Классификация и характеристика информационных потоков в логистической системе

     Перспективную информацию об изданиях используют подразделения  ТД «Библио-Глобус»:

     - склад – для организации логистики приема, хранения и предпродажной подготовки книжных товаров;

     - торговый зал – для организации продажи товаров и консультирования покупателей;

     - информационно-аналитический центр – для выработки планов информационного обеспечения подразделений;

     - коммерческая служба – для заказа товаров, анализа конъюнктуры книжного рынка;

     - финансовые службы – планирование  торгово-финансовой деятельности, ценообразование;

     - сервисная служба – сбор предварительных заказов покупателей, планирование оптовых продаж;

     - рекламная служба – планирование и организация рекламных мероприятий, продвижения товаров;

     - справочно-библиографическая служба – ответы вопросы покупателей, сбор информации о спросе.

     3.2 Организация внутренних потоков информации (информационное обслуживание сотрудников)

     Внутрифирменное движение информации должно быть построено  на основе стандартизации и автоматизации прохождения служебной документации. Информация внутренней среды предприятия отражает его финансово-хозяйственное состояние. На каждом из уровней управления (стратегическом, тактическом и оперативном) имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в такой информации. От четкости и оперативности обработки и движения документов внутри предприятия зависит и скорость получения его сотрудниками необходимой информации.

     В автоматизированной цепочке обработки  и движения документов выделяют семь этапов:

     - прием и первичная обработка;

     - предварительное рассмотрение и распределение документов;

     - регистрация;

     - контроль исполнения;

     - информационно-справочная работа;

     - исполнение документов и отправка;

     - хранение документов.

     Каждый  из этапов находит свое отражение  в логистической информационной системе, организующей электронный документооборот. Главный принцип электронного документооборота – бумажные документы должны формироваться из компьютера, а не заноситься в него вручную.

     Информационные  потоки предприятия книжного дела очень  насыщенные, схемы документооборота сложные. Все это приводит к необходимости уменьшения бумажного документооборота за счет электронной обработки и передачи данных. Электронный документооборот приводит к снижению затрат, а в некоторых случаях к изменению организационной структуры фирмы, так как ликвидируются звенья, связанные с промежуточной обработкой бумажных документов. Даже если не происходит высвобождения работников, то повышается эффективность их труда. Так, внедрение компьютерной системы учета реализации и управления товарными запасами книжного магазина позволяет освободить продавцов от работы по заказу книг на складе, оформлению соответствующих документов. Время, затрачиваемое на эти операции, они могут использовать на обслуживание покупателей, в результате чего повышается уровень сервиса и растут продажи.

     Внутримагазинный  логистический процесс включает многочисленные логистические операции, которые сопровождаются возникновением и передачей информации. Так, например, продажи книжных товаров, фиксируемые компьютерной системой в режиме реального времени, служат основой для анализа спроса и планирования логистики товародвижения.

     На  рынке книжных товаров все  время происходят изменения: выпускаются новые издания, возникают новые технологии, формы и методы производства и продажи. Сбор информации о ситуации в книжном деле не только в России, но и в мире, ее своевременное доведение до руководителей и специалистов – важная часть логистики предприятия книжного бизнеса, позволяющая управлять инновациями.

     Инновации в книжном деле – это коммерческое использование экономических, технических и социальных новшеств при создании новых товаров, использовании новых технологий, выходе на новые рынки и т.д. Основной проблемой бизнеса является решение вопроса о том, где и как сосредоточить имеющиеся материальные, финансовые, кадровые ресурсы. Владение необходимой информацией помогает сконцентрировать ресурсы в нужном месте и в нужное время.

     3.3 Организация выходных потоков информации (информационное обслуживание покупателей)

     От  книготорговых работников требуется  предоставление покупателям полной и своевременной информации о  книжных товарах и услугах, оказываемых книжными магазинами. Без четко выстроенной информационной логистики выходных потоков нельзя организовать продажу книжных товаров и обслуживание покупателей, отвечающие современным требованиям.

     Информационный  сервис определяется объемом и разнообразием  информации, предоставляемой покупателям, а также используемыми средствами информатизации и коммуникации, обеспечивающими оперативный доступ покупателя к информации.

     Для покупателя книжных товаров информация о наличии их в продаже, времени  выхода из печати, сроках поступления  в торговую сеть является необходимым элементом логистического информационного обслуживания. Кроме того, эта информация увеличивает скорость продажи книжной продукции. Сообщая перспективную информацию о готовящихся к изданию книгах, поставщик получает существенную экономическую выгоду, так как к моменту их поступления в книжный магазин многие покупатели уже знают о них и определились с их приобретением. При этом кроме опережающего поступления информации важна обязательность поступления материального потока книг. Принимая от покупателей предварительные заказы на объявленные к выпуску издания, книжный магазин берет на себя обязательство выполнить их. Непоставка или запаздывание поставки товаров в этом случае отрицательно сказывается на уровне обслуживания покупателей, формирует у них отношение к магазину как к необязательному, ненадежному партнеру.

     Хорошо  известно, что приобретение книг покупателями часто бывает импульсивным, т.е. обусловлено наличием конкретного издания в данном магазине в определенный момент времени. В связи с этим современный книжный магазин должен стремиться к тому, чтобы в его торговых залах был представлен максимально широкий ассортимент, обеспечивающий посетителям книготоргового предприятия максимальную свободу выбора книг, наиболее полно соответствующих их потребностям.

