Логистика закупок

2. Создание на предприятиях центров по закупкам. При формировании состава такого центра, необходимо учитывать, что степень вовлеченности персонала фирмы в закупочный процесс меняется на различных его стадиях. Так, при первичной закупке, когда наблюдается заинтересованность в этом процессе большинства функциональных подразделений, их представители принимают участие в работе центра. По мере того как процесс закупки переходит от стадии осознания потребности в данной закупке к конечной стадии – заключению договора с поставщиком, ответственность за принятие решения переносится на руководство отделом снабжения.

      Долгосрочная  кооперация с поставщиками, характерная  для современного рынка товаров производственно-технического назначения в странах Западной Европы, ставит перед отделами снабжения фирм еще одну задачу – определение баланса между ресурсами поставщика и потребителя, т.е. реализацию концепции управления совместными ресурсами. В качестве примера можно рассмотреть шведскую компанию «Эриксон информейшн системе» (ЭИС), которая разработала свою систему снабжения. Согласно этой системе центр по закупкам компании подключается к разработке новой продукции с самых первых шагов. В компании считается, что ее успешное функционирование в будущем зависит от умения центра по закупкам создать адекватную структуру поставок. Это означает, что центр по закупкам начинает выбор поставщиков на стадии разработки продукции с учетом интересов будущих ведущих потребителей. Компания использует возможности поставщиков принять участие в разработке продукции, необходимой для ЭИС (это стремление определяется ограниченностью ресурсов самой компании).

      Система снабжения, основывающаяся на использовании  потенциала поставщиков, в целом была принята компанией ЭИС. Уже через год после ее внедрения ЭИС сумела реализовать проект, в котором поставщики принимали самое активное участие и в разработке, и в производстве продукции в рамках кооперации. В настоящее время закупочные группы компании работают в разных странах мира, заключая контракты с внешними поставщиками. Новая стратегия радикально изменила роль центра по закупкам в компании ЭИС, сделав его ведущим звеном, как на стадии разработки продукции, так и ее производства.

      В связи с этим вырисовываются и  совершенно новые задачи отдела снабжения:

• анализ и координация внутренних функций компании – дизайна, производства и снабжения;
• направленная работа с поставщиками по ориентации их технических разработок, исходя из интересов компании. Это требует от сотрудников отдела знаний о потенциальных возможностях поставщиков, их умении и готовности осуществить необходимую адаптацию разрабатываемой продукции.

4.6.2. Основные принципы  работы с поставщиками

      В западной практике закупочной деятельности выработан ряд рекомендаций, смысл которых в следующем: в основе успешной подготовки и производства продукции (при прочих равных условиях) лежат хорошие отношения между предпринимателем, с одной стороны, и кредиторами и поставщиками, с другой. В отношениях с поставщиками рекомендуется придерживаться нескольких основных принципов:

• обращаться с поставщиками так же, как с клиентами фирмы;
• не забывать демонстрировать на деле общность интересов;
• знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций;
• проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика;
• соблюдать принятые на себя обязательства;
• учитывать в деловой практике интересы поставщика;
• поддерживать по возможности стабильные контакты в деловой сфере.

4.7.ПЛАНИРОВАНИЕ  ЗАКУПОК

      Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия. Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

• анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;
• определение метода закупок;
• согласованность цены и заключение договора;
• установление контроля за количеством, качеством и сроками поставок;
• организация размещения товаров на складе.

      В процессе планирования закупок необходимо определить:

1. какие материалы требуются;
2. количество материалов, которые понадобятся для производства продукта;
3. время, когда они понадобятся;
4. возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
5. требуемые площади складских помещений предприятия;
6. издержки на закупки;
7. возможности организации самостоятельного производства некоторых деталей на предприятии.

Эффективное планирование и информационное логистическое  обслуживание позволяют обеспечивать бесперебойное снабжение производства при минимизации складских запасов.

4.7.1.Определение потребности и количества заказываемых материалов

      Изучив  рынок и остановившись на каких-либо конкретных поставщиках, отдел закупок обязан определить потребности предприятия или фирмы в конкретных поставках. Определение потребностей основывается на стратегии управления запасами. Существует множество методик определения того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков.

1. Заказ на основе предыдущего опыта в расходовании аналогичных материалов в прошлом. Например, в прошлом году было использовано 1000 единиц сырья, что за неделю в среднем составило 1000/52=19 единиц. Это количество может быть использовано в будущем.
2. При колебаниях спроса используют предыдущий опыт, скорректированный методами сглаживания этих колебаний: метод скользящего среднего, метод экспоненциального сглаживания и др. Применение сглаживания целесообразно в случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт. Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде с прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода.
3. Эвристический, интуитивный метод позволяет оценить потребность на основе опыта работников, полученного в предыдущей работе.
4. Методика планирования потребности в материалах (MRP-I). рассматривает определенную программу производства конечного продукта. Принцип ее прост. Исходная точка – это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию, информация о заказах. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время их производства на собственном предприятии. Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю, определяют потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах. Особенность применения методики MPR-I в том, что закупки и производство планируются исходя из потребностей в конечном продукте.
1. Детерминированный метод используется, когда точно известны период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам.
2. Стохастический метод используется, когда имеют место не точные, а статистические данные о параметрах потребления и поставок, т.е. основой для расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность.

      Все рассмотренные методы определения  количества, сроков и периодичности  закупок имеют свои достоинства  и недостатки с точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг  или определения потребностей в материалах. Их выбор зависит от: профиля фирмы; возможностей заказчика; типа изделий; наличия и вида складов; системы контроля за состоянием запасов.

4.7.2. Определение метода  закупок

      Продукция производственного назначения классифицируется по видам заготавливаемого товара и способам их закупки. Традиционно выделяются следующие виды товаров: сырье и основные материалы; топливо; комплектующие; оборудование. Такое деление обосновывается условиями хранения и применения отдельных видов этих товаров.

      Выбор метода закупок зависит от сложности  конечного продукта, состава комплектующих  изделий и материалов

Способы закупки и поставки закупаемых материалов

      Основными методами закупок являются:

• оптовые закупки (закупка товара одной партией);
• регулярные закупки мелкими партиями;
• закупки по мере необходимости;
• различные комбинации перечисленных методов.

      У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время  и сократить издержки. Рассмотрим наиболее часто используемые методы.

      1.Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Таким способом могут закупаться товары, потребность в которых возникает непредвиденно, и которые не требуют длительного хранения. Они закупаются, как правило, в сроки, близкие к их потреблению; Преимущества этого способа закупки: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки – большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

1. Регулярные поставки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода в соответствии с графиком потребности в них производства на тот или иной период. Преимущества данного метода таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия площади складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Его недостатки: вероятность заказа избыточного количества товаров; необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе. В целях упрощения процедуры оформления заказов и снижения накладных расходов применяются групповые поставки нескольких видов родственных товаров, приобретаемых и мелкими партиями. В этих же целях фирмы стали использовать автоматизированную систему компьютерной связи.

      3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров. Преимущества данного метода: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.

      4. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

• количество поставляемых товаров не устанавливается, а определяется приблизительно;
• поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;
• оплачивается только поставленное количество товара;
• по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

      Преимущества  данного метода: отсутствие твердых  обязательств по покупке определенного количества товаров, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.

5. Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода – покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков. Недостаток данного метода – в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, мелкими размерами заказов и множеством поставщиков.

4.8. РЕАЛИЗАЦИЯ ЗАКУПОК

4.8.1. Заключение контракта

      Грамотное ведение закупочных операций требует  отдельных знаний основ хозяйственного права, касающихся заключения контракта как основы закупок, поставки товаров и их оплаты.

Основные  элементы контракта

1. Предложение и принятие предложения. Контракт оформляется» в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной ею цене и на определенных условиях поставки, а другая сторона принимает это предложение. В большинстве случаев контракты бывают письменными, но возможны и устные, которые часто исполняются не менее тщательно, чем письменные. Редкое применение устных контрактов связано прежде всего с тем, что отсутствие документа затрудняет доказательство наличия контракта в судебных инстанциях.
2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость, т.е. он становится контрактом в юридическом смысле, только когда в нем оговорены финансовые условия.
3. Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и действующие от ее имени.
4. Законность. Контракт обязан быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны. Например, незаконным будет контракт на поставку продукции, производство которой запрещено законодательством.