Курс лекций по "Логистике"

Вхідний контроль постачань товарно-матеріальних ресурсів на склад

На шляху від  первинного джерела напівфабрикатів  до відповідальної особи в готельному комплексі власність на вантажі, створюючи матеріальний потік, послідовно переходить від одного учасника логістичного процесу до іншого. У цих так  званих «місцях стику» відбувається звірення фактичних параметрів матеріального  потоку з даними супровідних документів. Фактичний склад матеріального  потоку може відрізнятися від інформації про нього. Управління ж здійснюється на основі саме інформації. Послідовне приймання на всьому шляху руху вантажів дозволяє постійно актуалізувати дані, що становлять інформаційний потік.

Матеріальний  потік - це рух матеріальних цінностей, збереження яких забезпечується системою матеріальної відповідальності.

Завдання постійного оновлення і коректування інформації про матеріальні потоки -одне з найбільш актуальних завдань логістичної діяльності.

Складність завдання обумовлена тим, що передача матеріальної відповідальності відбувається не безпосередньо  від одного власника до іншого, а  за участю логістичних посередників - експедиторських організацій.

Без покладання матеріальної відповідальності на конкретних осіб складно забезпечити збереження вантажу на всьому шляху руху матеріального  потоку. Проте слід мати на увазі, що для учасників логістичного процесу, що мають статус матеріально-відповідальних осіб, безумовно, пріоритетним завданням  є не швидкість, не надійність, не ціна, а точна відповідність кількісного  і якісного складу потоку даним супровідних  документів. Весь логістичний процес може зупинитися, якщо матеріально-відповідальна  особа не упевнена в точній відповідності  кількості та якості товарно-матеріальних ресурсів даним супровідних документів.

Система матеріальної відповідальності не повинна гальмувати логістичний процес. Отже, при проектуванні логістичних систем необхідно знаходити  компроміс між різними системами, що забезпечують збереження матеріальних цінностей. Можливо, система без  особистої матеріальної відповідальності принесе збиток, але ризик зупинки  процесу у зв´язку з необхідністю актування невідповідностей може принести більший збиток. Вихід може бути знайдений у високих гарантіях дотримання якості та комплектності постачань, тобто в тому, щоб функцію контролю узяли на себе постачальник і експедитор. В Україні та в умовах практики, що історично склалася, найбільш перспективною є чітка організація вхідного контролю. Порядок приймання товарно-матеріальних ресурсів регламентується нормативними актами держави, а також умовами договору. Відповідно, всі процедури приймання повинні бути чітко сплановані, що дозволить, не знімаючи матеріальної відповідальності з конкретних осіб, понизити ризик зупинки логістичного процесу.

Прийом ТМР  ведеться матеріально відповідальними  особами для обліку товарно-матеріальних цінностей. На кожне найменування товарно-матеріальних ресурсів (кожен номенклатурний номер) у книзі відкривається окремий  рахунок. Рахунки розташовуються у  порядку зростання номенклатурних номерів.

Документи, що беруть участь в операціях з продажу  і відправки товарно-матеріальних ресурсів зі складів чи на склади готельного комплексу:

Замоелення-заяека складається відділом, який має потребу у товарно-матеріальних ресурсах і коректується товарознавцем з урахуванням наявності товарно-матеріальних ресурсів на складі. Товарознавець уточнює і заповнює в замовленні-заявці дані, необхідні для виписки рахунку-фактури, а також для спрощення пошуку товарно-матеріальних ресурсів на складі.

Договір постачання складається між готельним комплексом і постачальником певних видів товарно-матеріальних ресурсів і служить для визначення розмірів, термінів і умов купівлі, відправки і доставки товарно-матеріальних ресурсів.

Журнал реєстрації замовлень ведеться товарознавцем  на підставі замовлень різних відділів: кухні, офісних приміщень, старшої  покоївки. Служить для контролю своєчасності виконання замовлення.

Картка незадоволеного попиту ведеться товарознавцем на підставі невиконаних замовлень і служить  для обліку незадоволеного попиту, а також для контролю виконання  незадоволених замовлень.

Рахунок-фактура  виписується на товари, куплені в  інших підприємств.

Журнал передачі товарно-матеріальних ресурсів зі складів  в експедицію. Ведеться завідувачем  складом на підставі рахунків-фактур для контролю передачі товарів в  експедицію.

Товарно-транспортна  накладна. Виписується в чотирьох екземплярах (якщо платником є вантажоодержувач):

- перший служить  підставою для розрахунків з  автотранспортною організацією  і є додатком до рахунку  на оплату за перевезення матеріальних  цінностей;

- другий служить  підставою для обліку роботи  автотранспорту і залишається  разом із дорожним листком;

- третій при  товарному звіті вантажовідправника  здається в бухгалтерію;

- четвертий прямує  вантажоодержувачу. Якщо платником  є вантажовідправник, то товарно-транспортна  накладна виписується у трьох  екземплярах.

Пропуск на виїзд  з території готельного комплексу - виписується якщо товарно-матеріальні  ресурси (напівфабрикати) вивозяться з  території.

Заявка на автотранспортні  перевезення є документом для  забезпечення своєчасної доставки товарно-матеріальних ресурсів.

Журнал обліку використання автотранспорту - служить  для обліку автотранспорту, що прибуває згідно заявки, та контролю за його знаходженням на маршруті.

Картка обліку інвентарної тари - ведеться експедицією  для обліку руху інвентарної тари.

Книга реєстрації документів, зданих особою, що здійснює централізовану доставку і кільцеве завезення товарно-матеріальних ресурсів. Видається особі, що здійснює централізовану доставку і кільцеве завезення товарів.

Картка обліку виконання договорів відвантаження

Книга оперативного обліку постачання товарно-матеріальних ресурсів. Ведеться товарознавцем для  обліку постачання товарно-матеріальних ресурсів на підставі картки обліку виконання  договорів відвантаження.

5. Визначення  складських витрат на підготовку  замовлень

Необхідно визначити  витрати, пов´язані з плануванням, фінансуванням, реєстрацією і контролем  товарно-матеріальних запасів, оскільки за відомої вартості товарно-матеріальних запасів можна розрахувати суму своєчасного фінансування.

Витрати на зберігання товарно-матеріальних запасів включають  складування, обробку, страхування, майнові  податки і альтернативну вартість утримання товарно-матеріальних запасів. Попередня оцінка вартості зіпсованих або застарілих товарно-матеріальних запасів також повинна бути включена в даний аналіз. Чим більше товарно-матеріальних запасів, тим більша вартість їх утримання.

Знання вартості зберігання товарно-матеріальних запасів  допоможе визначити, які їх види слід тримати на складі.

Вартість замовлення TMP - це вартість розміщення замовлення і отримання TMP. Вони включають транспортні  та конторські витрати, пов´язані з  розміщенням замовлення. Для мінімізації  витрат на розміщення замовлень слід звести кількість розміщуваних замовлень  до мінімуму.

Знання вартості замовлення допомагає визначити  число замовлень, які можна розмістити за певний термін, щоб задовольнити потреби готельного комплексу.

Деяка рівновага  існує між вартістю розміщення замовлення і вартістю зберігання товарно-матеріальних запасів. Велика кількість замовлених TMP збільшує вартість їх знаходження  в резерві, проте знижує їх загальну вартість.

Економічно обрунтований обсяг замовлення є оптимальним вартісним виразом кількості TMP, необхідної для замовлення кожного разу та для мінімізації загальної вартості товарно-матеріальних запасів готельного комплексу.