Коммуникации в управлении: значение, виды, управление коммуникациями

     Рассмотрим  способы улучшения коммуникационного  процесса с точки зрения межличностных (неформальных) и организационных (формальных) коммуникаций. Эти виды коммуникаций сильно отличаются друг от друга и, следовательно, способы их улучшения  тоже различны.

     В межличностных коммуникациях главным  является совершенствование науки  общения. Существует несколько простых  принципов, соблюдение которых поможет  руководителю стать более коммуникабельным:

1. Умение слушать (эффективное общение невозможно без умения слушать);
2. Ясность идей (прояснение идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи);
3. Язык жестов и интонации (необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов, посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов);
4. Эмпатия и открытость (эмпатия - это внимание к чувствам других людей, сопереживание, удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной; эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре);
5. Установление обратной связи (обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали).

     В организационных коммуникациях  основным является совершенствование  информационного потока. Вот некоторые  конкретные способы совершенствования  информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер:

1. Регулирование информационных потоков.

     Руководители  на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных.

     Руководитель  должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих  информационных потребностей, а также  других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что  такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

2. Управленческие действия.

     Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может практиковать короткие встречи  с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых  приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также  по своему усмотрению предпочесть вариант  периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация  и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования  информационного обмена.

3. Системы обратной связи.

     В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию  межличностного обмена информацией, могут  действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть  контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов  системы обратной связи - перемещение  людей из одной части организации  в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще  один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить  с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально  по сотням вопросов.

4. Системы сбора предложений.

     Системы сбора предложений разработаны  с целью облегчения поступления  информации наверх. Все работники  получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования  любого аспекта деятельности организации.

     Цель  подобных систем - снижение остроты  тенденции фильтрации или игнорирования  идей на пути снизу вверх. Чаще всего  такая система реализуется в  варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему  сбора предложений можно организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую  работники получают возможность  анонимно звонить и задавать вопросы  о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы  обратной связи предусматривает  создание группы руководителей и  рядовых работников, которые встречаются  и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан  на кружках качества, а также группах  неуправленческих работников, которые  еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям. [13, с. 213].

5. Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации.

     Относительно  крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые  содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени  могут входить статьи с обзором  предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или  услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых  сотрудников.

6. Современная информационная технология.

     Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях.

     Персональный  компьютер уже оказал огромное воздействие  на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие  рассылают и получают. Электронная  почта дает работникам возможность  направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме  того в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет. 

     . 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Подводя итог курсовой работы можно с уверенностью сказать, что коммуникационный процесс – это связывающий процесс, необходимый для каждого важного действия.

     В наше бурное время информационной революции  актуальность коммуникационного процесса не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникационный процесс важен  во всех сферах деятельности человека.

     Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией  и условия его эффективности, следует иметь представление  о стадиях и особенностях процесса, в котором участвуют двое или  большее число людей.

     В процессе коммуникации можно выделить четыре базовых элемента:

     1) отправитель (лицо, собирающее информацию  и предающее ее);

     2) сообщение (информация, закодированная  с помощью символов);

     3) канал (средство передачи информации);

     4) получатель (лицо, которому предназначена  информация).

     Необходимо  выделить следующие этапы обмена информацией:

1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.
5. Обратная связь.
6. Шум.

     Однако  по ряду причин получатель может придать  несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. Поэтому, важное понятие  коммуникационного процесса – обратная связь. Это понятие связано с опорной реакцией на то, что услышано. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум (то, что искажает смысл).

     В процессе управления предприятиям используется та или иная коммуникационная сеть – соединение определенным образом  участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью  информационных потоков. Существуют следующие  типы связей в сети: вертикальные (от начальника к подчиненным), горизонтальные (равными по уровням индивидами или  частями организации), диагональные (связи с другими начальниками и другими подчиненными). Выделяют следующие типы коммуникационных сетей: «кружок», «колесо», «Y», «всеканальные».

     Неотъемлемой  характеристикой коммуникационного  процесса является коммуникационный стиль  – способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Выделяют следующие стили: открытие себя, реализация себя, замыкание в себе, защита себя, торговля за себя.

     Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что  делают руководители, чтобы облегчить  организации достижение ее целей, требует  эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать  цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий  из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы  сделать наши мысли понятными  другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что  делаем, смысл может быть утрачен.

     Неэффективные коммуникации — одна из главных  сфер возникновения проблем. Глубоко  осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, надо стараться снижать  частоту случаев неэффективных  коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного  процесса, обладают хорошо развитым умением  устного и письменного общения  и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

     Коммуникативная структура в той степени, в  какой она развита, повышает гибкость и саморегуляционные возможности  организации. Она является основным средством обучения и совершенствования  менеджеров среднего звена управления. Развитие коммуникативных структур в организациях стимулируется техническим  прогрессом и использованием передовых  технологий.

     Проявление  всех вышеперечисленных теоретических  основ коммуникационного процесса легко можно проследить на функционировании организаций, для которых коммуникационный процесс – процесс информирования. А какой же руководитель может  нормально работать без поступления  информации? Ведь каждый день в своей  работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с  огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работ. А  вся сущность работы менеджера состоит  в том, чтобы осуществлять эффективные  коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником – коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными – по нисходящей, разговор с начальником  параллельного отдела – коммуникация по горизонтали. Вопрос эффективных  коммуникаций также важен для  менеджеров, как и вопрос принятия решения.

     От  умения общаться с подчиненными зависит, прежде всего, будущее предприятия, а вмести с ним и будущее отдельно взятого сотрудника.

     Глубоко осмысливая коммуникационные процессы на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту  случаев неэффективной коммуникации и становиться лучшими ее участниками. 

      СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 

1. Батаршев  А.В. Организаторские и коммуникативные  качества личности / А. В. Батаршев - Таллин, 2005. – 500 с.
2. Бернанд Ч. Б.  Коммуникация в менеджменте / Ч. Б. Бернанд – СПб.: Феникс, 1992. – 236 с.
3. Казанцев А. К. Менеджмент: Дайджест основных разделов и тем / Под ред. А.К. Казанцева – Спб., 2003. – 250 с.
4. Кастельс М. Информационная эпоха: экономика, общество и культура. / М. Кастельс -  ГУ ВШЭ, 2000. – 272 с.
5. Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель / Р. Л. Кричевский - Издательство «ДЕЛО», 2006. – 500 с.
6. Ладанов И.Д. Практический менеджмент / И. Д. Ладанов - Издательство «Элник», 2004. – 400 с.
7. Матвеева А. Семь нот менеджмента/ Настольная книга руководителя / А. Матвеева, Н. Хоршавина -  . - 2-е изд. - М.: «Журнал Эксперт», 2007. – 400 с
8. «Менеджмент организации»: Учебное пособие / Под ред. 3.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М., 2007. – 150 с.
9. «Основы менеджмента»: Учебное пособие - 2-е изд. - М.: Издательский Дом «Дашков и Ко», 2002. – 230 с.
10. Почепцов Г. Г. Коммуникативные технологии XX века. / Г. Г. Почепцов – М.: Логос ,2001. – 348 с.
11. Почепцов Г. Г. Теория коммуникации / Г. Г. Почепцов – М.: Логос, 2001. – 651с.
12. Роджерс Э. Коммуникации в организациях / Э. Роджерс - М.: Дека, 1980. – 276 с.
13. «Управление организацией»: Учебник для вузов / Под ред. А.Г. Поршнева и др. - 2-е изд. - М.:, 2006. – 150 с.
14. Юкаева В.С. Управленческие решения. Учебное пособие / В. С. Юкаева. - М.: ИВЦ «Маркетинг», 2005. - 170с.