Логистика закупок

4.5.1.Поиск  потенциальных поставщиков

      Процедура получения и оценки предложений  от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному: с помощью объявления конкурсных торгов, изучения рекламных материалов, посещения выставок и ярмарок, переписки и личных контактов с возможными поставщиками. При этом наиболее распространенными и эффективными являются: 

1. конкурсные торги;
2. письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные  торги

      Конкурсные  торги (тендеры) – широко используемая в индустриально развитых странах форма поиска и налаживания высокоэффективных взаимоотношений поставщиков и потребителей. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

      Проведение  тендера включает следующие этапы:

1. реклама;
2. разработка тендерной документации;
3. публикация тендерной документации;
4. приемка и вскрытие тендерных предложений;
5. оценка тендерных предложений;
6. подтверждение квалификации участников торгов;
7. предложение и присуждение контракта.

      Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:

• инструктирует участников тендера о процедуре торгов;
• дает описание закупаемых товаров или услуг;
• устанавливает критерии для оценки предложений;
• определяет условия будущего контракта.

      Оценка  тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

• предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;
• рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;
• безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;
• отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

      Письменные  переговоры

      Другим  вариантом процедуры получения  предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем. В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами:

      1.Инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:

• наименование товара;
• количество и качество товара;
• цену;
• условия и срок поставки;
• условия платежа;
• характеристику тары и упаковки;
• порядок приемки-сдачи.

      Оферты  могут быть твердыми и свободными.

      Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока0 действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если не удается прийти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам.

      Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включат как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

      2.Инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая указывается в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

      Оценка  предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высокое качество в сочетании с минимальной ценой.

4.5.2.Анализ потенциальных поставщиков по критериям:

      Имеется три основных критерия выбора поставщика:

1. стоимость приобретения продукции или услуг;
2. качество продукции или услуг;
3. надежность обслуживания.

      Один  из ключевых вопросов материально-технического снабжения – качество поставляемого сырья и комплектующих изделий. Несмотря на конкуренцию среди потенциальных поставщиков на внутреннем и международном рынке, проблема качества МР стоит достаточно остро. Наиболее солидные западноевропейские, американские и японские компании разрабатывают специальные программы по поддержанию и повышению качества своей продукции. Значительное внимание в них уделяется качеству поставляемых МР.

      Характерным примером в этом деле может являться опыт компании «ИТТ Кэннон Норт Америка» (США). В структуре управления компанией создана так называемая «группа по отбору поставщика», в которую входят представители системы материально-технического снабжения компании, финансовой службы, производственного отдела и пр. Группа отбирает в качестве поставщиков лишь тех, кто проявил или может проявить способность удовлетворить уровень запросов, предъявляемых компанией. Группа выдвигает технические требования к предметам закупок, основанные на технических требованиях к конечной продукции, которые передаются поставщику. При рассмотрении возможностей поставщика на первое место выдвигаются следующие требования:

• наличие оборудования для производства продукции необходимого качества;
• возможность проводить испытания качества по заданной программе и с помощью необходимых приборов;
• контроль и аттестация входящих материалов и сырья;
• наличие необходимых документов и инструкций, определяющих количество рабочих операций и их контроль;
• наличие маршрутных документов, подтверждающих проведение всех необходимых операций по производству и контролю.

      Программы поддержания качества закупаемых комплектующих  и сырья тщательно продумываются, в расчет берется даже организация  учебы персонала поставщиков-смежников. Задачей обучения, как правило, является повышение уровня знаний персонала, который информируют о новейших технологиях и процессах, чтобы сделать обслуживание станков и приборов квалифицированным и эффективным.

      В практике материально-технического снабжения  встречаются случаи поставок товаров  посредственного и низкого качества. В связи с этим принимаются различные экономические меры, направленные на снижение объема поставок низкокачественных товаров. В большинстве случаев некондиционные товары возвращаются компании-виновнику, оплата за них не производится, возможны и штрафные санкции.

      Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от недопоставок, которые могут возникнуть, нарушений сроков доставки и т. п. Надежность оценивается через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. В отдельных случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене приобретения.

      Кроме основных критериев выбора поставщика существуют и прочие критерии, количество которых может доходить до нескольких десятков.

      Для сбора информации, необходимой для  применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников.  

      Источники информации о характеристиках поставщиков

• Собственное расследование;
• Местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов;
• Банки и финансовые институты;
• Конкуренты потенциального поставщика;
• Торговые ассоциации, например Торгово-промышленная палата РФ;
• Информационные агентства;
• Государственные источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

      Правила отбора источников информации

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации;
2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т.е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной им информации.

      Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение, и не может  быть полностью формализован.

4.6. ОРГАНИЗАЦИЯ СНАБЖЕНИЯ  НА ПРЕДПРИЯТИЯХ 

4.6.1.Организационные  формы снабжения

1. Объединение в ассоциацию с  целью улучшения  производственного обеспечения. В последние годы возникли некоторые новые организационные формы сотрудничества, цель которых – повышение качества продукции, упрощение процедуры составления контрактов и контроля выполнения. Например, в Германии ряд машиностроительных компаний различной величины объединились в ассоциацию с целью улучшения производственного обеспечения. Эта группа компаний специализируется на основанном на высоких технологиях производстве промышленных роботов, поточных линий, систем управления гибкими производственными системами, периферийного оборудования для производственно-технологических систем. Подобное производство требует значительного количества компонентов: гидравлических, пневматических, электронных, электротехнических и пр.

      Наряду  с комплексом задач, поставленных перед ассоциацией в области развития перспективного планирования производства, разработки техники будущего, совместного обеспечения выхода на рынок, одной из главных проблем стала производственная кооперация и материально-техническое снабжение компаний. Мелкие и средние компании в этой группе разрабатывают и производят новые наукоемкие компоненты сложных систем, выпускаемых крупными фирмами. Тем самым они не только осуществляют снабженческие поставки для крупных компаний, но и активно влияют на их техническую и сбытовую политику.