Коммуникации в мененджменте

Внутренние  коммуникации – коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными.

Одноканальные и многоканальные коммуникации. Каждый человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.

Коммуникации  могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот, и другой вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом, напротив, неустойчивые. Всё зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения.

Коммуникационная  сеть — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью  информационных потоков 

Коммуникационная  сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням работниками или частями организации. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает реальную структуру организации.

Возможности развития коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений в организации. Увеличение размера группы приводит к возрастанию   количества   возможных   коммуникационных отношений. Поэтому от того, как построена коммуникационная сеть, зависит ее влияние как на сокращение, так и на увеличение разрыва между посланным и полученным значением, и соответственно деятельность персонала может отличаться большей или меньшей эффективностью.

Особенно  важно знание типов коммуникационных сетей или структур коммуникаций в группе. Среди существующих коммуникационных сетей для групп разной численности можно выделить четыре основных типа: колесо, цепь, круг, сложный круг.

           Колесо                     Цепь             Круг           Сложный круг

Схема № 1 - Типы коммуникационных сетей в группе.

Формальная, централизованная иерархия власти, при  которой подчиненные общаются друг с другом только через своего начальника, представлена в сетях типа «колесо». Одно лицо занимает центральное место в коллективе и большинство членов этой группы при определении своей позиции сориентированы на центр. Это связано с лидерскими функциями лица находящего в центре «колеса», его возможностями оказывать больше социального влияния на других членов группы. Оно также связано с ответственностью за передачу информации и принятие окончательных решений⁶.

Если  члены группы соединены между  собой, как звенья одной цепи, в  которой каждый поддерживает контакт  с кем-то одним, то мы имеем сеть типа «цепочка». Последняя отражает последовательно  сеть горизонтальных связей.

В сетях  типа «круг» члены группы могут коммуницировать только с тем, кто расположен рядом с ними.

Примером  полностью децентрализованных групп  являются «всеканальные» сети, которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми.

 

3. Формальные и неформальные коммуникации

 

Коммуникации  бывают формальные и неформальные. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». В этом случае доверенным лицом выступает обычно секретарь или ассистент: известно, что во время неформального общения после работы или в перерывах, в «курилках», секретари часто обмениваются информацией, особенно, когда речь идет о вопросах, касающихся изменения внутрифирменной организации деятельности или перемещениях в штате⁷. Исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, то есть слухи, чаще оказывается точной; 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности, как правило, меньше, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.

Формальные  коммуникации – коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

По условию  возникновения и характеру проявления в деятельности человека коммуникации могут быть ситуационными и постоянными. Ситуационные коммуникации нередко  отражают возникновение конфликтов и тем самым требуют дополнительного  внимания. Эти коммуникации могут  быть разрушительными для организации. Ситуационные коммуникации возникают  как результат деятельности менеджера. Ведь конфликт – не всегда отрицательное  явление, он может быть и благом.

Таким образом, в данной главе было рассмотрено, что такое коммуникационный процесс, а так же его основные элементы, такие как: отправитель, сообщение, канал, получатель. Так же были подробно описаны  этапы обмена информацией, которые включают:

• зарождение идеи;
• кодирование и выбор канала;
• передачу информации;
• декодирование;
• обратную связь и помехи.

Во второй части главы были разобраны основные виды коммуникаций и коммуникационные сети, из чего сделан вывод, что коммуникации отражают различные интересы, определяющие результаты деятельности человека.

Также рассмотрены  понятия формальных и неформальных коммуникаций и сделан вывод, что формальные коммуникации – коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов, а неформальные коммуникации – канал распространения слухов. По каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения.  

2. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

 

1. Роль информации в процессе управления

 

Под информацией  понимаются сведения об окружающем мире, которые имеют форму символов как доступных, понятных человеку, так  и требующих анализа, осмысления, расшифровки. В управленческой деятельности информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем, а также внешней среды.

Важнейшим свойством информации является возможность  ее многократного использования. Однако все понятия, в том числе и  те, которыми оперируют экономика  и управление, не остаются неизменными, они постоянно совершенствуются, насыщаются новым смыслом, новым содержанием.

Информация  является основным предметом труда  руководителей всех уровней управления и специалистов. Различный уровень  руководителей, их различная компетентность и сферы деятельности предполагают различия в способах сбора, хранения, обработки и использования информации. При этом принципиально важно, что  любой руководитель обязан владеть  как аналитическими, так и синтетическими способами обработки информации⁸.

 Вначале  любая информация подвергается  декомпозиции, то есть аналитическому  расчленению на отдельные составные  части, фрагменты, эпизоды. Затем  из этой мозаики создается  новая структура знания, некая  модель информационной структуры,  в которую каждый человек привносит  не только индивидуальный опыт  и знания, но и аналитико-синтетические  способности, а со временем  и интуицию.

            Информация, используемая для управления, требует тщательной подготовки. Прежде всего, из нее должен быть устранен информационный шум – информация, которая не имеет прямого отношения к процессам управления. Руководители с высоким уровнем творческих способностей могут из неорганизованной «шумящей» информации извлечь куда больше полезных сведений, чем начинающие, неопытные менеджеры из обработанной и всесторонней. При неосторожном обращении с информацией вместе с информационным шумом может быть устранена, выброшена информация о новых возникающих ситуациях, колебаниях конъюнктуры, оригинальных научно-технических или экономико-организационных нововведениях.

Поэтому для принятия и реализации подготовка информации управленческих решений  должна предусматривать как эвристические, так и формализованные процедуры  обработки. Компрессия (сжатие) информации должна осуществляться на основании  четких, обоснованных принципов, позволяющих  проводить многоцелевую обработку, особенно стратегически важной информации. Большое значение имеет опыт организации  специальных групп экспертов, которые  подвергают анализу большие массивы  информации с целью выявления  ее полезных компонентов и получения  важных выводов.

 

2. Требования к управленческой информации

 

Информация  – источник жизненной силы, кровь  организации. Без информации совет  директоров (мозг организации) не может  принять ключевых решений, отдел  снабжения, кадров, финансовые службы, производственные цеха не могут получать и преобразовывать ресурсы в  продукт. Без информации организация  превращается в зомби, не имеющего разума, спотыкающегося и бредущего без  определенного направления.

Управленческая  информация – это набор фактов, которые могут быть полезны для  менеджера при разработке и реализации управленческих решений⁹. Управленческая информация может быть объективной (факты, документы) и субъективной (мнения, суждения).

Рассмотрим  характеристики управленческой информации:

1. Объем.

Среди качественных характеристик объёма информации выделяют избыточность, достаточность и недостаточность.

Информационная  избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности,

Напротив, недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений, которая проявляется в двух направлениях:

• засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых сведений;
• стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального и материального статуса.

Выход должен быть в демократизации информационных процессов, то есть в широком доступе  к интересующей информации через различные каналы всех заинтересованных лиц.

Достаточный уровень информации — это минимально полный объем информации для конкретного  человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение¹⁰.

Современные руководители постоянно решают нелегкую для себя задачу: «какую информацию и в каком объеме следует давать тому или иному работнику?».

2. Достоверность.

Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже.

3. Стоимость.

Стоимость информации характеризуется снижением  уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Она характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.

4. Насыщенность.

Насыщенность  информации – это соотношение  полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация – это  информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления. Фоновая информация служит для лучшего  восприятия полезной (профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Фоновая  информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном  стимулировании, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается.