Трудовая книжка

     Типичной  ошибкой при внесении сведений о  приеме на работу является неверное понимание  некоторыми работниками кадровых служб  требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа¹³. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так как требуется внести в эту запись сведения, условно говоря, по формулам: "куда и кем" или "куда и зачем" принят работник, без указания отдельных особенностей и характера работы.

     Вместе  с тем в определенных случаях  запись в трудовой книжке обязательно  должна быть дополнена некоторыми характеристиками процедуры приема на работу.

     В практике работы кадровых служб распространены и другие ошибки при внесении записей  о приеме на работу:

• наименование организации не выделяется в виде заголовка, а включается в текст записи о приеме на работу;
• указывается сокращенное, а не полное наименование организации;
• наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;
• не указывается наименование структурного подразделения, в которое принят работник, а этот вид информации относится существенным условиям трудового договора;
• наименование структурного подразделения не соответствует наименованию, внесенному в штатное расписание;
• наименование профессии или должности не соответствует ОКПДТР;
• указанная в записи должность не соответствует должности в приказе о приеме на работу.

      ВЫВОД: наглядно видно, в реальности допускается  достаточное множество ошибок. Из этого складывается определенные проблемы, не разрешенные практически. В этой главе, была решена третья задача курсовой работы: рассказать об оформлении трудовой книжки.

ГЛАВА III. ПРАКТИКА КАДРОВЫХ СЛУЖБ

§1. Дубликат трудовой книжки 

     При наличии  в  трудовой  книжке  записи  об  увольнении   или      переводе     на    другую    работу,    впоследствии    признанной      недействительной,  по просьбе работника выдается дубликат трудовой  книжки без внесения в  нее записи, признанной недействительной. Выдача дубликата трудовой книжки  производится  администрацией      по последнему месту работы. Документы, подтверждающие стаж работы,      предшествующий поступлению на данное  предприятие,  в  учреждение,      организацию,  не требуются.  При  этом в правом верхнем углу первой      страницы новой трудовой книжки делается  надпись:  "Дубликат".  На      первой  странице  прежней  трудовой книжки пишется:  "Взамен выдан      дубликат"  и  она  возвращается  владельцу  для  представления  ее      впоследствии  в  органы социального обеспечения  для документального      подтверждения  трудового  стажа  до  поступления  на   работу   на      предприятие, в учреждение, организацию, где выдан дубликат.

     Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш  к ней), обязано немедленно  заявить  об  этом  администрации  по  месту  последней работы.  Не  позднее  15 дней после заявления  администрация выдает работнику  другую  трудовую  книжку  или  вкладыш  к  ней   (новых  образцов)  также с  надписью  "Дубликат"  в  правом  верхнем углу первой страницы.

     Дубликат  трудовой книжки или вкладыш к  ней заполняется по общим  правилам.  В  разделы  "Сведения  о  работе",  "Сведения  о награждениях"  и  "Сведения о поощрениях" при  заполнении дубликата вносятся записи о работе,  а также о награждениях и поощрениях  по  месту  последней  работы  на  основании  ранее  изданных  приказов  (распоряжений)¹⁴.

     Если  работник  до  поступления на данное предприятие уже работал в  качестве  рабочего  или  служащего,  то  при  заполнении дубликата  трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об  общем  стаже  работы  в  качестве рабочего  или  служащего  до  поступления  на  данное предприятие, подтвержденном документами.

     Общий стаж  работы записывается суммарно,  то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие  периоды времени и на каких  должностях работал  в прошлом  владелец трудовой книжки.

     Если  из   представленных   документов   видно,   что  работник переводился  на другую постоянную работу в том  же  предприятии,  то об этом делается соответствующая запись. Затем в  графе 2 записывается дата увольнения,  а в графе  3  - причина  увольнения,  если  в  представленном работником документе имеются такие данные. В том случае,  когда документы  не содержат полностью указанных  выше сведений о работе  в  прошлом,  в  дубликат  трудовой  книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.  В графе 4 указывается  наименование, дата и номер документа, на  основании которого произведены  соответствующие записи в дубликате.

     Документы,  подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация  обязана  оказать  содействие  работнику  в получении документов,  подтверждающих  стаж   его   работы,   предшествующий поступлению в данное предприятие¹⁵.

     Если  трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела,  изорвана,  замазана  и  т.п.),  то  администрация   по  последнему  месту  работы  выдает  рабочему или служащему  дубликат трудовой книжки (вкладыш  к ней). При этом  на  первой  странице  трудовой  книжки,  пришедшей  в негодность,  делается надпись:  "Взамен выдан дубликат",  а  книжка возвращается  ее владельцу.  При поступлении на новое место  работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

     ВЫВОД: анализируя данный параграф, невольно навязывается вывод о том, что потеря трудовой книжки, не так уж с страшна. В этом случае есть определенно удачное решение этой проблемы. Рассказав, о дубликате трудовой книжки в этом параграфе – я решила еще одну задачу моей курсовой работы.

