Коммуникации в мененджменте

В процессе функционирования экономического объекта  происходят изменения в объекте  управления. Информация об этих изменениях в совокупности с внешними воздействиями (директивной информацией, информацией  от контрагентов и др.) воспринимается системой управления, которая на ее основе вырабатывает новые управляющие  решения и вновь воздействует на объект управления (обратная связь).

В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления.

Информационный  процесс – это процесс регистрации, передачи, хранения, накопления и обработки информации.

Информация  в этом процессе рассматривается  и как предмет (исходная информация) и как продукт труда (результатная информация) системы управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результативную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности.

Информационный  процесс управления реализуется  путем выполнения строго регламентированной совокупности процедур, направленных на преобразование исходной информации в результативную. Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию.

Информационная технология (ИТ) – это совокупность взаимосвязанных процедур преобразования данных с использованием системы методов их выполнения в определенной технической среде.

Автоматизированная  информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций разной степени  сложности над данными, хранящимися  в компьютерах.

Для организации  и реализации информационного процесса необходим персонал, способный выполнять  его процедуры, а также соответствующие  средства и методы обработки информации. Все это в совокупности составляет информационную систему (ИС).

Информационная система – это взаимосвязанная совокупность информации, средств и методов ее обработки, а также персонала, реализующего информационный процесс.

Экономическая информационная система (ЭИС) имеет  дело, прежде всего, с экономической  информацией. Основным назначением  ЭИС является преобразование исходной информации в результативную, пригодную для принятия управленческих решений. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная система. В дальнейшем под термином «информационная система» будет пониматься «экономическая информационная система».

Процедуры информационного процесса могут  выполняться в ИС вручную и  с использованием различных технических  средств: разнообразной офисной  техники, компьютеров и средств  телекоммуникаций. Компьютеры и соответствующее  программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки  информации. Поэтому различают неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы¹⁴.

В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими  работниками без использования  или с минимальным использованием технических средств обработки  информации. В автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляются специальными методами с помощью  технических средств, без или  при минимальном вмешательстве  человека.

Автоматизированная информационная система – это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств в целях получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления.

В современном  понимании термин «информационные системы» подразумевает автоматизацию информационных процессов. Поэтому термины «информационная система» и «автоматизированная информационная система» часто используются как равноправные. Но следует помнить о том, что информационные системы могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации. На любом экономическом объекте существует информационная система, даже если при реализации информационного процесса никакие технические средства не используются. При этом в рамках ИС экономического объекта для решения части задач информационного процесса управления могут использоваться средства автоматизации, а часть задач может решаться без применения средств вычислительной техники, реализующих принцип программного управления, то есть неавтоматизированно. Таким образом, ИС экономического объекта может включать АИС как свою составную часть.

Решения в системе управления предприятием принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом ИС. На ее входе  находится исходная, первичная информация обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Она фиксируется  в результате выполнения функций  оперативного учета. В ИС первичная  информация преобразуется в результатную, пригодную для принятия решений. В ИСУП часть процедур формального преобразования первичной информации в результатную автоматически выполняется техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без непосредственного вмешательства человека.

В современных ИСУП автоматизированные процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, некоторые современные перспективные методы управления жестко ориентированы на использование компьютеров и без их применения практически нереализуемы.

Для ИСУП характерны развитые внутренние и внешние  информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также  между самими комплексами. Так, например, задачи учета затрат и сводного учета  базируются на информации, которая  является результатом решения задач  комплексов учета основных средств, материальных ценностей, труда и  заработной платы и др. А задачи этих комплексов, в свою очередь, используют первичную информацию оперативного учета. Внешние информационные связи  АИС проявляются в использовании  данных, поступающих от внешних организаций.

Комплексы и состав входящих в них задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель ИСУП.

Подводя итог скажем, что во второй, и завершающей главе подробно описывается управленческая информация и ее составляющие.

В первой части говорится о роли информации в процессе управления. Информация является основой управленческого процесса, основной задачей менеджера является четкая организация процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации.

Во второй части главы раскрываются требования к управленческой информации. Управленческая информация – это набор фактов, которые могут быть полезны для  менеджера при разработке и реализации управленческих решений.

Кроме того называются шесть основных способов выработки информации, такие как самонаблюдение – это собственные источники информации человека (образование, опыт, квалификация и др. приобретенные знания); взаимодействие – взаимный обмен информацией и т.д.

В завершении главы подробно рассматриваются  информационные системы управления, выделяются  основные уровни у функции информационной системы. Также раскрывается понятие и суть информационного процесса. В завершении описываются информационные системы, такие как ЭИС, АИС и ИСУП.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управляет  в организации тот, кто владеет  информацией. Специалисты по управлению сравнивают функцию информации с  функцией фар автомобиля при движении ночью: фары освещают дорогу впереди, обеспечивая  контроль за обстановкой и подготовку реакции водителя. Если фары светят слабо или вбок, то неприятностей не избежать. Потоки информации в организации, как нервные импульсы по нервным путям организма, как кровь по его кровеносным сосудам, циркулируют в его «теле», питая подразделения и работу должностных лиц, связывая их воедино.

