Логистика закупок

Условия контракта

      Заключение  контракта предполагает согласование разных условий, как четко выраженных, так и подразумеваемых. Все они должны найти отражение в документах, на основе которых оформляется контракт. Четко выраженные услови – те, которые фактически отражены в контракте. Подразумеваемые условия – те, которые либо вытекают из зафиксированных в контракте, либо являются сами собой разумеющимися, исходя из здравого смысла. Поставщик теряет право собственности на товары после заключения контракта, если иное специально не оговорено в контракте или товары еще не произведены.

      В качестве условия контракт может  предусматривать возмещение убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливается заранее в разумных пределах.

      Штраф – действенное средство заставить поставщика выполнить условия контракта. В отличие от возмещения убытка штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т. д. Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от поставщика, то в контракте следует установить соответствующее условие — форс-мажор.

Структура контракта

      Структура контракта, соответствующего законодательству РФ, определяется следующими элементами.

1. Реквизиты контракта:

номер, место  и дата подписания контракта.

2. Определение сторон, заключающих контракт,

например, ООО «Кристалл», в лице директора, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Продавец», и ЗАО «Арсенал», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице генерального директора, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем…

3. Предмет контракта

1.1. Продавец  обязуется поставить, а Покупатель  принять и оплатить продукт определенной категории в определенных единицах измерения, соответствующий определенному ГОСТу (в дальнейшем именуемое «Товар»), на условиях ____________________________________.

4. Количество товара

2.1. Общий  объем подлежащего к поставке  товара устанавливается в определенном количестве, согласно Спецификациям, являющимся неотъемлемой частью настоящего контракта.

3. Качество товара

3.1. Поставляемый  товар по своему качеству должен  соответствовать требованиям ГОСТа.

3.2. Качество  поставляемого товара подтверждается  следующими документами: определенные сертификаты, протоколы испытаний, удостоверения и т.п.

4.Сумма  контракта и порядок  расчетов

4.1. Цена  товара договорная. Стоимость единицы/партии  товара указывается в Спецификациях.

4.2. Порядок расчетов  установлен в соответствии со  Спецификациями.

5.Упаковка  и маркировка

5.1. Товар,  проданный по настоящему контракту, должен быть упакован и маркирован в соответствии с ГОСТами.

6. Поставка товара

6.1. Отгрузка  товара производится до станции  назначения (склада), указанной Покупателем.

6.2. Днем  исполнения Продавцом своих обязательств  по поставке товара считается дата сдачи товара на склад Покупателя по Акту экспертизы.

7. Приемка товара

7.1. Если  в Спецификации не оговорено  иное, товар считается сданным  Продавцом и принятым Покупателем:

      а) о качеству – в соответствии с сертификатом о качестве, выданным Продавцом и подтвержденным независимой организацией;

      б) по количеству мест – согласно Акту экспертизы Торгово-промышленной палаты РФ, отражающему количество единиц товара, поставленных Покупателю, при 100% перевешивании товара при приемке.

7.2. Приемка товара осуществляется по Приемо-сдаточному акту между Продавцом и Покупателем/представителем при 100% перевешивании и осмотре товара. Простои вагонов оплачиваются за счет последнего. С согласия Продавца допускается приемка товара без представителя Продавца по акту экспертизы независимой компетентной организации (бюро экспертиз ТПП РФ и др.), решение которой будет обязательным для сторон.

7.3. Рекламации  в отношении количества и в  отношении качества товара могут  быть заявлены письменно Покупателем  Продавцу в течение трех дней с момента поставки товара и в течение двадцати пяти дней со дня оформления документов.

8. Форс-мажор (действие  непреодолимой силы)

  8.1. Стороны освобождаются от ответственности  за полное или частичное неисполнение  обязательств по настоящему контракту, если неисполнение явилось следствием форс-мажорных обстоятельств, возникших после заключения настоящего договора и должным образом подтвержденных, которых сторона не могла ни предвидеть, ни предотвратить разумными мерами.

