Коммуникации в мененджменте

5. Открытость.

Открытость  информации — это возможность  предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации:

• секретная (государственная тайна) — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование;
• конфиденциальная (для служебного пользования) — отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);
• публичная (открытая) — отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

6. Ценность.

Ценность  информации это соответствие ценностным ориентирам деятельности человека или  организации.

Важно различать  данные и информацию. Данные рассматривают как сырье, некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные регистрируются на множестве носителей: записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Но только когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, получается информация. К качеству управленческой информации предъявляются требования, так как от этих ее характеристик зависит качество управленческого решения, сила и точность управленческого воздействия.

Специалисты называют шесть основных способов выработки  информации:

1. самонаблюдение – это собственные источники информации человека (образование, опыт, квалификация и др. приобретенные знания);
2. взаимодействие – взаимный обмен информацией;
3. сообщение – это письма, отчеты, специально организованные исследования;
4. анализ – это выработка информации путем количественных моделей и методов принятия решений;
5. оценка собственного поведения – квалификация и опыт;
6. образование и опыт – совокупность практически усвоенных знаний, умений и навыков.

 Кто  создает это поле данных, из  которого впоследствии формируются  массивы управленческой информации? При управлении информацией и  при превращении ее в базу  корпоративных знаний необходимо  учитывать, что ко всем информационным  источникам приложил руку человек¹¹.

Для того чтобы факты не превращались в  суждения, а отвечали характеристикам  управленческой информации, необходимо данные обрабатывать непосредственно  в месте возникновения. А для  этого необходимо определить перечень источников, поставляющих данные для  управленческой информации.

Итак, необходимые  факты для разработки управленческих решений получаем из данных. А суждения являются результатом анализа специалистов и менеджеров и оформляются в  виде выводов с закреплением авторства.

 

3. Виды информации в управлении

 

Управление  предприятием не может эффективно проводиться  без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной  информации. Информация является основой  управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность менеджера  требует от него четкой организации  процесса сбора, анализа и обработки  информации, причем он должен уметь  определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный  менеджер также должен уметь упорядочивать  коммуникации и обмен информацией  в рамках предприятия и фирмы.

Управляющая система получает от управляемой  системы информацию о состоянии  заданных ею технико-экономических  параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. На основе полученной информации управляющая система (менеджмент) вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения. Информация, которая функционирует на предприятии в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:

1. по форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);
2. по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная);
3. по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);
4. по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);
5. по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная); 
   по степени обновляемое (постоянная, переменная);
6. по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);
7. по источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя);
8. по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная);
9. по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель);
10. по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).

Можно выделить и еще один вид информации, который  существует в памяти каждого человека, включающий знание наук, накопленный опыт, схожие управленческие ситуации, которые уже были использованы в управлении, а также данные, опубликованные в печати о работе других предприятий, факторы, влияющие на производственную и финансово-хозяйственную деятельность и управление и др.

Большое внимание со стороны менеджера должно уделяться вопросам сохранности  информации и предотвращения ее утечки.

Интересным  представляется высказывание английских специалистов в области защиты информации: «Нет смысла тщательно проверять  помещение перед заседанием, если кофе в помещение подается непроверенным  сотрудником без соответствующего наблюдения».

Особое  внимание менеджер должен уделять построению на предприятии информационных систем.

Информационные  системы могут быть простыми. В  этом случае происходит доставка информации от места ее возникновения до места  потребления. Такая информация может  поступать по телефону или через  сигнализации как одноразовое сообщение, она свойственна низшей ступени  управления, например: рабочее место  — мастер. Более распространены сложные системы информации, соответствующие  сложности производства и организационной  структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

Информационные  системы различаются:

1. по обработке информации — на централизованные и децентрализованные;
2. степени охвата информацией — на комплексные и локальные.

Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, а  локальные — предназначены для  определенных функций управления.

В последнее  время при построении информационных систем стали выделять бэк-офисную и фронт-офисную информацию. Бэк-офисная — такая информация, доступ к которой имеют только сотрудники предприятия (все или из определенных подразделений). Фронт-офисная — такая информация, доступ к которой имеют все желающие, например клиенты предприятия.

 

4. Структура и направления информационных потоков

 

Информационный  поток — это пути передачи информации, обеспечивающие существование социальной системы (предприятия, учреждения), внутри которой они двигаются.

 

                     

Схема № 2 – Информационный поток.

Вся информация системы управления образуется входными и выходными данными. Информационный поток можно рассмотреть по  нескольким классификациям.

Входная информация делится на внешнюю и внутреннюю.

Внешняя – это информация, поступающая в фирму (предприятие, учреждение) извне и уходящая из фирмы вовне. Такие потоки имеют специфические особенности. Во-первых, их почти невозможно контролировать. Вы не знаете, какая информация (важная или неважная, негативная или позитивная, секретная или открытая) уходит из вашей фирмы или организации. Во-вторых, внешний информационный поток почти не поддается сознательному регулированию. Единственный способ управления им — использовать такой поток для создания «образа предприятия», его имиджа в глазах общественного мнения¹².

Внутренняя  информация характеризует производственный потенциал организации и включает сведения о состоянии основных производственных факторов (финансы, рабочая сила, материалы, оборудование, здания и сооружения).

Также различают  горизонтальные и вертикальные потоки.

Горизонтальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным  связям одного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов, либо между ними и их посредниками по процессу  обращения товаров¹³.

Вертикальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих  инстанций в подведомственные. Например, из корпораций и холдинга — в дочерние предприятия и т.д.

Входные информационные потоки — сообщения  входящие в логистическую систему  либо в одну из ее подсистем.

Выходные  информационные потоки — сообщения, выходящие за пределы одной логистической  системы либо одной из ее подсистем.

Информационные  потоки разделяют:

1. по срочности: обычные, срочные, очень срочные («молнии»);
2. по значимости: простые, заказные, ценные;
3. по скорости передачи сообщений: быстрые, традиционные (почтовые);
4. по области охвата: местные, иногородние, дальние, международные.

Система управления обладает свойством, которое  заключается в том, что все  элементы подсистем реагируют на внутреннюю и внешнюю информацию, строящуюся на основе обратной связи. Это свойство определяет природу  и принципы построения и функционирования систем управления и оценки степени  обеспечения процессов связи  и принятия решений в организации.

 

5. Информационные системы управления

 

Любой экономический  объект (предприятие, организация, фирма) является сложной, динамичной и управляемой  системой.

Система – это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единых целей.

Целенаправленное  воздействие на систему, ведущее  к изменению, либо сохранению ее состояния  обеспечивается управлением. Экономический  объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта  является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей и  располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект или система управления экономического объекта формирует  цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.

Основными функциями управления экономическим  объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Выполнение функций управления возлагается  на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные  функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения  и т.д. Совокупность взаимосвязанных  органов, выполняющих частные функции  управления, определяет организационную  структуру системы управления.

В системе  управления экономическим объектом выделяются стратегический, тактический (функциональный) и оперативный уровни. На стратегическом уровне вырабатываются решения, направленные на достижение целей  долгосрочного характера. Здесь  определяются цели, и осуществляется долгосрочное (прогнозное) планирование. На тактическом (функциональном) уровне разрабатываются среднесрочные, текущие и оперативно-календарные планы и контролируется ход их выполнения. На оперативном уровне осуществляется сбор первичной информации обо всех изменениях, происходящих в объекте управления, ее анализ и выработка решений, направленных на достижение установленных планами целей и задач.

Управление  базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом  управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления.

Система управления, на основе информации о  состоянии экономического объекта  и информации, поступающей из внешней  среды, определяет цели функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие на объект управления (прямая связь).