники  нормативного підходу концентрують увагу на розробці організаційних, інформаційних та методологічних засад  прийняття раціонального рішення. Нормативний підхід опрацьовує “правила руху” в управлінській роботі, дотримання яких має забезпечити прийняття раціонального рішення.

Описовий підхід спрямований на емпіричне дослідження  поведінки окремих осіб та груп людей  в процесі прийняття рішень. Він має на меті визначити закономірності формування в процесі взаємодії вихідних параметрів проблеми, що вирішується, та характеристик суб’єкта, який приймає рішення.

У рамках нормативного підходу перш за все досліджується  процедура прийняття управлінських рішень.

Найпростішою  технологією прийняття рішень є  інтуітивна, яку у спрощеному схематичному вигляді подано на рис.1.1.

Рис. 1.1. Модель інтуітивної технології прийняття рішення

Зміна стану  висуває проблему, необхідність усунути яку й вимагає прийняття рішення. За інтуітивної технології досвід прийняття рішень в аналогічних (подібних) ситуаціях, що накопичив даний суб’єкт управління й визначає саме рішення. Отже, якщо у минулому накопиченому досвіді суб’єкта управління не було прийнято аналогічних рішень, ймовірність прийняття помилкового рішення зростає. Перевага інтуітивної технології полягає у швидкості прийняття рішень, а основний недолік – у значній імовірності помилки.

           Спрощена модель раціональної  технології прийняття рішень наведена на рис.1.2. 

Рис.1.2. Раціональна технологія прийняття та реалізації управлінських рішень.

У наведеній  моделі подано логіку реалізації раціональної технології прийняття рішень, але  не відображено конкретний порядок  проходження окремих етапів. У  процесі підготовки рішення часто виникає необхідність уточнення або коригування результатів попередніх етапів.

Нині  у жодній галузі   діяльності не можна приймати правильні рішення, що базуються  виключно на багаторічному досвіді  й інтуїції керівників. Це пояснюється  тим, що, по-перше, суспільство в цілому стало досить складним і будь-яка галузь, у якій безпосередньо зайнята та чи інша людина, має різноманітні зв’язки з усіма галузями людської діяльності. По-друге, темпи розвитку суспільства стрімко зросли, внаслідок чого виникла гостра необхідність завчасно передбачити шляхи і результати цього розвитку [1].

Процес розробки рішень може розглядатися як цілеспрямована переробка „інформації стану”  в „командну інформацію”, яка  визначає хто, що і коли має робити. Інформація використовується для коригування і адаптації всієї системи в умовах, що склалися, для розробки нової мети і завдань [12].

Для розробки рішень використовується різна за характером інформація: про події, які відбуваються; періодична; повторна, отримана у результаті аналітичної обробки вихідних даних; вихідна; вибіркова; отримана унаслідок використання лише частини зібраних даних; повна; вичерпна; графічна; семантична, що відноситься до знакових систем, змістовної сторони слів і виразів.

Робота з  інформацією супроводжує і пронизує весь процес прийняття рішень і контролю, а відповідно, являється невід’ємною частиною управління. Необхідною передумовою прийняття правильного управлінського рішення є оптимальний об’єм і якість наявної інформації. Важливого значення набуває також методика аналізу інформації і синтез, що формує уяву про можливі рішення. Кожен варіант рішення є комплексом інформації про можливі відповіді на певні запитання, зібраний в єдино логічне ціле і має певну цілеспрямованість.

Для оцінки ситуації і підготовки управлінського рішення керівник має бути забезпечений повною і своєчасною інформацією [39]. Зміст процесу управління полягає у перетворенні інформації зворотного зв’язку на інформацію управлінських рішень. Зворотній зв’язок дає змогу коригувати помилки відхилення, регулювати виробничі й управлінські процеси.

Для прийняття  управлінського рішення потрібна планова, нормативна, інструктивна, правова, статистична, облікова, наукова, та інша інформація. Незалежно від виду, вона має бути точною, повною, достовірною, надійною, зручною для сприйняття та оцінки. Носіями для прийняття рішень може бути документ, креслення, схеми, графіки, газети, журнали, книги, кінофільми, записи на електронних носіях та інше. Важливими джерелами інформації є особисті спостереження, бесіди зі спеціалістами й працівниками, опитування експертів. Крім того, створюються комісії чи творчі групи для вивчення питання, проведень анкетних опитувань, інтерв’ювання тощо.