  8.2. При наступлении или прекращении указанных в пункте 8.1 форс-мажорных обстоятельств сторона, для которой создалась невозможность исполнения своих обязательств по настоящему контракту, должна немедленно известить другую сторону, приложив к извещению соответствующий документ.

8.3. При  отсутствии своевременного извещения,  указанного в пункте 8.2, виновная сторона обязана возместить другой стороне убытки, понесенные ею вследствие такого неизвещения или несвоевременного извещения.

8.4. Срок  исполнения сторонами их обязанностей отодвигается соразмерно времени, в течение которого будут действовать форс-мажорные обстоятельства.

8.5. Если  эти обстоятельства будут продолжаться  более 1 (одного) месяца, то каждая из сторон имеет право отказаться от дальнейшего исполнения обязательства по контракту, и в этом случае ни одна из сторон не имеет права требовать от другой стороны возмещения убытков, причиненных расторжением контракта.

9. Ответственность  сторон

  9.1. За просрочку оплаты товара  Покупатель уплачивает неустойку в размере 0,1% стоимости не оплаченного в срок товара за каждый день просрочки.

  9.2. Независимо от уплаты неустойки (штрафа, пени) сторона, нарушившая контракт, возмещает другой стороне причиненные в результате этого убытки.

10. Разрешение споров

Все споры  и разногласия, могущие возникнуть из настоящего контракта или в связи с ним, разрешаются сторонами путем переговоров. Если же они не могут быть урегулированы сторонами путем переговоров, то подлежат рассмотрению в Арбитражном суде при ТПП РФ в г.Москве согласно его регламенту.

11. Прочие условия

  11.1. Настоящий контракт вступает  в силу с момента подписания  и действует до полного исполнения  сторонами обязательств.

  11.2. Настоящий контракт может быть  расторгнут только по письменному  соглашению сторон.

  11.3. Все изменения и дополнения к настоящему контракту имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме и подписаны надлежаще уполномоченными представителями обеих сторон.

  11.4. Настоящий контракт составлен  и подписан в двух экземплярах, по одному для каждой стороны, и каждый имеет одинаковую юридическую силу.

12.Юридические  адреса и реквизиты  сторон.

 4.8.2.Документальное  оформление заказа

      В условиях рыночной экономики использование  большинством фирм в хозяйственном обороте документов, введенных в прежние годы (заказ-наряд, различного рода накладные и т. п.), во многих случаях уже не удовлетворяет современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки, в которые рекомендуется включить следующие позиции:

      1.Название документа. В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку».

      2.Порядковый номер. Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счет-фактура и т. п.). Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

      3.Название и адрес компании. Эти сведения информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

      4.Ответственность за заказ. В бланке заказа укажите должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

      5. Дата, наименование и адрес поставщика.

      6.Сроки поставки и количество поставляемых товаров. Описание товаров. Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию.

  8. Адрес поставки. В случаях когда адрес поставки отличается от основного адреса компании, названного в бланке заказа, необходимо его указать.

  9. Цена. В бланке заказа должна быть проставлена цена товара во избежание конфликтных ситуаций при расчете за поставленные товары.

  10. Расчетный счет. Чтобы не возникали различные финансовые недоразумения, необходимо указать свои банковские реквизиты.

      Зарубежные  фирмы (кроме самых мелких) используют, как правило, четыре экземпляра заказа. Для облегчения работы они обычно окрашены в различные цвета.

      Экземпляр 1 (белый) – отправляется поставщику. Это заказ на поставку. Он обязывает поставщика поставлять товары согласно оговоренным условиям, а заказчика принимать и оплачивать товар.

      Экземпляр 2 (розовый) – отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты счета.

      Экземпляр 3 (голубой) – отправляется в отдел материально-технического снабжения. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товаров, означенных в бланке заказа и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке.

      Экземпляр 4 (зеленый) – оставляется для контроля и используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками. После того как отдел материально-технического снабжения подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается в архив.

      В зависимости от особенностей фирмы  количество, цвета и варианты использования экземпляров могут варьировать. Важно облегчить работу и избежать возможных чисто технических ошибок.

4.8.3. Получение поставляемой  продукции

      Важное значение в реализации плана закупок имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.