В процессе коммуникации возникает множество  препятствий, которые называются барьерами. Коммуникационные барьеры обусловлены:

• трудностями восприятия;
• семантическими барьерами;
• невербальными барьерами;
• плохой обратной связью.

Проблемы  коммуникации в организациях напрямую связаны с характеристикой барьеров и могут быть представлены следующим  образом:

• искажение сообщений (сознательно, несознательно);
• информационные перегрузки, которые усложняют процесс обработки информации;
• неудовлетворительная структура организации (иерархия, кадры, организация выполнения задач).

Именно  поэтому сегодня можно с уверенностью сказать, что осуществление коммуникаций – это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль менеджера одна из важнейших. Для более подробного рассмотрения данной проблемы в работе был затронут и подробно проанализирован коммуникационный процесс, его основные элементы и этапы обмена информации. Также рассмотрены основные виды коммуникаций и коммуникационные сети, из чего сделан вывод, что коммуникации отражают различные интересы, определяющие результаты деятельности человека, подробно описывают управленческую информацию и ее составляющие.

Несомненно, роль менеджера на всех этапах управления важна, но не стоит забывать, что принятое решение менеджером –  это кропотливая работа по сбору, переработке и передачи информации от одного субъекта управления, к другому.

Совершенствовать  коммуникации в организациях можно  по следующим направлениям:

• регулирование информационных потоков (изучение информационных потоков);
• разработка систем сбора предложений с целью обеспечения более легкого поступления и прохождения информации от низовых уровней наверх и с целью снижения фильтрации;
• совершенствование управленческих действий (проведение собраний, совещаний);
• совершенствование систем обратной связи;
• использование современных информационных технологий (сети, e-mail, Интернет);
• выпуск информационных бюллетеней.

Подводя итоги, можно сказать, что в данной работе мы исследовали сущность коммуникации и методы наиболее эффективного обмена информации среди менеджеров. Более подробно был рассмотрен вопрос феномена коммуникации, ее роль в управленческой деятельности. В процессе написания работы были полностью решены поставленные задачи.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Адамьянц, Т.З. Феномен понимания в коммуникации и управлении // Вестник университета (Государственный университет управления). – 2009. – №9. – С. 5-10.
2. Большаков, А.С. Менеджмент : учеб. пособие / А.С. Большаков. – СПб.: ЗАО «Питер», 2005. – 148 с.
3. Веснин, В.Р. Менеджмент / В.Р. Веснин. – М.: Проспект, 2004.
4. Виханский, О.С. Менеджмент / О.С. Виханский, А.И. Наумов. Учебник. – 4-е изд. – М.: Экономистъ, 2006.
5. Жигалов, В.Г. Основы менеджмента и управленческой деятельности : учеб. пособие / В.Г. Жигалов. – М.: 2006. – 154 с.
6. Зверинцев, А.Б. Коммуникационный менеджмент РR / А.Б. Зверинцев. – СПб.: Союз, 2009.
7. Зингер, В. Руководитель без конфликтов / В. Зингер, Л. Ланг. – М.: «Экономика», 2007.
8. Ивасенко, А.Г.  Менеджмент : учеб. пособие / А.Г. Ивасенко. – Новосибирск: 2008. – 97 с.
9. Информационные системы управления предприятиями. – М.: Бухгалтерский учет, 2006.
10. Карпов, А.В. Психология менеджмента : учеб. пособие / А.В. Карпов. — М.: Гардарики, 2005
11. Кибанов, А. Я. Организация управления персоналом на предприятии / А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров. – М.: ГАУ, 2005. – 119 с.
12. Кнорринг, В.И. Теория, практика и искусство управления – 2-е изд. / В.И. Кнорринг. – М.: НОРМА, 2008.
13. Коротков, Э.М. Концепция российского менеджмента / Э.М. Коротков. – М.: ДеКа, 2007.
14. Крылов, А.Н. Менеджмент коммуникаций / А.Н. Крылов. – М.: Издательство Национального института бизнеса, 2007.
15. Минин, А. [Электронный ресурс]: статья / А. Минин. – Режим доступа: http://fb.ru/article/33421/kommunikatsii-v-menedjmente
16. Моисеенко Коммуникации в бизнесе / Моисеенко, Чернышев, Анопченко. – М.: Феникс, 2007.
17. Поршнев, А.Г. Менеджер XXI века: кто он? / А.Г. Поршнев, В.С.          Ефремов // Менеджмент в России и за рубежом. – 2007. – №10. – С.
18. Почепцов, Г. Теория и практика коммуникации / Г. Почепцов. – М.: Центр, 2005.
19. Робинс, С.П. Менеджмент / С.П. Робинс, М. Коултер. – М.: Вильямс, 2006.
20. Теория управления / под ред. А.Л. Гапоненко, А. Л. Панкрухина. – М.: РАГС, 2003.
21. Федосеев, В.Н. Межличностные коммуникации в управлении / В.Н. Федосеев, С.Н. Капустин // Российское предпринимательство. – 2002. - №6. – С. 47-50.