Інформація  розповсюджується через ієрархічні канали, з допомогою різних циркулярів, інструкцій, рішень, проведення конференцій, зборів, нарад, охоплює різноманітну й численну сукупність рішень. Це дані оперативного обліку, статистичної звітності, матеріали перевірок, спеціальних обстежень. Особливу цінність має інформація, зібрана  власноруч керівником у процесі контролю й особистих контактів з підлеглими, оскільки він з'ясовує суб’єктивні думки, оцінки, побажання працівників [1, с. 4-6].

Цінним джерелом отримання інформації можуть слугувати  матеріли різноманітних екскурсій. Досить важливо, щоб керівники навчальних закладів, вчителі, заступники директора в обов’язковому порядку відвідували інші навчальні заклади. Кожному такому відвідуванню має передувати розробка детальної програми з переліком питань, з якими слід познайомитися, відповідями на них і пропозиціями, що необхідно зробити в своєму навчальному закладі.

Однією із труднощів  в управлінській діяльності є  рішення в умовах невизначеності або неповних даних про можливі  післядії накреслених дій. Керівник   завжди стоїть перед дилемою : або зменшити невизначеність перед тим, як приступити до дій, або здійснити ті чи інші операції за відомого рівня невизначеності.  Ймовірно, що вирішальну роль тут має відіграти фактор часу. За наявності ресурсів часу прийняттю рішення завжди має передувати аналіз і пошук даних, що знижують невизначеність результату   рішень, які приймаються. Заслуговує уваги порядок організації системи інформації, за якого сигнали поступають тоді, коли це необхідно керівнику. Нажаль, у більшості навчальних закладів діючі інформаційні системи не забезпечують цієї вимоги, оскільки формальна комунікаційна структура закладу в більшості випадків не має необхідного комплексу правил, що регулюють передачу, розповсюдження і використання інформації.

Ураховуючи  значний об’єм інформації, що використовується у процесі розробки рішення, й великі затрати, пов’язані з її збором і переробкою, заслуговує на увагу методологія управління “за відхиленнями”, суть якої полягає в тому, що в системі фіксується не вся інформація, а лише дані по відхиленнях об’єкту від заданої програми. Це дозволяє розвантажити інформаційні канали, своєчасно виявити перебої у процесі навчання й орієнтувати керівників і спеціалістів на вузькі місця в роботі. Прийняття рішення за відхиленнями на перший план висуває завдання щодо визначення допустимих значень відхилень явища або процесу, за яких рішення не приймаються, широкого впровадження нормативних методів планування, обліку й аналізу змінних факторів, які впливають на результати дій у рамках системи, що розглядається. [22, с.10]

Велике значення в процесі підготовки й прийняття  рішень має достовірність інформації, що виключає її перекручення. Найбільш часто перекручена інформація має  місце у процесі передачі її від  однієї управлінської інстанції  до іншої (від безпосереднього виконавця до керівника підрозділу, а від нього до керівника вищого рівня). Інколи ці перекручення є результатом різного відображення в свідомості людей (в залежності від їх психологічної характеристики) одних і тих самих фактів.

Інформація  повинна надаватись в упорядкованій  формі й послідовності, задовольняти певні якісні показники по змісту, рівню узагальнення і т.д. Форма  подання інформації залежить від  призначення, її використання, ієрархічного рівня управління і грамотності, потреб інформації. В окремих випадках ефективними можуть бути візуальні засоби, такі як графіки, схеми, діаграми, в іншому – таблиці і т. д. Проте завжди рівень показників має підвищуватися за переходу від нижчого до більш високого рівня управління.

Розробка інформаційної системи не може відділятися від стилю управління. У той же час не можна орієнтуватися на досить розповсюджений стиль управління, який передбачає його надмірну централізацію; керівник вирішує незначні питання і є споживачем надто великих об’ємів інформації.

Інформаційна  система має бути спрямована на раціональну  систему розподілу повноважень  і рішень між рівнями управління, а також керівниками і спеціалістами  апарату управління. Найважливіша вимога до інформаційної системи полягає  в тому, що вона має бути   організована так, щоб кожен рівень управління й кожен працівник отримував інформацію, необхідну тільки йому для успішного виконання обов’язків передбачених положенням або службовою інструкцією.

  Практикою  встановлено, що від якості  управлінських рішень залежить ефективність усього навчального  процесу. Своєчасно прийняте, науково обґрунтоване рішення стимулює підлеглих і, навпаки, запізніле або ж передчасне, необдумане рішення може знизити результати праці колективу або окремих виконавців [37].