§2. Оформление исправлений

     Одна  из проблем оформления трудовой книжки – это внесение исправлений в  записи. Как решается это проблема? В  случае  выявления  неправильной  или  неточной  записи      сведений  о  работе,  переводе  на  другую  постоянную  работу,  о      награждениях   и   поощрениях   и   др.  Исправление  производится  администрацией того предприятия,  где была внесена соответствующая      запись.  Администрация  по  новому  месту  работы  обязана оказать      работнику в этом необходимую помощь. Если  предприятие,  внесшее  неправильную  или   неточную      запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией,  которой было подчинено  ликвидированное предприятие. Исправленные сведения о работе,  о  переводах  на  другую      постоянную  работу,  о  награждениях  и  поощрениях  и др.  должны      полностью соответствовать подлиннику приказа или  распоряжения.  В случае  утраты  приказа  или  распоряжения  либо несоответствия их  фактически выполнявшейся  работе  исправление  сведений  о  работе производится   на   основании  других  документов,  подтверждающих      выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания   не   могут  служить  основанием  для исправления внесенных ранее записей. В разделах "Сведения   о   работе",   "Сведения   о   награждениях",  "Сведения о поощрениях" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание  ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. При необходимости,   например,  изменения  записи  сведений  о   работе после указания соответствующего  порядкового  номера,  даты      внесения   записи  в  графе  3  пишется:  "Запись  за  N  таким-то       недействительна.  Принят по такой-то профессии  (должности)"  и  в графе 4   повторяется   дата   и  номер  приказа  (распоряжения)      администрации,  запись из которого неправильно внесена в  трудовую      книжку. В таком  же  порядке  признается  недействительной  запись  об      увольнении  и  переводе  на  другую  постоянную  работу  в  случае      незаконного увольнения или  перевода,  установленного  органом  по рассмотрению  трудовых споров,  и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.  Например, пишется: "Запись  за  N таким-то  недействительна,  восстановлен на прежней работе".  При  изменении формулировки  причины увольнения пишется: "Запись  за   N таким-то недействительна,  уволен..." и указывается  новая формулировка. В графе   4   в  этом  случае  делается  ссылка  на  приказ  о  восстановлении  на  работе  или  изменении  формулировки   причины      увольнения.  Изменения записей в трудовых книжках о  фамилии,  имени,      отчестве и дате рождения производятся администрацией по последнему      месту работы на основании документов  (паспорта,  свидетельства  о      рождении,  о  браке,  о  расторжении брака,  об изменении фамилии,      имени,  отчества и  др.)  и  со  ссылкой  на  номер  и  дату  этих    документов. Указанные изменения вносятся  на  первой  странице  (титульном      листе)  трудовой  книжки.  Одной  чертой зачеркивается,  например,      прежняя фамилия или имя,  отчество,  дата рождения и  записываются      новые данные.  Ссылки на соответствующие документы записываются на      внутренней стороне  обложки  и  заверяются  подписью  руководителя  предприятия  или  специально  уполномоченного  им  лица  и печатью   предприятия или печатью отдела кадров. В таком  же  порядке  при  необходимости  вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. Если за время работы рабочего или служащего наименование предприятия изменяется, то  об этом отдельной строкой  в  графе  3 трудовой книжки делается запись: "Предприятие такое-то с такого-то    числа  переименовано  в  такое-то",  а  в  графе  4  проставляется      основание  переименования  -  приказ  (распоряжение),  его  дата и      номер.

Пример  оформления записей в трудовой книжке или вкладыше к ней

     Трудовая  книжка оформлена правильно, за исключением  того, что подпись руководителя отдела кадров должна быть заверена печатью  отдела кадров.

     ВЫВОД: итак, решена в этом параграфе последняя  задача курсовой работы – о внесениях  исправлений в трудовую книжку. Значительно  осложненная процедура, которой  имеются значительные нюансы – которые  необходимо учитывать.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     В своей курсовой я постаралась  более подробно рассмотреть вопросы, имеющее практическое значения. Можно было рассматривать еще более широкий круг вопросов, такие как: история трудовой книжки, учет и хранение -  но я взялась за анализ более насущных проблем. В моей работе освещены вопросы, которые имеют более практическое значение.

     Следует все же сказать, об учете трудовых книжек, хотя уже поверхностно это было упомянуто в работе. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в организациях ведутся:

     а) приходно-расходная книга по учету  бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

     б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

     Формы указанных книг утверждаются Министерством  труда и социального развития Российской Федерации.

     В соответствии с пунктом 47 Правил ведения  и хранения трудовых книжек, выдавая  работнику трудовую книжку, работодатель взимает с него стоимость бланка. Не взимается плата с работника  лишь в двух случаях:

     при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные  катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данном случае выдается дубликат трудовой книжки;

     в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

     Также, следует сказать и о хранении трудовой книжки. Согласно пункту 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации  в сейфе, металлических шкафах или  специальных помещениях, позволяющих  обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Такой порядок хранения бланков трудовых книжек установлен в соответствии с «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР от 29 июля 1983 года №105. В случае, если при заполнении бланк трудовой книжки и вкладыш в нее испорчен, они подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

     Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, по окончании каждого месяца обязано представить в бухгалтерию  организации отчет о наличии  бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и  вкладыши в них, с приложением  приходного ордера кассы организации.

     Трудовые  книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо ближайшими родственниками в случае смерти работника, хранятся в кадровой службе организации отдельно от остальных  трудовых книжек в течение 2 лет. По истечении двухлетнего срока  невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению  в установленном порядке.