     С другой стороны, покупатель может потеряться в море имеющихся на книжном рынке  изданий. Чтобы этого не произошло, современное книготорговое предприятие должно давать ему исчерпывающую информацию и не только в самом магазине, но и через средства массовой информации, Интернет.

     Важное  значение имеет справочно-библиографическая  служба. Ее деятельность должна основываться на использовании автоматизированной поисковой системы, обеспечивающей покупателям возможность получения информации о наличии книг в торговых залах, о книгах, изданных в предыдущие годы и планируемых к изданию.

     Помогать  покупателям ориентироваться в  ассортименте призвана расстановка книжных товаров в торговых залах.

     В компьютерной справочной системе ТД «Библио-Глобус» фиксируется расположение новых и имеющихся в наличии  изданий в торговом зале. С помощью компьютеров в торговом зале покупатели могут оперативно получать информацию о наличии и размещении книги в торговом зале, времени ее следующего завоза, цене и т.д. Хотя информационная логистика ТД «Библио-Глобус» быстро развивается и совершенствуется на основе использования современных компьютерных и других средств обработки и передачи данных, однако в этой области существует ряд проблем. Так, например, имеются случаи выдачи недостоверной информации покупателям справочно-библиографической службой магазина. Эта проблема обусловлена объективными и субъективными причинами. Укажем некоторые из них: быстрое движение товарных запасов, которое иногда приводит к продаже издания до того, как покупатель приезжает за ним в магазин; недостаточная скорость списания книг с остатков торгового зала; недостаточная квалификация работников справочной службы.

     Полное  и достаточное информационное обеспечение  покупателей способствует принятию ими обоснованных решений о покупке, предоставляет максимальную свободу выбора и удобство приобретения необходимых им книг.

     Для построения такой логистической  системы информации необходимо оптимизировать всю логистическую цепь прохождения  информации от покупателя (формулирование им запроса на книжную продукцию) к продавцу, от продавца к менеджеру по закупкам, от менеджера к поставщику, и затем обратно, через те же звенья – к покупателю.

     Пока  основной объем информации о потребностях покупателей поступает в процессе общения с ними продавца в торговом зале или по телефону, однако развитие работы Интернет-магазинов ставит проблему общения с покупателем посредством  компьютерной сети. 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Основной  задачей логистики является оптимизация  внутренних и внешних материальных потоков, а также сопутствующих им информационных и финансовых потоков, оптимизация бизнес-процессов с целью минимизации общих затрат ресурсов.

     Материальный  поток  двигается от  первичного  источника (например,  поставщика  сырья)  через  цепь  производственных,  транспортных  и  посреднических  звеньев  к  конечному  потребителю.  На  каждом  этапе  своего  движения  материальный  поток  сопровождается  определенными  первичными  документами,  которые  фиксируют  хозяйственные  операции, и содержат информацию о состоянии материального потока. Например, приход  сырья  и  материалов  на  предприятие  сопровождается  обменом  документами  между  предприятием  и  поставщиком:  договорами,  счетами,  счет-фактурами,  накладными,  доверенностями,  актами  и  т.д.  Контроль  над  этим  информационным  потоком  осуществляет  отдел  материально-технического  снабжения. 

     В производственный процесс включены  не  только  цеха  основного  производства,  но  и  вспомогательное  и  обслуживающее  производства.  Их  взаимодействие  также  должно  поддерживаться  информационными  потоками  предприятия. 

     Информационный  поток  обслуживает  основные  функции  управления  предприятием:  прогнозирование,  планирование, организацию, регулирование, координацию, контроль, принятие решений и  т.д.  Для  этого он  выдает информацию о  движении материального  потока,  но  не  в  виде  первичных  документов,  а  в  виде  полученных  на  их  основе  сводных  (агрегированных)  показателей  хозяйственной  деятельности  предприятия.  Предоставление  таких  данных  в  информационную  систему – это основная  функция бухгалтерского  (финансового  и  управленческого) учета, а также блока экономического анализа.

     Важные  информационные  потоки  обслуживают  процесс  управления  персоналом  предприятия. В них происходит поступление  в систему бухгалтерского учета информации  о количестве фактически отработанного времени, по этим данным происходит начисление  заработной  платы  пенсионных  и  иных  видов  социальных  отчислений.  В  рамках  этого  информационного потока  проходят все  кадровые  приказы, распоряжения об  изменениях  штатного расписания и т.п.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Аникин, Б. А., Логистика : учебное пособие / Б. А. Аникин. – М. : ИНФРА-М, 1999. – 327 с.

2. Бауэрсокс, Д. Д., Логистика : интегрированная цепь поставок / Д. Д. Бауэрсокс, Д. Д. Клосс.-2-е изд. – М. : ЗАО «Олимп-Бизнес», 2008. – С.196

3. Гаджинский, А. М., Логистика: учебник для высших и средних специальных учебных заведений / А. М. Гаджинский. – 2-е изд. – М. : Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 1999. – 228 с.

4. Гаджинский, А. М., Логистика : учебник / А. М. Гаджинский.-11-е изд., перераб. и доп. – М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005, – 432 с.

5. Леншин, И. А., Основы логистики : учебное пособие / И. А. Леншин. – М. : Машиностроение, 2002. – 464 с.

6. Миротин, Л. Б, Основы логистики : учебное пособие / Л. Б. Миротин, В. И. Сергеев. – М. : ИНФРА-М, 2000. – 200 с.

7. Неруш, Ю. М., Логистика : учебник / Ю. М. Неруш.-4-е изд., перераб. и доп. – М. : ТК Велби, издательство Проспект, 2006. – 520 с.