2. Інформаційна культура керівника загальноосвітнього навчального закладу

Кінець ХХ століття і початок ХХІ стали початком Ери інформатизації. Відбувається формування нового типу суспільного устрою –  інформаційного суспільства. Інформація у наш час означає все. Інформація та поінформованість, у першу чергу, для управлінця – це ключ до перемоги.

Стрімкий розвиток комп’ютерних технологій дозволив створити безпрецедентні засоби передачі інформації, які спричиняють докорінні зміни  в усіх сферах людської діяльності. Такий бурхливий розвиток інформатизації суспільства одержав назву інформаційної революції, яка, без сумніву, сприяючи прогресивному розвитку суспільства, породила значну кількість проблем [1], обумовлених ключовою роллю інформації в житті суспільства. У сучасних умовах саме інформація є стратегічним ресурсом, який визначає рівень розвитку держави.

Відбувається  зміна способів виробництва, світогляду людей, міждержавних відносин. Інформаційні технології, що з кожним днем набувають  все ширшого застосування, кардинально змінюють повсякденне життя людей. Усвідомлення природи цих змін – необхідна передумова для розв’язання практично будь-якого прикладного завдання.

Держава набуває  в інформаційному суспільстві нових  рис, нового значення [2]. Саме тому державні службовці, менеджери, керівники різних ланок повинні усвідомити цінність інформації як товару, як необхідної складової управлінської діяльності, як основного елемента аналізу та прогнозування. Саме інформація виходить на основні позиції у формуванні перспективного розвитку в будь-якій сфері діяльності.

Значна кількість  науковців підтримує ідею необхідності впровадження інформаційних технологій в управлінні: „основними заходами підвищення ефективності діяльності органів  управління соціальними системами в цілому є наступне вдосконалення їх організації, починаючи з низових ланок: перебудова методів і методик планування і контролю за діяльністю органів і підрозділів, запровадження нових інформаційних технологічних процесів підтримки та прийняття управлінських рішень “ [3].

Серед вітчизняних  досліджень проблеми інформатизації управлінської  діяльності слід відзначити праці Р.А. Калюжного, М.Я. Швеця, В.С.Цимбалюка, В.Д. Гавловського, В.М. Брижка, І.О. Здеби, В.А. Саницького, В.М. Глушкова, а також  зарубіжних учених О.А Гаврилова, Н.С. Польового, Г.Г. Абрамкіна,        В.С. Кудрявцева та Ю. Хаяші, якими, фактично, було сформульовано поняття „інформаційне суспільство” [4].

Зазвичай проблема доступу до інформації звучить так: “час – інформація”, тобто коли на отримання інформації затрачено мінімум часу. У діяльності управлінця,як і будь-якого іншого спеціаліста, важливе значення має спілкування з іншими спеціалістами, в тому числі й з інших міст, країн. Використання комп’ютерних мереж зв’язку, глобальної мережі Інтернет, внутрішніх корпоративних електронних мереж дозволяє у максимально можливому ритмі здійснювати управління процесами, контролювати їх виконання, регулювати напрям акценту виконання управлінського рішення у конкретний час.

Таким чином, інформаційне забезпечення діяльності управлінця має велике, якщо не визначне значення, і воно повинно бути зовсім іншим, ніж „довга паперова тяганина”, а також має відповідати наведеним нижче вимогам.

По-перше, інформація повинна доходити до управлінця в  той же момент, коли вона з’явилася, коли зафіксовано якусь подію чи юридичний факт, наприклад, з того моменту, коли вийшов той чи інший нормативний документ або коли виникла нагальна потреба в отриманні даної інформації для аналізу, прогнозу чи іншої управлінської дії. По-друге, це має бути достовірна і перевірена інформація з надійних джерел, якими, наприклад, є офіційні видання державних органів. По-третє, інформація має бути конкретною і доступною в будь-який необхідний момент, а також подана у зручному вигляді. Не можна уявити керівника, менеджера високого рівня, який не працює з комп’ютером, не використовує можливості інформаційних систем. Тому при підготовці керівників усіх рівнів необхідно враховувати такий важливий аспект, як інформаційна культура. Необхідність підготовки управлінців нового інформаційного суспільства передбачає зовсім новий підхід. В інформаційному суспільстві найбільш гостро піднімається проблема вміння швидко та правильно знаходити потрібний обсяг інформації, систематизувати, аналізувати його і, беручи до уваги можливі ризики, в потрібному напрямі готувати управлінське рішення.